لقد كان خبيراً استشاريا لكثير من السنوات الآن، ويعرف أي استشاري ذوي الخبرة, التواصل الجيد أحد الركائز الأساسية للنجاح في إيصال المشروع. من الواضح حتى, أنها مملة حقاً تقريبا للحديث عن. هذه ليست آخر حول الاتصالات عامة. وبدلاً من ذلك, اكتب إليكم حول الجانب أغمق من الاتصالات — إيصال الأخبار السيئة.
وغني عن القول أن إعطاء الأخبار الجيدة للعميل يتم طوال الوقت, كلما كان ذلك ممكن. الذين لا يريدون إعطاء أخبار جيدة? الذي لا يرغب في سماع أخبار جيدة?
على الجانب الآخر, الأخبار السيئة أي متعة على الإطلاق. لقد ناضلت دائماً مع هذا. في الأيام السابقة من حياتي المهنية, وأود أن أعرف شيئا كان منحرف مع مشروع، وبدلاً من قول العميل, أود أن العمل ساعات أطول لمحاولة حل المشكلة. أنا سوف يأمر زملائي في الفريق العمل بجد أكبر. ودفعه طبيعية ما يكفي أعتقد أن جهدا فائقة بشرية يمكن إنقاذ اليوم. في بعض الأحيان يعمل هذا, في بعض الأحيان لم يكن. وحتى عندما كان "يعمل" أنها غالباً ما تكون مختلطة. هو نوعية التسليم حقاً ما يصل إلى أجزاء المواصفات عند الرئيسية قد وضعت على مدى عدة 60 إلى 80 مدار الأسابيع?
ما هي أفضل طريقة للتعامل مع الأخبار السيئة? الجواب: أقول أنه في وقت مبكر. لا تنتظر حتى أسبوع واحد قبل سوف يستهلك ميزانية المشروع. إذا كنت تعرف ستة أسابيع إلى أن هناك ببساطة ليست ما يكفي من الوقت لتسليم بعض القليل من الوظيفة الموعودة, أقول العميل الحق ثم وهناك. قد ينزعج للعميل (ربما سوف), قد يكون هناك الاتهامات والاتهامات وتؤذي مشاعر. لكن, عندما تهدئة المشاعر, هناك لا يزال ستة أسابيع المتبقية على المشروع. ستة أسابيع جزءا كبيرا من الوقت. هناك وقت لتعديل خطط, تغيير الجداول الزمنية, الحصول على شعره معاوية في ملحقات الميزانية (حظ سعيد!) وتأتي فقط عموما للسيطرة على "الحقائق على أرض الواقع" ووضع خطة جديدة أن النتائج لا تزال في مشروع ناجح.
ومن الأمثلة: أنا أعمل على مشروع تميزت:
- T&الميزانية ه مع توج "لا تتجاوز" المبلغ المدفوع بالدولار.
- "أفضل الجهود التي ستبذل" وعد بتسليم X, Y و Z بنهاية المشروع.
- الافتقار إلى الموارد الأساسية الموعودة على جانب العميل. ولا تم حجب هذه الموارد على الغرض, ولا لأي باد "" والسبب, بل أنها كانت تحجب.
- إدراك فجر كالمشروع تمرير نقطة منتصف الطريق التي نحن لن تكون قادرة على تقديم "Z" (أساسا لأن الموارد التي وعدت بها لم تكن متاحة بالفعل).
- تقارير الحالة العادية و "CYA" الوثائق التي تدعمها الولايات المتحدة (فريق الاستشارات) حتى.
- حك فريق تنفيذ محكم مع أعضاء من منظمة استشارية (بلدي الشركة) والعميل.
- فريق الإدارة البعيدة, وبمعنى مجازي والمادية. فريق الإدارة وركز على مشروع آخر في مؤسسة كبيرة ونظرا لضيق المساحة, وكان يضم فريق التنفيذ في مبنى منفصل في الحرم الجامعي, إلى أسفل التل، وطريقة بعيدة نسبيا من "الحضارة".
مع ما يقرب من ستة أسابيع غادر على ميزانية المشروع, ونحن (فريق التنفيذ) أعرف أننا كنا المتاعب. العقد وقال أننا بحاجة إلى تقديم "Z". على الرغم من أن هذا المشروع هو الوقت & المواد، وعلى الرغم من أن وعدنا فقط "أن أفضل الجهود التي تبذلها" لتسليم Z، وحتى على الرغم من أننا قد مبرر كبيرة لإيصال في عداد المفقودين … وخلاصة القول أنه لم يكن يبحث من جيدة — أننا لن يسلم Z في شكل جودة الذي من شأنه أن يجعل أي شخص فخور.
واعترافاً بهذا, ذهبنا إلى الإدارة وأبلغهم بأن ميزانية المشروع سوف يتم استهلاكها بواسطة تاريخ معين، وأن كنا في ورطة مع Z.
اندلعت عاصفة مصغرة خلال الأيام القليلة القادمة.
اليوم 1: ويدعو فريق الإدارة في موظفيها لاجتماع خاص (ونحن, لا تدعي الخبراء الاستشاريون). طباعة العقود ووزعوا على الجميع وتستتبعه مراجعة سطراً بسطر. تضع إدارة الموظفين في موقف دفاعي. لا أعتقد أن هذه العبارة "متلازمة ستوكهولم" هو * الواقع * المستخدمة, ولكن يمكنك الحصول على الصورة. نحن مجموعة متماسكة, بعد كل ذلك, وقد عمل موظفو معنا الخبراء الاستشاريين يوم الدخول والخروج لعدة أشهر الآن.
اليوم 2: وتدعو إدارة اجتماع آخر للموظفين. أنهم يشعرون بأفضل قليلاً. أنهم يريدون خيارات وأفكار للمضي قدما. أنهم يدركون أن ما زال هناك ستة أسابيع المتبقية في ميزانية المشروع الحالي, وهو لا يزال لائق قليلاً من الوقت. أحد عناصر العمل: جدولة اجتماع مع فريق التنفيذ الكامل (بما في ذلك الخبراء الاستشاريون).
اليوم 5: يلتقي فريق كامل, تستتبعه هذه الجلسة بناءة ووضع خطة جديدة للتحقيق. ما هو أفضل, لقد بدأنا بالفعل مناقشة المرحلة الثانية والعميل تدعونا لإعداد مقترحات بشأن هذه المرحلة فورا.
إذا انتظرنا حتى بقي ثلاثة أسابيع فقط, أو حتى أسوأ من ذلك, أسبوع أو أسبوعين, وكان يختلف كثيرا. بدلاً من اجتماع بناءة لإعادة محاذاة المشروع, ونحن سوف يسحب بها تقارير الحالة, استعراض رسائل البريد الإلكتروني القديمة لتبرير هذا أو ذلك القرار وتحليل العقد. ونحن قد "حصل على" ولكن هو أنها حقاً "الفوز" وفي هذه الحالة?
حتى, إذا كان لديك لإعطاء الأخبار السيئة, إعطائها في وقت مبكر. نظراً لتأخر الأخبار السيئة ليست سيئة فقط, أنه لأمر فظيع.
