One of my clients worked with a previous contractor to build out a small but useful HR application for the enterprise. That contractor used SharePoint Designer to implement the workflow portion of the solution. It’s a bit of a mess. לעמאָשל, there are nine SPD workflows in support of a single logical workflow process and up to five of them may fire simultaneously at any given time given the right conditions. It’s not easy to debug 🙂
My customer has a number of still-outstanding requirements, one of which is to generally provide more context when the system sends out email alerts – both in the email itself as well as associated task forms. As SPD workflow implementers know, the “collect data from user” SPD action actually creates a task with a custom content type. When we use that action, we don’t get to specify much. We can prompt for some values (e.g. "אַפּרווו" אָדער "לייקענען") and we can specify a hard coded value in the title and description. That’s about it.
מייַן קונה ס פאָדערונג איז צוויי פאַרלייגן:
- ווען שאַרעפּאָינט סענדז אַ Email וועגן אַ אַרבעט אַסיינמאַנט, אַרייַננעמען אַ פּלאַץ פון אינפֿאָרמאַציע וועגן דער אַרבעט אין דער Email גוף.
- מער ימפּאָרטאַנטלי, דורך ווייַט – ווען דער באַניצער קליקס אויף דער אַרבעט לינק אין דער Email, the task form should have all the information the approver needs in order to make his/her approve or deny decision. Right now, the manager needs to click on the item link itself to drill down into the underlying details and no one likes that. You have to click in the email. Then you need to click a sort of obscure link on the task item. Then you can look at the underlying data (אַ ינפאָפּאַטה פאָרעם אין דעם פאַל). Then you click back/back, אאז"ו ו. Everyone hates it.
איך ווע ינכעראַטיד דעם עפּעס מעסי טעכניש לייזונג און איך ווילן צו מאַכן ענדערונגען אין די קלענסטער ינטרוסיוו וועג מעגלעך.
The approach I’m taking right now is to create a custom alert template. איר קענען לייענען וועגן אַז דאָ. The flow works like this:
- ספּד וואָרקפלאָוו לויפט.
- אין עטלעכע פונט, עס אַסיינז אַ אַרבעט צו אַ פאַרוואַלטער.
- SharePoint system automatically sends out an alert to that manager. This is not part of the SPD workflow but rather “what SharePoint does.” (די שאַרעפּאָינט טייַמער דינסט, איך גלויבן).
- א מנהג פלינק האַנדלער איז ינוואָוקט אין טויווע פון דער נאָרמאַל פלינק פּראָצעס (ווייַטערדיק מאַגיש כּללים ווי דיסקרייבד אין די אויבן רעפראַנסט אַרטיקל).
- ווען מיין מנהג פלינק האַנדלער לויפט, it generates a beautiful email. מער ימפּאָרטאַנטלי, זינט עס האט די אַרבעט אין האַנט, עס אויך דעקאָראַטעס די פאַקטיש אַרבעט מיט אַלע די קאָנטעקסט אינפֿאָרמאַציע נייטיק צו טרעפן דעם געשעפט פאָדערונג.
- דער באַניצער געץ דער Email און עס ס פול פון נוצלעך קאָנטעקסט אינפֿאָרמאַציע.
- באַניצער קליקס אויף דער אַרבעט לינק און די אַרבעט זיך איז פול פון נוצלעך קאָנטעקסט אינפֿאָרמאַציע.
- אַלעמען גייט היים צו האָבן קאַווענע און ייַז קרעם.
I did a quick POC and it works well in a lab environment. I get my custom email alert as expected. I also get to update the task description and title itself.
דער בלויז טריקי ביסל, אַזוי ווייַט, איז צו ויסמייַדן אַ סיטואַציע ווו די פלינק דערהייַנטיקונגען דעם נומער, triggering another alert. This doesn’t worry me.
קוקט פּראַמאַסינג אַזוי ווייַט ...
The great thing about this is that I don’t need to muck about with any of the existing SPD workflows. They are blissfully unaware that an alert handler is “ייז רוננין אין דאַ באַקגראָונד, DECORATIN TEH TASK LIST WIF MOAR CONTEXT".
</עק>
גיי מיר אויף טוויטטער בייַ http://www.twitter.com/pagalvin
