Ik heb een consultant voor een heleboel jaar nu en weet als een ervaren consultant, goede communicatie is een van de belangrijkste pijlers voor de succesvolle levering van een project. Het is zo duidelijk, het is echt bijna saai om te praten over. Dit is een post over generieke communicatie. In plaats daarvan, Ik schrijf over de donkere kant van communicatie — slecht nieuws communiceren.
Het spreekt vanzelf dat het goed nieuws geven naar de client altijd wordt gedaan, zo vaak mogelijk. Wie niet wil geven goed nieuws? Wie niet graag horen goede nieuws?
Aan de andere kant, slecht nieuws is helemaal niet leuk. Ik heb altijd moeite met dit. In de vroegere dagen van mijn carrière, Ik zou weten dat iets mis was met een project en in plaats van het vertellen van de client, Ik zou werken meer uren om te proberen op te lossen het probleem. Ik zou mijn team om harder te werken gelast. Het is een natuurlijke genoeg impuls om te denken dat een super menselijke inspanning kan het opslaan van de dag. Soms werkt dit, soms doet het niet. Zelfs wanneer het "werkt" het is vaak een allegaartje. Is de kwaliteit van het product echt aan spec wanneer belangrijke onderdelen hebben ontwikkeld over meerdere 60 Aan 80 uur weken?
Wat is de beste manier om slechte nieuws? Het antwoord is: het vroeg vertellen. Wacht niet tot een week voordat de projectbegroting zal worden verbruikt. Als u zes weken erop dat weet er gewoon niet genoeg tijd om te leveren sommige bits van beloofde functionaliteit, vertellen de klant recht toen en daar. De client kan boos (waarschijnlijk zal), kan er strafbaarstellingen en beschuldigingen en gevoelens kwetsen. Maar, Wanneer emoties afkoelen, er nog maximaalzesweken links op het project. Zes weken is een goed stuk van de tijd. Er is tijd om plannen, schema's wijzigen, krijgt de bal aan het rollen op begroting extensies (Succes!) en net in het algemeen komen te pakken met de feiten"op de grond" en opstellen van een nieuw plan, dat nog steeds in een succesvol project resulteert.
Zaak in punt: Ik ben bezig met een project gekenmerkt door:
- T&E begroting met een afgetopte "niet overschrijden" dollarbedrag.
- Een "beste worden geleverd" belofte te leveren x, Y en z door einde van het project.
- Gebrek aan beloofde belangrijke bronnen op de clientzijde. Deze middelen werden met opzet niet onthouden, noch voor eventuele slechte"" reden, maar zij werden ingehouden.
- Een dagende realisatie als het project voorbij het halverwege punt dat we niet zouden gaan om leveren "Z te kunnen" (vooral omdat de toegezegde middelen niet daadwerkelijk beschikbaar waren).
- Regelmatige statusrapporten en "CYA" documentatie die ons gesteund (het consulting team) omhoog.
- Strak breien implementatieteam met leden uit de consulting organisatie (mijn bedrijf) en de client.
- Verre managementteam, in beide een metaforische en fysieke zin. Het managementteam was gericht op een ander grote ondernemingsproject en vanwege ruimtebeperkingen, het implementatieteam werd ondergebracht in een apart gebouw op de campus, een heuvel en relatief ver weg van de "beschaving".
Met ongeveer zes weken verlaten op de projectbegroting van het, Wij (het implementatieteam) wist dat we problemen waren. Het contract zei dat we moesten leveren "Z". Hoewel het project tijd is & materialen en hoewel we beloofd alleen "beste inspanningen" leveren van z en zelfs al hadden we grote rechtvaardiging voor het ontbrekende de levering … de bottom line is dat het was niet op zoek goed — We waren niet leveren z in een shape een kwaliteit die iedereen trots zou maken.
Herkennen van dit, We gingen naar beheer en vertelde hen dat de projectbegroting van het zou worden geconsumeerd door een bepaalde datum en dat we in de problemen met z.
Een mini firestorm uitbrak in de komende paar dagen.
Dag 1: Managementteam roept in haar personeel voor een speciale bijeenkomst (Wij, de consultants zijn niet uitgenodigd). Contracten worden gedrukt en uitgedeeld aan iedereen en een herziening van de lijn door lijn ensues. Beheer zet de medewerkers op het defensief. Ik denk niet dat de zin "Stockholm Syndrome" is * daadwerkelijk * gebruikt, maar je krijgt het beeld. We zijn een hechte groep, Eindelijk, en het personeel heeft met ons samengewerkt consultants dag in en uit voor verscheidene maanden nu.
Dag 2: Beheer roept een andere personeelsvergadering. Ze voelen zich een beetje beter. Ze willen opties en ideeën voor zich vooruit het bewegen. Ze beseffen dat er nog steeds zes weken nog in het huidige projectbudget, die is nog steeds een behoorlijk wat tijd. Een van de actie-items: een vergadering plannen met volledige implementatieteam (inclusief consultants).
Dag 5: Volledig team voldoet aan, constructieve vergadering ontstaat en een nieuwe haalbaar plan ingevoerd. Nog beter, Wij hebben reeds is gaan beraden over fase twee en de client verzoekt ons voorstellen voor die fase onmiddellijk voor te bereiden.
Als we hadden gewacht tot bleef slechts drie weken, of erger nog, een of twee weken, het zou zijn geweest veel verschillende. In plaats van een constructieve vergadering om het project opnieuw uitlijnen, We zouden hebben zijn trekken uit statusrapporten, parseren van het contract en herziening van oude e-mails om te rechtvaardigen dit of dat besluit. We zouden hebben "gewonnen" maar is het echt "winnen" in dit geval?
Dus, Als u wilt geven slecht nieuws, Geef het begin. Slecht nieuws gegeven laat is niet alleen slecht, het is verschrikkelijk.
