[הערה: מאמר זה צלב-פורסם כדי משתמש הקצה SharePoint כאן: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]
לפעמים, כאשר אתה עובד כיועץ (כמקצוע, או בכל תפקיד הייעוץ בתוך החברה שלך), אתה מוצא את עצמך חי בכתבה של בצל. הבצל יש סדרה של מאמרים בשם "שאל [מומחה] אודות [בעיה כלשהי]”. זאת בעקבות "אבי" הפורמט המפורסם שבו אדם מודאג מבקש ייעוץ אישי. הבצל הוא "מומחה", עם זאת, מאוד ממוקד הוא/היא בעל שטח של מומחיות ובעיות הנוכחי כי המומחה מתעלם לחלוטין על השאלה וממשיך אודות התתמחות שלו. בתור יועצים, אנחנו צריכים לזכור זאת כל הזמן, להימנע מליפול למלכודת הזו. הוא מתואר בסגנון קלאסי כמו זה – "כאשר אתה משתמש בפטיש כל היום כדי לפתור את הבעיות שלך, הכל מתחיל להיראות כמו מסמר." יועצים מקצועיים אנחנו תמיד על המשמר נגד דברים כאלה, אבל אנחנו באים במגע עם אנשים שאינם אנשי מקצוע רציני בתפקיד שלהם, אך אינם יועצים. אין להם את אותו הצורך או הכשרה לעשות אחרת.
בשבוע שעבר, כתבתי על אחד של הלקוחות של החברה שלי, פרוייקט מתמשך אנחנו חייבים לאפשר שיתוף פעולה איכותי בין רופאים שונים עין בארה ב וקנדה ביצוע מחקר קליני על מחלה נדירה. בנוסף מינוף תכונות הליבה של SharePoint כדי לאפשר משיתוף פעולה זה, אנחנו גם עובדים תהליך הגשה ואישור הוצאות. זה מסובך כי יש לנו כל כך הרבה שחקנים:
- קומץ של אנשים-שיטות שונות הרופאים יכולים להזין הוצאות על קו.
- ישנן מעל 40 שיטות הרופאים.
- -יש אנשים שמרגישים, הרופא משתמש במערכת ישירות.
- -שיטות רבות, הצוות של הרופא משתמש במערכת ישירות.
- מנהל פיננסי (מי עובד ללקוח שלי. הישירה) מי דעת את ההוצאות עבור הדיוק ואת הרלוונטיות, לאישור או לדחייה של אותם ברמה הארגונית.
- הקבוצה לתשלום החשבונות צד ג'. האנשים האלה לשלם את כל החשבונות עבור הלקוח, לא רק חשבונות יוצא המחקר במחלה נדירה.
קבוצת חשבונות זכאים כבר אתגר. לעבוד איתם אתמול הזכיר לי את הסדרה בצל. באת תפקידי בתור יועץ עסקי, הסברתי את הצורך החברה לתשלום חשבונות:
- מחקרים קליניים אתרים (שיטות הרופאים) כרוכים הוצאות הקשורות המחקר.
- הם כניסה "אתר האינטרנט" והזן את ההוצאות שלהם באמצעות טופס מקוון. במקרה זה, "אתר האינטרנט" מתארח עם SharePoint ואת ההוצאות נכנסו לתוך טופס InfoPath. משוכנע נסרקים, נטען וצירפת ישירות אל הטופס.
- תהליך זרימת עבודה אוטומטית מבקשת אישור המנהל הפיננסי המתאים.
- אתה, 3rd היקר מסיבת חברת AP – בבקשה לסקור ולאשר או לדחות את ההוצאה הזו. ואשלח לך בכל דרך שאתה רוצה (בגבולות ההיגיון).בשלב זה של הדיון, לא ממש אכפת לי. איך זה צריך להיות כרוכות. אני רוצה לעבוד עם קבוצת AP כדי להבין את מה שהם צריכים ורוצים.
