One of my clients worked with a previous contractor to build out a small but useful HR application for the enterprise. That contractor used SharePoint Designer to implement the workflow portion of the solution. It’s a bit of a mess. Halimbawa, there are nine SPD workflows in support of a single logical workflow process and up to five of them may fire simultaneously at any given time given the right conditions. It’s not easy to debug 🙂

Aking mga customer ay may isang bilang ng mga pa-natitirang mga kinakailangan, one of which is to generally provide more context when the system sends out email alerts – both in the email itself as well as associated task forms. As SPD workflow implementers know, the “collect data from user” SPD action actually creates a task with a custom content type. When we use that action, we don’t get to specify much. We can prompt for some values (e.g. "Aprubahan" o "tanggihan") and we can specify a hard coded value in the title and description. That’s about it.

Na kinakailangan sa Aking customer ay dalawang fold:

1. Kapag SharePoint nagpapadala ng isang email tungkol sa isang pagtatalaga ng gawain, magsama ng maraming impormasyon tungkol sa mga gawain sa nilalaman ng email.
2. Mas mahalaga, sa pamamagitan ng malayo – kapag gumagamit ang nag-click sa link sa gawain sa email, the task form should have all the information the approver needs in order to make his/her approve or deny decision. Right now, the manager needs to click on the item link itself to drill down into the underlying details and no one likes that. You have to click in the email. Then you need to click a sort of obscure link on the task item. Then you can look at the underlying data (isang InfoPath form na sa kasong ito). Then you click back/back, at iba pa. Everyone hates it.

Ko na minana ito medyo magulo teknikal na solusyon at gusto kong gumawa nang pagbabago sa hindi bababa sa mapanghimasok na paraan na posible.

The approach I’m taking right now is to create a custom alert template. Maaari mong basahin ang tungkol dito na. The flow works like this:

• SPD workflow nagpapatakbo.
• Sa ilang mga punto, ito ay nagtatalaga ng isang gawain sa isang tagapamahala.
• SharePoint system automatically sends out an alert to that manager. This is not part of the SPD workflow but rather “what SharePoint does.” (Ang serbisyo SharePoint timer, Naniniwala ako).
• Ang isang pasadyang alerto handler ay mahihingi sa pabor ng karaniwang proseso ng alerto (pagsunod sa mga panuntunan magic tulad ng inilarawan sa itaas reference artikulo).
• Kapag ang aking mga pasadyang alerto handler nagpapatakbo, it generates a beautiful email. Mas mahalaga, dahil ito ay may mga gawain sa kamay, ito rin decorates ang aktwal na gawain kasama ang lahat ng konteksto impormasyon na kinakailangan upang matugunan ang mga kinakailangan sa negosyo.
• Ang mga gumagamit ay nakakakuha ng e-mail at ito ay puno ng mga kapaki-pakinabang na konteksto impormasyon.
• Gumagamit ng pag-click sa link na gawain at ang gawain mismo ay puno ng mga kapaki-pakinabang na konteksto impormasyon.
• Ang bawat tao'y napupunta tahanan upang magkaroon ng pakwan at ice cream.

I did a quick POC and it works well in a lab environment. I get my custom email alert as expected. I also get to update the task description and title itself.

Ang tanging mapaglalang bit, hanggang ngayon, ay upang maiwasan ang isang sitwasyon kung saan ang mga update ng alerto ang item, triggering another alert. This doesn’t worry me.

Mukhang may pag-asa sa ngayon ...

The great thing about this is that I don’t need to muck about with any of the existing SPD workflows. They are blissfully unaware that an alert handler is “IIZ RUNNIN IN DA BAKGROUND, DECORATIN TEH listahan ng gawain WIF MOAR CONTEXT".

</dulo>

Mag-subscribe sa aking blog.

Sundin ako sa Twitter sa http://www.twitter.com/pagalvin