Aku sudah seorang konsultan selama banyak tahun sekarang dan sebagai konsultan setiap berpengalaman tahu, komunikasi yang baik merupakan salah satu pilar untuk sukses penyerahan proyek. It's so jelas, benar-benar hampir membosankan untuk berbicara tentang. Ini bukan posting tentang komunikasi Umum. Sebaliknya, Aku menulis tentang sisi gelap komunikasi — berkomunikasi berita buruk.
Tak usah dikatakan bahwa memberi kabar baik untuk klien yang dilakukan sepanjang waktu, sesering mungkin. Yang tidak ingin memberikan berita baik? Yang tidak ingin mendengar kabar baik?
Di sisi lain, Kabar buruknya adalah sama sekali tidak menyenangkan.. Saya telah selalu berjuang dengan ini. Di hari-hari awal karir saya, Aku akan tahu sesuatu yang kacau dengan proyek dan bukannya memberitahu klien, Saya akan bekerja lebih lama jam untuk mencoba memecahkan masalah. Aku akan menyuruh tim saya bekerja lebih keras. Ini adalah suatu dorongan yang cukup alami untuk berpikir bahwa usaha manusia super dapat menyimpan hari. Beberapa kali ini bekerja, beberapa kali tidak. Bahkan ketika "bekerja" Hal ini sering campuran tas. Adalah kualitas penyampaian benar-benar terserah spec ketika kunci bagian telah dikembangkan selama beberapa 60 untuk 80 jam seminggu?
Apa adalah cara terbaik untuk menangani berita buruk? Jawabannya adalah: Kirim ke awal. Jangan menunggu sampai satu minggu sebelum anggaran proyek akan dikonsumsi. Jika Anda tahu enam minggu bahwa hanya ada tidak cukup waktu untuk memberikan beberapa bit dijanjikan fungsi, memberitahu klien saat itu juga. Klien mungkin marah (mungkin akan), mungkin ada incriminations dan tuduhan dan melukai perasaan. Tapi, Ketika emosi mendinginkan, ada masih enam minggu tersisa di proyek. Enam minggu adalah sepotong baik waktu. Ada waktu untuk menyesuaikan rencana, mengubah jadwal, mendapatkan bola menggelinding pada anggaran ekstensi (Semoga Sukses!) dan hanya umumnya datang ke genggaman dengan fakta"di tanah" dan menyusun rencana baru yang masih menghasilkan sebuah proyek sukses.
Kasus di titik: Saya bekerja pada sebuah proyek yang dicirikan oleh:
- T&E anggaran dengan capped "tidak melebihi" jumlah dolar.
- "Usaha terbaik akan dilakukan" berjanji untuk menyampaikan x, Y dan z proyek akhir.
- Kurangnya sumber daya kunci yang dijanjikan pada sisi klien. Sumber daya yang tidak ditahan pada tujuan, juga untuk setiap "buruk" alasan, tapi mereka yang ditahan.
- Fajar realisasi proyek melewati titik setengah jalan bahwa kita tidak akan mampu untuk memberikan "Z" (terutama karena sumber daya yang dijanjikan tidak benar-benar tersedia).
- Laporan status biasa dan "CYA" dokumentasi yang didukung kami (tim konsultan) up.
- Erat tim implementasi dengan anggota dari organisasi konsultasi (perusahaan saya) dan klien.
- Tim manajemen jauh, dalam kedua arti kiasan dan fisik. Tim manajemen ini difokuskan pada proyek perusahaan besar lain dan dikarenakan keterbatasan ruang, tim implementasi bertempat di bangunan terpisah di kampus, menuruni bukit dan cara yang relatif jauh dari "peradaban".
Dengan kira-kira enam minggu tersisa pada anggaran proyek, Kami (tim implementasi) tahu bahwa kami kesulitan. Kontrak mengatakan bahwa kami perlu untuk memberikan "Z". Meskipun proyek waktu & bahan-bahan dan meskipun kami hanya berjanji "usaha terbaik" untuk memberikan z dan bahkan meskipun kami punya besar pembenaran untuk hilang pengiriman … Intinya adalah bahwa itu tidak terlihat baik — Kami tidak akan memberikan z dalam bentuk kualitas yang akan membuat orang bangga.
Menyadari hal ini, Kami pergi ke manajemen dan mengatakan kepada mereka bahwa anggaran proyek akan dikonsumsi oleh tanggal tertentu dan bahwa kita berada di masalah dengan z.
Badai mini erupted selama beberapa hari berikutnya.
Hari 1: Tim manajemen panggilan di staf untuk pertemuan khusus (Kami, konsultan tidak diundang). Kontrak yang dicetak dan bagikan kepada semua orang dan peninjauan baris demi baris ensues. Manajemen menempatkan anggota staf pada defensif. Saya tidak berpikir frase "Sindrom Stockholm" adalah * sebenarnya * digunakan, tapi Anda mendapatkan gambar. Kami sedang kelompok, Setidaknya, dan staf telah bekerja sama dengan kami konsultan hari masuk dan keluar selama beberapa bulan sekarang.
Hari 2: Manajemen panggilan lain Rapat staf. Mereka merasa sedikit lebih baik. Mereka ingin pilihan dan ide-ide untuk bergerak maju. Mereka menyadari bahwa masih ada enam minggu tersisa di anggaran proyek saat ini, yang masih layak sedikit waktu. Salah satu item tindakan: jadwal pertemuan dengan tim implementasi penuh (termasuk konsultan).
Hari 5: Tim penuh memenuhi, ensues konstruktif Rapat dan rencana dicapai baru diletakkan pada tempatnya. Bahkan lebih baik, kami telah sudah mulai membahas tahap kedua dan klien mengundang kami untuk menyiapkan proposal untuk fasa itu segera.
Jika kita telah menunggu sampai hanya tiga minggu tetap, atau bahkan lebih buruk, satu atau dua minggu, itu pasti sudah jauh berbeda. Bukan pertemuan konstruktif align kembali proyek, Kami akan menarik keluar laporan status, parsing kontrak dan meninjau email lama untuk membenarkan ini atau keputusan itu. Kami akan "menang" Tapi apakah itu benar-benar "memenangkan" dalam hal ini?
Jadi, Jika Anda harus memberikan berita buruk, memberikan awal. Berita buruk yang diberikan terlambat tidak hanya buruk, Hal ini mengerikan.
