(esta cruz entrada publicou entre http://paulgalvin.spaces.live.com/blog/ e http://blogs.conchango.com)
As fotos desta web son da miña autoría e non representan necesariamente as posicións do Conchango, estratexias ou opinións.
Visión global:
Esta entrada describe unha información de fondo sobre un gran (3,000 usuarios) Microsoft Office SharePoint Server (Moss) rollout and what we did to get the project rolling in such a way that the client is happy and firmly down a path that ends with full adoption of the MOSS feature set. As of the writing of the entry, que son aproximadamente 50% complete with the first phase of the project. As things progress, Vou actualizar esa entrada e / ou escribir novas entradas.
Neste caso concreto, the company had already installed SharePoint Portal Server 2003. The IT group installed the product in a sort of "let’s see if anyone cares" fashion. It was quickly adopted by many business users and became quite popular in the enterprise at large. Como podes imaxinar, esta non foi a mellor estratexia de implementación (que o cliente admite) e cando Moss chegou ao lugar, the client resolved to "do it right" e nos contratos para axudalos.
Unha das cuestións centrais que enfrontamos cando comezamos a posta en marcha deste proxecto foi: Como é que imos introducir Moss para este cliente? Given that the client already had experience with SharePoint, nós nos preguntar — do we need to do "differential" formación ou imos comezar desde cero? After working with key users, we determined that treating this as a green field project made more sense.
That decision gave a starting point but still left us with the major requirement of figuring out a good strategy for rolling MOSS out to the enterprise. MOSS is such a big animal … it includes content management, xestión de documentos, buscar, seguridade, público-obxectivo, xestión de proxectos, "fabulous forty" templates, fluxo de traballo, conector de datos de empresas, etc. Couple this with the fact that it’s a large organization that lata realmente facer uso de practicamente todos os principais característica Moss e ten os ingredientes dun gran proxecto cun alcance empresarial e moitas cousas boas a suceder.
Estamos confrontados con este problema de vez e outra vez … Moss ten un alcance empresa co seu conxunto de recursos da empresa, pero incluso os clientes pouco sofisticados teñen un tempo duro mentalmente absorber estes recursos, e moito menos a incorporación fracción considerable deles na súa rutina diaria.
I don’t have a magic solution to the problem. I instead address just the very first steps that we’ve taken with the client to lead them down the path to successful long-term adoption.
Alcance:
As much as I wanted the team to craft a project plan that included such milestones as "PoepleSoft Integration via BDC Completed", "New Cross-Departmental Product Launch Workflow Complete" and "Executive Management KPI’s Accepted", I had to settle for something less. This is not to say that "less" está mal. En realidade, the "less" that we decided for the initial rollout was miles ahead of where they were before we started. No noso caso, the "less" converter:
- Xestión de documentos simple usando bibliotecas de documentos, version control and content types.
- Busca efectiva en base a tipo de contidos e busca de antelación personalizado (vía propiedades administrados, XSLT para producir resultados moi, etc).
Ademais dos recursos de toda a empresa anterior (o que significa que eles estaban a ser estendido a todos os departamentos e usuarios), engadimos o seguinte Singleton no ámbito de mini-proxectos:
- Proba de integración BDC concepto.
- Multi-paso e multi-filial proceso de fluxo de traballo creado a través do SPD.
- Formulario InfoPath complexo.
- Superficie KPI para algúns procesos de negocio (probabelmente adquisición de talentos HR no noso caso, aínda que isto pode cambiar).
O ámbito aquí non é 100% accurate but representative of our approach and sufficient for my purpose here, which is to explain what I consider to be an "effective" introdución Moss que pode definir o cliente firmemente no camiño de ouro para adopción plena Moss.
I won’t write much more about the singleton in this entry. I do want to point out that these are part of our over-arching strategy. The idea is to implement the core document management and search features to all users yet provide highly functional, high visible and highly representative examples of other core MOSS features which are simply beyond the ability of most users to absorb at this early stage. Con todo, they will be "out there" e unha espera que outras unidades de negocio vai saber ou aprender sobre eles e queren eses recursos para si, leading to greater adoption. These singleton success stories also serve to provide our sales team "ammunition" para o éxito conquistando a segunda, third and n-phase projects.
Que fixemos Introducir e por que?
Estabelecendo na xestión de documentos e de investigación como base esixencia de toda a empresa, we needed to start gathering details. As a practical matter, esta xiraba en torno de comprender os seus documentos e que finalmente mapeado para entender os tipos de contido.
I’ve found it’s difficult to explain content types without visual aides. More technical folk can walk away from a discussion about content types when CT’s are described in database terms. "A CT is similar to a database table, que ten columnas e as columnas son definidos en termos dos tipos de datos, pero os tipos de datos CT incluír máis que simple enteiro / data, but also "choice" and "lookup" and the like." We can talk about "extending" tipo de contido, much like one can inherit functionality from a base class in object oriented languages. However this is obviously not helpful for the transportation department admin person who has no technical background. É dicir,, case todo o mundo que importa nun lanzamento Moss.
Using a white board is iffy. I’ve presented the idea of a content type and drawn brilliant (ou ben parecen) imaxes de tipos de contido eo que eles fan para ti en termos de busca e como poden ser expandidas, etc. A finais, se sente como algunhas lámpadas se converteron en, but the resulting white board picture is a mess.
Isto levounos a nosa actual e ata o momento máis eficaz lugar de desembarco: un sitio Moss sandbox configurado para mostrar estas características.
Usando o sitio seguro, demostramos:
- Tipo de contido:
- Creando un CT con varios tipos de datos (texto, data, elección, booleana, investigación, etc).
