Konzultant už spoustu let a jako zkušený poradce ví, Dobrá komunikace je jedním ze základních pilířů úspěšné realizace projektu. Je to tak zřejmé, je to skutečně téměř nudné mluvit o. Není to post o generické komunikace. Místo toho, Já píšu o tmavší stranu komunikace — špatné zprávy.
Je samozřejmé, že dávat dobré zprávy klientovi probíhá neustále, tak často, jak je to možné. Kdo nechce dát dobré zprávy? Kdo nemá rád slyšet dobré zprávy?
Na druhou stranu, špatná zpráva není vůbec žádná legrace. Jsem vždy zápasil s tím. V dřívějších dobách mé kariéry, Vím, že je něco nakřivo s projektem a namísto vyprávění klienta, Bude fungovat déle vyzkoušet a vyřešení problému. Já bych nařizuje můj tým pracovat usilovněji. Je to přirozené nutkání si myslí, že super-lidské úsilí může zachránit den. Někdy to funguje, Někdy neexistuje. I v případě, že to "funguje" To je často všehochuť. Je kvalita dodávky opravdu jen na spec, když klíčové části byly vyvinuty v průběhu několika 60 do 80 hodin týdně?
Co je nejlepší způsob, jak zvládnout špatné zprávy? Odpověď je: Řekněte to brzy. Nečekej až jeden týden před rozpočet projektu bude spotřebováno.. Pokud znáte šest týdnů, že prostě není dost času dodat nějaký ten kousek slíbené funkce, Oznamte klientovi přímo na místě. Klient může rozčilovat (zřejmě bude), může být znacích skutkových podstat a obvinění a zranit City. Ale, Když emoce ochladit, ještě šest týdnů zbývá na projektu. Šest týdnů je dobrý kus času. Je čas na přizpůsobení plány, Změna plánů, dostat míč do hry na rozšíření rozpočtu (Hodně zdaru!) a prostě obecně vyrovnávat s "fakta v terénu" a vymyslet nový plán, který stále výsledkem úspěšného projektu.
V případě: Já pracuji na projektu, charakterizované:
- T&E rozpočet s limitovanou "ne překročit" částku v korunách.
- "Nejlepší bude úsilí" slib poskytovat X, Y a Z konce projektu.
- Nedostatek slíbené klíčových zdrojů na straně klienta. Tyto prostředky nebyly záměrně sražené, ani pro všechny "špatné" důvod, ale bylo jejich poskytnutí odmítnuto.
- Svítal realizace jako projekt předán polovici natolik, že nebudeme moci dodat "Z" (hlavně proto, že přislíbené prostředky nebyly ve skutečnosti k dispozici).
- Zprávy o pravidelné stavu a "Vteřinovým" dokumentace, která je podporována nás (konzultační tým) nahoru.
- Pevně semknuté implementačního týmu s členy z poradenské organizace (Moje firma) a klient.
- Vzdálené řízení týmu, v metaforické a fyzickém smyslu. Řídící tým byl zaměřen na další projekt velké organizace a z důvodu omezení prostoru, realizační tým byl umístěn v samostatné budově v areálu, kopce dolů a relativně daleko daleko od "civilizace".
Zhruba šest týdnů na rozpočtu projektu, jsme (realizační tým) věděl, že jsme měli problémy. Smlouva řekl, že je třeba dodat "Z". I když je projekt čas & materiály a i když jsme jen slíbil "nejlepší úsilí" doručování Z a i když jsme měli velkou zdůvodnění chybí dodávky … rozhodujícím faktorem je, že se na to nedíval dobré — nebudeme dodávat Z tvaru kvalitní, že by někdo hrdý.
Toto, Šli jsme do vedení a řekl jim, že rozpočet projektu by spotřebovat do určitého data a že jsme v průšvihu s Z.
Mini bouři vypukla v příštích několika dnech.
Den 1: Management týmu volá ve svých zaměstnanců za mimořádné zasedání (jsme, konzultanti nejsou zváni.). Smlouvy jsou vytištěny a rozdány všem, a následuje po řádcích Recenze. Management klade zaměstnanci v defenzívě. Nemyslím si, že fráze "Stockholmský syndrom" je * skutečně * použit, ale dostanete obrázek. Jsme pevně pletená skupina, Koneckonců, a personál pracuje s námi konzultanti den a za několik měsíců.
Den 2: Řízení volání další setkání zaměstnanců. Se cítí o něco lépe. Oni chtějí možností a nápadů pro posun vpřed. Uvědomují si, že je stále ještě šest týdnů zbývá do aktuálního rozpočtu projektu, což je stále slušný kousek času. Jedna z položky Akce: naplánovat schůzku s plnou realizační tým (včetně poradců).
Den 5: Celý tým splňuje, konstruktivní jednání vyplývá a plán nového dosažitelné do místa. Ještě lepší, již jsme zahájili diskusi o druhé fázi a klient zve nás připravit návrhy na tuto fázi okamžitě.
Pokud bychom čekali, až zůstaly jen tři týdny, nebo je to ještě horší, jeden nebo dva týdny, bylo by příliš neliší. Místo konstruktivní jednání k re-align projektu, jsme by bylo vytahování zprávy o stavu, Analýza zakázky a kontrola staré e-maily ospravedlnit to, nebo toto rozhodnutí. By "vyhráli jsme" ale je to opravdu "vítězství" v tomto případě?
Tak, Pokud budete muset dát špatné zprávy, Dej to brzy. Špatné zprávy podáno pozdě není jen špatné, je to hrozné.
