[Lưu ý: Bài viết này cross-posted để Người dùng cuối SharePoint Ở đây: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]
Đôi khi, Khi bạn đang làm việc như một nhà tư vấn (như một nghề nghiệp, hoặc trong một vai trò tư vấn trong công ty của bạn), bạn thấy mình sống trong một câu chuyện hành tây. Hành tây có một loạt các bài viết được gọi là "yêu cầu một [chuyên gia] về [một số vấn đề]”. Điều này sau các định dạng "Dear Abby" nổi tiếng, nơi mà một người quan tâm đến yêu cầu tư vấn cá nhân. Hành tây là "chuyên gia", Tuy nhiên, như vậy là tập trung vào anh/cô ấy khu vực chuyên môn và các vấn đề hiện nay các chuyên gia hoàn toàn bỏ qua các câu hỏi và rambles về ông lĩnh vực chuyên môn. Là chuyên gia tư vấn, chúng ta cần phải giữ cho rằng trong tâm trí tất cả thời gian và tránh rơi vào cái bẫy mà. Nó cổ điển được mô tả như thế này-"khi bạn sử dụng một cái búa cả ngày dài để giải quyết vấn đề của bạn, Tất cả mọi thứ bắt đầu trông giống như một móng tay." Chúng tôi tư vấn viên chuyên nghiệp là luôn luôn trên guard chống lại rằng loại điều, nhưng chúng tôi tiếp xúc với những người là các chuyên gia nghiêm trọng trong vai trò riêng của họ, nhưng không phải là chuyên gia tư vấn. Họ không có cùng một nhu cầu hoặc đào tạo phải làm khác.
Tuần trước, Tôi đã viết về một trong những khách hàng của công ty của tôi và một dự án trên sẽ chúng tôi đã để cho phép chất lượng cao sự hợp tác giữa các bác sĩ mắt khác nhau ở Mỹ và Canada thực hiện nghiên cứu lâm sàng trên bệnh hiếm. Ngoài việc tận dụng tính năng SharePoint cốt lõi để kích hoạt sự hợp tác đó, chúng tôi cũng làm việc một chi phí nộp hồ sơ và phê duyệt quy trình. Nó phức tạp bởi vì chúng tôi có rất nhiều diễn viên:
- Một số cá nhân tại bác sĩ khác nhau thực hành những người có thể nhập chi phí trên dòng.
- Có hơn 40 bác sĩ thực hành.
- Tại một số thực hành, Các bác sĩ sử dụng hệ thống trực tiếp.
- Tại nhiều thực tiễn, nhân viên phục vụ của bác sĩ sử dụng hệ thống trực tiếp.
- Một người quản trị tài chính (những người làm việc cho khách hàng trực tiếp của tôi) người nhận xét các chi phí cho độ chính xác và tính thích hợp, phê duyệt hoặc từ chối họ ở cấp độ tổ chức.
- Một bên thứ 3 tài khoản thanh toán nhóm. Những người này phải trả tất cả các hóa đơn cho ra khách hàng, hóa đơn không chỉ ra khỏi nghiên cứu bệnh hiếm.
Nhóm tài khoản phải nộp đã là một thách thức. Làm việc với họ vào ngày hôm nay nhắc nhở tôi về dòng hành tây. Trong vai trò của mình như là tư vấn kinh doanh, Tôi đã giải thích sự cần thiết cho công ty thanh toán tài khoản:
- Các trang web nghiên cứu lâm sàng (bác sĩ thực hành) phải chịu chi phí liên quan đến nghiên cứu.
- Họ đăng nhập vào trang web"" và nhập vào chi phí của họ bằng cách sử dụng một hình thức trực tuyến. Trong trường hợp này, "trang web" được lưu trữ với SharePoint và các chi phí được nhập vào một hình thức InfoPath. Chi phí biên lai được quét, tải lên và gắn trực tiếp vào các hình thức.
- Một quá trình tự động công việc tìm kiếm sự chấp thuận của người quản trị tài chính thích hợp.
- Bạn, thân mến 3rd bên công ty AP-xin vui lòng xem xét và chấp thuận hay từ chối này chi phí. Tôi sẽ gửi nó cho bạn bất kỳ cách nào mà bạn muốn (trong vòng lý do).Tại thời điểm này trong các cuộc thảo luận, Tôi không thực sự quan tâm như thế nào nó cần phải được đóng gói. Tôi muốn làm việc với nhóm AP để hiểu những gì họ cần và muốn.
