[Nota: Este artículo publicado por Cruz a Usuario final SharePoint aquí: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]
A veces, Cuando trabajas como Consultor (como profesión, o en un papel consultivo dentro de su empresa), usted se encuentra viviendo en un cuento de la cebolla. La cebolla tiene una serie de artículos llamados "pida un [experto] acerca de [algún problema]”. Esto sigue el famoso formato "Querida Abby" donde un interesado pide asesoramiento personal. La cebolla 's "experta", Sin embargo, por lo tanto se centra en su área de especialización y problemas actuales que el experto hace caso omiso de la cuestión completamente y Ramblas su área de especialización. Como consultores, tenemos tener en cuenta todo el tiempo y no caer en esa trampa. Clásicamente se describe como esta – "cuando se utiliza un martillo todo el dia para solucionar sus problemas, Todo comienza a parecerse a un clavo». Consultores profesionales estamos siempre en guardia contra ese tipo de cosas, Pero nos entran en contacto con personas que son profesionales serios en su propio papel, pero no son consultores. No tienen la misma necesidad o entrenamiento para no hacerlo.
La semana pasada, Escribí sobre uno de los clientes de la empresa y un proyecto en marcha tenemos que habilitar la colaboración de alta calidad entre varios oculistas en los Estados Unidos y Canadá realizar investigación clínica en enfermedades raras. Además de aprovechar características de SharePoint base para permitir que la colaboración, También estamos trabajando un proceso de presentación y aprobación de gastos. Es complicado porque tenemos tantos actores:
- Un puñado de individuos en las prácticas de los diferentes médicos que pueden entrar los gastos en línea.
- Existen más de 40 prácticas de los médicos.
- En algunas prácticas, el médico utiliza el sistema directamente.
- En muchas prácticas, personal médico utiliza el sistema directamente.
- Un administrador financiero (¿Quién trabaja para mi cliente directo) Quién revisa los gastos para la exactitud y pertinencia, aprobar o negarles a nivel organizacional.
- Un 3 º partido grupo a pagar cuentas. Estas personas pagan todas las facturas para un cliente, no sólo cuentas que sale el estudio de enfermedades raras.
El grupo de cuentas por pagar ha sido un reto. Trabajar con ellos ayerme recordó la serie de la cebolla. En mi rol como consultor de negocios, Le expliqué la necesidad de la compañía de las cuentas por pagar:
- Sitios de estudios clínicos (prácticas de los médicos) incurrir en gastos relacionados con el estudio.
- Que iniciar sesión en el "sitio web" y anote sus gastos usando un formulario en línea. En este caso, el "sitio web" se encuentra con SharePoint y los gastos se introducen en un formulario de InfoPath. Se analizarán los recibos de gastos, subido y conectado directamente a la forma.
- Un proceso automatizado busca aprobación del administrador financiero apropiado.
- Te, Estimado 3er partido empresa AP – por favor revisar y aprobar o negar este gasto. Te lo envío a usted cualquier forma que desee (dentro de lo razonable).En este punto de la discusión, Realmente no importa cómo necesita que se liará. Quiero trabajar con el grupo de AP para entender lo que necesitan y quieren.
Cuando me explicaron la necesidad de, el tercero tomó un buceo profundo en su jerga interna mumbo jumbo sobre los procesos de aprobación de gastos, Códigos de Oracle, firmas presidenciales vicio, 90 turno de día-arounds, etc.. Y el pánico. No olvidarse de pánico. Uno de los requisitos de roca de la cama de la profesión de consultoría es aprender a comunicarse con personas así que son ellos mismos no capacitados o necesariamente sienten la necesidad de hacer lo mismo. Entre otras cosas, es una de las mejores partes de ser consultor. Llegar a entrar en un mundo poblado de gente de negocios con perspectivas completamente diferentes. Me imagino que es un poco como entrar en la mente de un asesino en serie, excepto que usted no termina destrozado la vida después de la experiencia (a pesar de entrar en la mente de un gestor de AP no es un paseo por el parque 🙂 [ver nota abajo ***] ).
Una de las grandes cosas sobre nuestro mundo técnico como personas de SharePoint es que tenemos respuestas prefabricadas que muchas de las preocupaciones muy válidas que las personas como mi contacto AP. Es seguro? Cómo sé que el gasto fue validado correctamente? Se puede, como el pagador final, Ver todos los detalles de los gastos? Cómo lo hago? Qué pasa si veo esos detalles y no aprobar los? Puedo rechazarlos? Qué sucede si los cambios de la organización y el aprobador original ya no está alrededor? Podemos fácilmente cambiar el proceso para reflejar los cambios en el sistema? ¿Puedo yo revisar este gasto un año más tarde si y cuando ser auditado y es necesario que el pago?
Como gente de SharePoint, podemos ver cómo responder a esas preguntas. En el caso de mi cliente, les contestamos más o menos así:
- Formulario de InfoPath para permitir sitios registrar sus gastos y someterlos a la aprobación.
- Sitios pueden volver al sitio para ver el estado de su informe de gastos en cualquier momento.
- Cuando ocurren eventos significativos (por ejemplo:. el gasto es aprobado y presentado para el pago), el sistema proactivamente les notifica por correo electrónico.
- El sistema notifica al administrador financiero una vez que se ha presentado un informe para su aprobación.
- Administrador Financiero aprueba o niega la solicitud.
- Después de la aprobación, el gasto es abrigado en un correo electrónico y enviado a la organización del pagador partido 3.
- El pagador en el 3er partido tiene toda la información que necesitan para revisar los gastos y podrá acceder al entorno de SharePoint para indagar en los detalles (principalmente historia de auditoría para verificar la "verdad" de los gastos).
- 3pagador de partido Rd puede aprobar o rechazar el pago con su propio proceso interno. Registran ese resultado en el sitio de SharePoint (que desencadena una notificación por correo electrónico a las personas adecuadas).
- En el futuro, sería bueno cortar este proceso cargado de correo electrónico y alimentar en su lugar la información de gastos directamente en su sistema.
En conclusión, Hay un estilo de vida aquí que describo desde punto de vista del consultor profesional, pero que se aplica casi igual a total a empleados a tiempo en un BA o rol de usuario de la energía. Trabajar pacientemente con los expertos de la empresa y extraer los requisitos fundamentales de negocios lo mejor pueda. Con un profundo conocimiento de las funciones de SharePoint y recurrir a, más a menudo que no, Usted será capaz de responder a las preocupaciones y ofrecen maneras de mejorar el trabajo día aprovechar SharePoint características principales.
***Nota importante: Realmente no pretendo comparar personas AP a asesinos en serie. Sin embargo, Probablemente podría nombrar algunos AP pro de que probablemente han querido que podrían conseguir una orden de restricción contra mí los acecho y preguntando una y otra vez. Dónde está mi cheque?"Dónde está mi cheque?"Dónde está mi cheque?”
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