Rydw i wedi bod yn ymgynghorydd i lawer o flynyddoedd bellach ac fel y gŵyr unrhyw ymgynghorydd profiadol, Mae cyfathrebu da yn un o bileri allweddol i gyflwyno prosiect yn llwyddiannus. Mae mor amlwg, Mae'n ddiflas iawn bron i siarad am. Dyw hyn ddim yn swydd am cyfathrebu generig. Yn lle hynny, Dw i'n ysgrifennu am yr ochr dywyll i gyfathrebu — cyfleu newyddion drwg.
Afraid dweud bod rhoi newyddion da i'r cleient ei wneud bob amser, mor aml â phosibl. Sydd ddim eisiau rhoi'r newyddion da? Pwy nad yw yn hoffi clywed newyddion da?
Ar yr ochr fflip, newyddion drwg yw na hwyl o gwbl. Mae gennyf bob amser wedi cael trafferth gyda hyn. Yn y dyddiau gynt fy ngyrfa, Byddai yn gwybod rhywbeth oedd yn chwith gyda'r prosiect ac yn hytrach na dweud y cleient, Byddai yn gweithio oriau hirach i geisio datrys y broblem. Byddai yr enjoin fy nhîm i weithio'n galetach. Mae'n byrfyfyr ddigon naturiol i feddwl y gall ymdrech arallfydol i achub y dydd. Weithiau mae hyn yn gweithio, rai adegau nad yw'n. Hyd yn oed pan mae'n "gweithio" yn aml mae'n cymysg. Mae ansawdd y gellir eu cyflawni mewn gwirionedd hyd at rannau drwyddynt pan allweddol wedi'u datblygu dros sawl 60 i 80 wythnosau yn awr?
Beth yw'r ffordd orau i ddelio â newyddion drwg? Yr ateb yw: Mae'n dweud yn gynnar. Peidiwch ag aros tan un wythnos cyn y bydd cyllideb y prosiect fod yn ei fwyta. Os ydych yn gwybod chwe wythnos bod yn syml nad oes digon o amser i gyflawni rhai ychydig o ymarferoldeb addawyd, ddweud y cleient hawl wedyn ac mae. Efallai y bydd y cleient yn digio (Mae'n debyg bydd), Efallai y bydd incriminations a cyhuddiadau a brifo teimladau. Ond, pan mae emosiynau yn ymbwyllo, Nid oes dal i chwe wythnos yn ôl ar y prosiect. Chwe wythnos yn ddarn da o amser. Nid oes amser i addasu'r cynlluniau, newid Atodlenni, gael y bêl yn rholio ar estyniadau gyllideb (lwc dda!) a dim ond yn gyffredinol yn dod i'r afael â ffeithiau"ar lawr gwlad" a dyfeisio cynllun newydd sy'n dal i arwain prosiect llwyddiannus.
Pwynt mewn achos: Yr wyf yn gweithio ar brosiect a nodweddir gan:
- T&Gyllideb E gyda "nid capio i ragori ar" swm y ddoler.
- "Gorau gwneir ymdrechion" addewid i ddarparu X, Y neu Z erbyn diwedd y prosiect.
- Diffyg adnoddau allweddol a addawyd ar ochr y cleient. Nid oedd yr adnoddau hyn yn dal ar bwrpas, nac ar gyfer unrhyw "drwg" rheswm, ond roedd eu hatal.
- Wireddu chyda'i fel y prosiect yn cael ei basio yn y pwynt hanner ffordd a nid oeddem yn mynd i allu darparu "Z" (bennaf oherwydd nad oedd adnoddau a addawyd ar gael mewn gwirionedd).
- Adroddiadau statws rheolaidd a "CYA" dogfennau a gefnogir gan ein (y tîm ymgynghori) i fyny.
- Clos tîm gweithredu gyda aelodau o blith y sefydliad ymgynghori (fy nghwmni) a'r cleient.
- Tîm rheoli pell, ar un ystyr trosiadol a chorfforol. Roedd y tîm rheoli yn canolbwyntio ar brosiect menter fawr arall ac oherwydd cyfyngiadau gofod, Roedd y tîm gweithredu yn cartrefu mewn adeilad ar wahân ar gampws, i lawr Mynydd ac ffordd gymharol bell o "gwareiddiad".
Gyda tua chwe wythnos ar ôl ar y gyllideb prosiect, rydym (y tîm gweithredu) gwybod ein bod yn drafferth. Roedd y contract yn dweud bod angen inni gyflawni "Z". Er bod y prosiect yn amser & deunyddiau a hyd yn oed dim ond rydym yn addo "o ymdrechion gorau" gyflawni Z a hyd yn oed er bod gawsom fawr cyfiawnhad dros ar goll darparu … y gân yw bod doedd ddim yn edrych yn dda — Nid oeddem yn mynd i gyflwyno Z mewn siâp ansawdd a fyddai'n gwneud neb yn falch.
Chydnabod hyn, Aethom i reoli a dweud wrthynt y byddai defnyddio cyllideb y prosiect erbyn dyddiad penodol ac ein bod mewn helynt gyda'r Z.
Ffrwydrodd mini firestorm dros yr ychydig ddyddiau nesaf.
Dydd 1: Mae'r tîm rheoli yn galw yn ei staff ar gyfer cyfarfod arbennig (rydym, Nid Gwahoddir yr ymgynghorwyr). Contractau yn argraffu a'i ddosbarthu i bawb ac mae adolygiad fesul llinell yn mynd yn ei flaen. Mae rheoli yn rhoi aelodau'r staff amddiffynnol. Dydw i ddim yn meddwl yr ymadrodd "Syndrom Stockholm" Mae * yn * defnyddio, ond byddwch yn cael y darlun. Rydyn ni'n grŵp tynn, wedi'r cyfan, ac mae y staff wedi bod yn gweithio gyda ni ymgynghorwyr dydd mewn ac allan am sawl mis yn awr.
Dydd 2: Mae rheoli galw cyfarfod staff arall. Maent yn teimlo ychydig yn well. Maent am opsiynau a syniadau ar gyfer symud ymlaen. Mae eu gwireddu yn dal chwe wythnos sy'n weddill yn y gyllideb prosiect cyfredol, sydd yn dal i gweddus ychydig o amser. Un o'r eitemau gweithredu: Atodlen cyfarfod gyda'r tîm gweithredu llawn (gan gynnwys ymgynghorwyr).
Dydd 5: Cyfarfod tîm llawn, Mae cyfarfod adeiladol yn mynd yn ei flaen a chynllun cyflawni newydd ar waith. Hyd yn oed yn well, Dwi eisoes wedi dechrau trafod cam dau ac mae'r cleient yn ein gwahodd i baratoi cynigion ar gyfer y cam hwnnw ar unwaith.
Os ydym wedi aros tan arhosodd dair wythnos yn unig, neu hyd yn oed yn waeth, un neu ddwy wythnos, Byddai wedi bod yn wahanol iawn. Yn lle cyfarfod adeiladol i ail-alinio y prosiect, Byddai ein tynnu allan adroddiadau statws, dosrannu y contract ac adolygu hen negeseuon e-bost i gyfiawnhau hyn neu y penderfyniad hwnnw. Byddai Rydym wedi "ennill" ond mae'n wirioneddol "ennill" yn yr achos hwn?
Felly, Os oes gennych i roi newyddion drwg, rhoi yn gynnar. Newyddion drwg yn hwyr nad dim ond drwg, mae'n ofnadwy.
