[Նշում: Այս հոդվածը խաչաձեւ փակցված End User Sharepoint այստեղ: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]
Երբեմն, երբ դուք աշխատում է որպես խորհրդատու (որպես մասնագիտություն, կամ խորհրդակցական դերի շրջանակներում Ձեր կազմակերպության), you find yourself living in an Onion story. The Onion has a series of articles called “Ask an [փորձագետ] մոտ [որոշ խնդիրներ]". This follows the famous “Dear Abby” format where a concerned person is asking for personal advice. The onion’s “expert”, սակայն, is so focused on his/her area of expertise and current problems that the expert ignores the question entirely and rambles on about his area of expertise. As consultants, we need to keep that in mind all the time and avoid falling into that trap. It’s classically described like this – “when you use a hammer all day long to solve your problems, everything starts to look like a nail.” We professional consultants are always on guard against that kind of thing, բայց մենք շփման մեջ մտնելու մարդկանց հետ, ովքեր լուրջ մասնագետներ սեփական դերը, but are not consultants. They don’t have the same need or training to do otherwise.
Անցյալ շաբաթ, Ես գրել մեկում իմ ընկերության հաճախորդների եւ օն - Ընթացիկ Ծրագրերի we have to enable high quality collaboration between various eye doctors in the US and Canada performing clinical research on rare disease. In addition to leveraging core SharePoint features to enable that collaboration, we’re also working an expense submission and approval process. It’s complicated because we have so many actors:
- Մի բուռ անհատների տարբեր բժիշկների փորձը, որը կարող է մտնել ծախսերը մասին.
- Առկա են ավելի քան 40 բժիշկների փորձը.
- Որոշ պրակտիկաների, բժիշկը օգտագործում համակարգը ուղղակիորեն.
- Շատ պրակտիկաների, բժշկի անձնակազմը օգտագործում համակարգը ուղղակիորեն.
- Ֆինանսական ադմինիստրատոր (ով աշխատում եմ Direct Client) ովքեր քննում են ծախսերը ճշգրտության եւ relevancy, հաստատելու կամ մերժելու նրանց կազմակերպական մակարդակից.
- A 3rd party accounts payable group. These people pay all of the bills for out client, not just bills coming out of the rare disease study.
The Accounts Payable group has been a challenge. Working with them yesterday reminded me of the Onion series. In my role as business consultant, Ես բացատրեցի, որ անհրաժեշտ է հաշիվների վճարման ընկերությանը:
- Կլինիկական ուսումնասիրություններ կայքեր (բժիշկների փորձը) առաջացնում է ուսումնասիրության հետ կապված ծախսեր.
- They log onto the “web site” and enter their expenses using an online form. Այս դեպքում, the “web site” is hosted with SharePoint and the expenses are entered into an InfoPath form. Expense receipts are scanned, Վերբեռնման եւ կցված անմիջապես տեսքով.
- An ավտոմատ աշխատանքի արդյունքում գործընթաց, ձգտում հավանություն են համապատասխան ֆինանսական կառավարիչ.
- Դուք, dear 3rd party AP company – please review and approve or deny this expense. I’ll send it to you any way that you want (ընթացքում պատճառով).Այս պահին այդ քննարկմանը, I don’t really care how it needs to be bundled. I want to work with the AP group to understand what they need and want.
Երբ ես բացատրեցի, որ անհրաժեշտ է, 3 - րդ կողմ տարան խորը սուզվել են իրենց ներքին mumbo վիթխարի օտար լեզու մասին հաշվին հաստատման գործընթացին, Oracle ծածկագիրը, փոխնախագահներ նախագահական ստորագրություն, 90 օրը անակնկալ arounds, եւ այլն:. And panic. I shouldn’t forget about the panic. One of the bed rock requirements of the consulting profession is to learn how to communicate with people like that who are themselves not trained or necessarily feel a need to do the same. Among other things, it’s one of the best parts of being a consultant. You get to enter a world populated with business people with completely different perspectives. I imagine it’s a little bit like entering the mind of a serial killer, բացառությամբ, որ դուք չեք քանդվել է կյանքի փորձից հետո (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [տեսնում են լուրջ ուշադրություն ստորեւ գործեք, ***] ).
One of the great things about our technical world as SharePoint people is that we have ready-made answers to many of the very valid concerns that people such as my AP contact have. Is it secure? How do I know that the expense was properly vetted? Can I, որպես վերջնական վճարողի, տեսնել բոլոր մանրամասները հաշվին? How do I do that? What if I look at those details and don’t approve of them? Can I reject them? What happens if the organization changes and the original approver is no longer around? Can we easily change the process to reflect changes in the system? Կարող եմ այցելել այս ծախսերը մեկ տարի անց, եթե եւ երբ եմ աուդիտ է եւ պետք է պաշտպանենք վճարումը?
Ինչպես Sharepoint մարդկանց, we can see how to answer those questions. In my client’s case, մենք պատասխանելու նրանց քիչ թե շատ նման:
- InfoPath ձեւը թույլ կայքեր արձանագրել են իրենց ծախսերը եւ դրանք ներկայացնում է հաստատման.
- Sites կարող է վերադառնալ կայքում դիտելու կարգավիճակ իրենց հաշվին զեկույցի ցանկացած ժամանակ.
- Որպես նշանակալի իրադարձություններ են տեղի ունենալ (e.g. հաշվին հավանություն է եւ ներկայացվել է վճարման), համակարգը proactively տեղեկացնում դրանք փոստով.
- Համակարգը տեղեկացնում ֆինանսական կառավարչին մեկ անգամ զեկույց է ներկայացվել հաստատմանը.
- Ֆինանսական կառավարիչ հաստատում կամ մերժում է դիմումը.
- Upon հաստատմանը, հաշվին, որը միավորված մինչեւ մեջ է նամակում եւ ուղարկվել է 3 - րդ կուսակցության գումարի վճարումն իրականացնող կազմակերպության.
- 3 - րդ կողմը վճարողն ունի բոլոր տվյալները, որ անհրաժեշտ է վերանայել հաշվին եւ կարող են մուտք գործել Sharepoint միջավայրի քանդել են մանրամասները (հիմնականում աուդիտի պատմությունը ստուգելու է ճշմարտություն "եւ ծախսերի).
- 3rd party payer can approve or reject the payment using their own internal process. They record that outcome back in the SharePoint site (որոնք triggers էլեկտրոնային ծանուցում է համապատասխան մարդկանց).
- Հետագայում, որ լավ է կտրել այս stilly նամակ գործընթացը եւ ոչ թե կերակրելու հաշվին ուղղակիորեն տեղեկատվություն են իրենց համակարգի.
Եզրափակելով, կա կյանքի ոճը: Այստեղ է, որ ես նկարագրում է մասնագիտական խորհրդական - ի տեսակետից:, but which applies almost equally to full time employees in a BA and/or power user role. Work patiently with the experts in your company and extract the core business requirements as best you can. With a deep understanding of SharePoint features and functions to draw upon, ավելի հաճախ, քան ոչ, Դուք կարող պատասխանել մտահոգությունները եւ առաջարկել բարելավելու ուղիներ բոլորի գործը օրական leveraging հիմնական հատկանիշները Sharepoint.
***Կարեւոր նշում.: I really don’t mean to compare AP people to serial killers. Սակայն, I could probably name some AP pro’s who have probably wished they could get a restraining order against me stalking them and asking over and over again. “Where’s my check?” “Where’s my check?” “Where’s my check?"
</վերջ>
Անդամագրվել իմ բլոգում.
Գտեք Twitter-ում http://www.twitter.com/pagalvin