- Estendéndose un CT, creando un novo CT en base a un pai.
- Busca de documentos usando metadatos CT.
- As bibliotecas de documentos:
- Asociándose un único CT cunha biblioteca.
- Que pasa cando a carga de un documento para que a biblioteca?
- Asociando múltiple CT da biblioteca cun doc.
- Que pasa cando a carga de un documento para que a biblioteca?
- A filtraxe e ordenación vía títulos de columnas nun doc lib.
- Vista da biblioteca de documentos:
- Clasificando
- Agrupación
- "Quick entry" (vista de folla de datos)
- "Untagged data" (para axudar na migración a Moss doutras fontes de contidos; máis sobre iso a continuación).
O sitio Sandbox:
Nos proxectos nosa web sandbox ser unha característica permanente no ámbito de desenvolvemento a ser utilizado para fins de adestramento, moito tempo despois que rematar o proxecto e incluíu varios artefactos, como se describe:
Tipos de contido:
Foron definidos os seguintes tipos de contidos: Factura, Orde de Compra, Servizos Invoice.
Nós seleccionamos fin factura e compra, porque son máis ou menos universalmente baixo
stood entities. Everyone in business understands that an invoice is a demand for payment to a cliente para unha cantidade emitido nun correcto data a ser pago de acordo con algúns condicións de pagamento. This leads to a natural definition of a CT which we called "Training Invoice" (para distinguilo lo de calquera outro tipo de factura). The purchase order is similarly easily defined. We also created a "Training Services Invoice" by creating a new CT based upon the "Training Invoice" CT e engadiu só unha columna, "services rendered".
Co anteriormente exposto, agora podemos demostrar algunhas características clave do CT sen encallar intentando explicar un concepto abstracto primeiro; everyone already understands what we mean by "invoice" and "purchase order" e no seu lugar son capaces de concentrarse na mecánica do propio CT.
Listas personalizadas:
CT with columns of type "lookup" point to a custom list or document library. We use this extensively and for the sandbox, we created one supporting custom list that contains customers. We picked customers because it’s an easy concept to understand and easy to demonstrate. The Invoice CT has a column, "customer" that is defined of type "lookup" that points at this list.
We created a similar custom list to manage "vendors" for the "Purchase Order" CT.
As bibliotecas de documentos:
Creamos dúas bibliotecas de documentos: "Invoices" and "Mixed Documents".
We configured the invoices document library to manage only documents of CT type "Invoice".
We configured the "Mixed Documents" biblioteca para xestionar todos os tres do CT.
Crear varias visións que mostran a clasificación, filtrado, folla de datos e agrupación.
Procurar:
Definimos dúas novas propiedades administrados e mapeados eles Número de Factura e Cliente.
We created a new customized advance search site and modified it to enable users to search for "invoices" usar estas dúas propiedades mapeadas.
Modificar o XSLT para que a factura e número de cliente, cando presente, appear in an HTML table in a bright color. The objective here is to demonstrate that such formatting is possible.
Xuntando todo:
Nos arranxos para os usuarios clave para participar nunha demostración.
Seguimos este script simple:
- Describir o significado ea finalidade dun CT, usar notas fiscais e ordes de compra como exemplos.
- Amosar a definición CT factura, á vez asegurando-lles que eles non teñen que usar esas pantallas de si, coller os conceptos.
- Vaia á biblioteca de documentos facturas.
- Cargar un documento.
- Demostrar que o cliente desplegable é realmente provén dunha lista personalizada.
- Engadir un novo cliente á lista de clientes e, a continuación, actualizar os metadatos da factura pouco cargado co cliente recentemente creado.
- Switch to the "mixed documents" library and upload a document. Explain how the system prompts for a document type.
- Go back to invoices document library and show how clicking on a column name changes sort order.
- Demostrar a filtrado a nivel de columna.
- Amosar distintos puntos de vista que demostran a clasificación multi-nivel, filtrado e agrupación.
- Mostrar a vista de folla de datos.
- Explain the purpose of a "untagged documents" ver.
- Alterne para a investigación personalizado avanzada.
- Ata agora, o documento pouco cargado debería ser Rastrexar e indexado, para levar a cabo unha investigación que demostra a capacidade de atopar esa factura a través da propiedade mapeada.
- Nós demostramos a diferenza entre a procura por propiedades mapeadas vs. só unha investigación de texto.
Neste punto, we are more or less done with the demo. It seems to take about 30 para 45 actas, dependendo de cantas preguntas que a xente pregunta.
We then send them back to their desks with "homework". This consists of a simple excel spreadsheet where we ask them to define for us what they think they need in terms of CT’s, tanto a un alto nivel (só o nome ea finalidade da empresa) as well as columns and type of data they would store in the column. We don’t ask them to define column data types in MOSS terms, but business terms.
En resumo:
We’ve created a sandbox environment that we can use to demonstrate some core MOSS features whose appeal are enterprise-wide.
We have modeled easily understood and common business entities so that users can focus on MOSS and not get bogged down on the entities / propios exemplos.
Business users walk away from theses sessions with "homework" en forma de documentos Excel que están agora competente para encher e utilizar para proxectar os seus propios tipos de contidos de primeira corte.
Finalmente, como facemos demos ao longo do tempo, propios membros do equipo do cliente se fan máis capaces de levar adiante, facer a demostración de si e, xeralmente, libre-se do resto de nós para traballar en cuestións máis complexas, tales como taxonomía mundial, fluxos de traballo complexos, BDC e afíns.