Khi tôi đã giải thích sự cần thiết, bên thứ 3 mất một lặn sâu vào của biệt ngữ nội bộ mumbo jumbo về chi phí phê duyệt quy trình, Oracle mã, Phó Tổng thống chữ ký, 90 ngày biến-ở quanh, vv. Và hoảng loạn. Tôi không nên quên đi những hoảng loạn. Một trong những yêu cầu đá giường của các ngành nghề tư vấn là để tìm hiểu làm thế nào để giao tiếp với mọi người như thế là mình không được đào tạo hay nhất thiết phải cảm thấy một nhu cầu để làm như vậy. Trong số những thứ khác, nó là một trong những phần tốt nhất là một nhà tư vấn. Bạn có thể nhập vào một thế giới dân cư với người kinh doanh với quan điểm hoàn toàn khác nhau. Tôi tưởng tượng nó là một chút giống như đi vào tâm trí của một kẻ giết người, Ngoại trừ rằng bạn không bị hủy hoại cho cuộc sống sau khi kinh nghiệm (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [Xem tất cả các lưu ý quan trọng dưới đây ***] ).
Một trong những điều tuyệt vời về thế giới kỹ thuật chúng tôi như những người SharePoint là rằng chúng tôi có câu trả lời sẵn sàng làm cho nhiều người trong số các mối quan tâm rất hợp lệ mà mọi người chẳng hạn như liên hệ AP của tôi có. Nó là an toàn? Làm thế nào để tôi biết rằng các chi phí đúng vetted? Tôi có thể, là người nộp tiền cuối cùng, Xem tất cả các chi tiết của các chi phí? Làm thế nào để làm điều đó? Nếu tôi nhìn vào những chi tiết và không chấp thuận của họ? Tôi có thể từ chối họ? Điều gì xảy ra nếu những thay đổi tổ chức và approver ban đầu là không còn xung quanh thành phố? Chúng tôi có thể dễ dàng thay đổi quá trình để phản ánh những thay đổi trong hệ thống? Có thể tôi vào lại chi phí này một năm sau đó nếu và khi tôi nhận được kiểm toán và cần phải bảo vệ các khoản thanh toán?
Như những người SharePoint, chúng ta có thể thấy làm thế nào để trả lời những câu hỏi. Trong trường hợp khách hàng của tôi, chúng tôi trả lời chúng nhiều hơn hoặc ít hơn như thế này:
- InfoPath hình thức để cho phép các trang web để ghi lại chi phí của họ và gửi chúng cho sự chấp thuận.
- Các trang web có thể trở lại các trang web để xem trạng thái các báo cáo chi phí của họ bất cứ lúc nào.
- Như sự kiện quan trọng xảy ra (Ví dụ như. chi phí chấp nhận và gửi thanh toán), Hệ thống chủ động thông báo cho họ qua email.
- Hệ thống thông báo cho người quản trị tài chính sau khi một báo cáo được gửi đi để xin chấp thuận.
- Tài chính quản trị chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu.
- Sau khi phê duyệt, chi phí đóng gói vào một email và gửi đến tổ chức người nộp tiền bên thứ 3.
- Người nộp tiền bên thứ 3 có tất cả các thông tin mà họ cần phải xem xét các chi phí và có thể truy cập vào môi trường SharePoint thâm nhập vào các chi tiết (chủ yếu là kiểm tra lịch sử để xác minh "sự thật" của các chi phí).
- 3người nộp tiền bên Rd có thể phê chuẩn hoặc từ chối các khoản thanh toán bằng cách sử dụng quá trình nội bộ của riêng của họ. Họ ghi lại các kết quả đó trở lại vào các trang web SharePoint (mà gây nên một email thông báo cho người thích hợp).
- Trong tương lai, nó sẽ được tốt đẹp để cắt ra quá trình stilly email này và thay vào đó nguồn cấp dữ liệu thông tin chi phí trực tiếp vào hệ thống của họ.
Trong kết luận, đó là một phong cách sống ở đây mà tôi mô tả từ góc độ của tư vấn chuyên nghiệp, nhưng mà áp dụng gần như bằng nhau cho toàn nhân viên thời gian trong cử nhân và/hoặc năng lượng và vai trò người dùng. Làm việc kiên nhẫn với các chuyên gia trong công ty của bạn và trích xuất các yêu cầu kinh doanh cốt lõi là tốt nhất bạn có thể. Với một sự hiểu biết sâu sắc về SharePoint tính năng và chức năng để rút ra sau khi, thường xuyên hơn không, bạn sẽ có thể trả lời mối quan tâm và cung cấp cho cách để cải thiện của tất cả mọi người làm việc ngày tận dụng SharePoint tính năng cốt lõi.
***Lưu ý quan trọng: Tôi thực sự không muốn so sánh AP người để kẻ giết người nối tiếp. Tuy nhiên, Tôi có thể có thể kể tên một số AP chuyên nghiệp của những người có lẽ có muốn họ có thể nhận được một lệnh chống lại tôi rình rập họ và yêu cầu hơn và hơn nữa. "Ở đâu là kiểm tra của tôi?"" Ở đâu là kiểm tra của tôi?"" Ở đâu là kiểm tra của tôi?”
</kết thúc>
Đăng ký vào blog của tôi.
Theo tôi trên Twitter lúc http://www.twitter.com/pagalvin