כאשר הסברתי את הצורך, צד ג' לקח צלילה עמוקה אל תוך השפה שלהם פנימי ממבו ג'מבו על תהליכי אישור הוצאות, קודי אורקל, סגן הנשיא חתימות, 90 היום להפוך arounds, ועוד. ובהלה. אני לא צריך לשכוח הפאניקה. אחת מהדרישות רוק במיטה של מקצוע ייעוץ זה כדי ללמוד כיצד לתקשר עם אנשים כאלה אשר הם עצמם לא מאומן או בהכרח מרגישים צורך לעשות את אותו הדבר. בין היתר, מדובר באחד החלקים הטובים ביותר של היותי יועץ. אתה מקבל להיכנס לעולם עם אנשי עסקים עם נקודות מבט שונות לחלוטין. אני מתאר לעצמי. זה קצת כמו הזנת מוחו של רוצח סדרתי, חוץ לא שהרסת לחיים לאחר חוויית (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [ראה להלן הערה חשובה * * *] ).
אחד הדברים הנפלאים על העולם הטכני שלנו כאנשים SharePoint זה שיש לנו תשובות מוכנות מראש מהרבה חששות ברות שאנשים כמו איש קשר שלי AP. האם זה מאובטח? איך אדע כי ההוצאות גאלוואיי כראוי? ? אני יכול, בתור המשלם האחרון, לראות את כל הפרטים על ההוצאה? איך עשית את זה? מה אם תראה את הפרטים האלה, שהם לא מקובלים? יכול לדחות אותם? מה קורה אם השינויים בארגון, המאשר המקורי כבר לא בסביבה? אפשר בקלות לשנות את התהליך כדי לשקף את השינויים במערכת? אני לנסות שוב את ההוצאה הזו שנה מאוחר יותר אם וכאשר ביקורת וצריך להגן על התשלום?
כאנשים SharePoint, אנו יכולים לראות כיצד להשיב על שאלות אלה. במקרה של הלקוח שלי, עונים עליהן פחות או יותר כמו זה:
- טופס של InfoPath כדי לאפשר לאתרים להקליט את ההוצאות שלהם ולהגיש אותם לאישור.
- אתרים יכולים לחזור אל האתר, כדי להציג את המצב של דוח ההוצאות שלהם בכל עת.
- כאשר מתרחשים אירועים משמעותיים (המסופקים. ההוצאות שאושרו, נאספו עבור תשלום), המערכת החכם מיידע אותם באמצעות דוא.
- המערכת מודיעה המנהל הפיננסי לאחר דו ח הוגש לאישור.
- מנהל פיננסי שמאשר או דוחה את הבקשה.
- עם אישור, ההוצאה היא עטופים לתוך הודעת דואר אלקטרוני, שנשלחה לארגון המשלם המפלגה השלישית.
- 3rd צד המשלם את כל המידע הדרוש להם לסקור את ההוצאות יכולים לגשת את סביבת SharePoint לחפור לתוך הפרטים (היסטוריית הביקורת בעיקר כדי לאמת את "האמת" על הוצאות).
- 3rd צד המשלם באפשרותך לאשר או לדחות את התשלום באמצעות תהליך פנימי משלהם. . מודדים את התרחיש הזה שם אתר ה-SharePoint (אשר מפעילה הודעת דוא ל לעובדים המתאימים).
- בעתיד, זה יהיה נחמד לגזור התהליך עדיין דוא ל ולהאכיל במקום המידע הוצאות ישירות למערכת שלהם.
לסיכום, יש סגנון חיים כאן המתארים מנקודת המבט של יועץ מקצועי, אבל אשר מתייחס בצורה שווה כמעט מלא זמן עובדים בתואר ראשון ו/או כוח תפקיד משתמש. עובד בסבלנות עם המומחים של החברה שלך ואת תמצית הדרישות העסקיות הליבה כמיטב יכולתך. עם הבנה עמוקה של SharePoint תכונות ופונקציות כדי לצייר על, לעתים קרובות יותר מאשר לא, תוכל לענות על חששות ולהציע דרכים לשיפור של כולם בעבודה היום למינוף SharePoint תכונות הליבה.
***הערה חשובה: אני באמת לא רוצה להשוות AP שאנשים רוצחים סדרתיים. עם זאת, אני כנראה יכול למנות כמה AP pro של מי כנראה רצה שהם יכולים להשיג צו הרחקה נגדי שיעיד ולבקש שוב ושוב. ? איפה הצ'ק שלי?""? איפה הצ'ק שלי?""? איפה הצ'ק שלי?”
</קצה>
מנוי על הבלוג שלי.
עקוב אחרי הטוויטר ב http://www.twitter.com/pagalvin
