[טאָן: דעם אַרטיקל קרייַז-אַרייַנגעשיקט צו סוף באַניצער שאַרעפּאָינט דאָ: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]
ווענ עס יז, ווען איר ניטאָ ארבעטן ווי אַ קאָנסולטאַנט (ווי אַ פאַך, אָדער אין אַ קאַנסאַלטאַטיוו ראָלע ין דיין געזעלשאַפט), you find yourself living in an Onion story. The Onion has a series of articles called “Ask an [מייוון] וועגן [עטלעכע פּראָבלעם]". This follows the famous “Dear Abby” format where a concerned person is asking for personal advice. The onion’s “expert”, אָבער, is so focused on his/her area of expertise and current problems that the expert ignores the question entirely and rambles on about his area of expertise. As consultants, we need to keep that in mind all the time and avoid falling into that trap. It’s classically described like this – “when you use a hammer all day long to solve your problems, everything starts to look like a nail.” We professional consultants are always on guard against that kind of thing, אָבער מיר קומען אין קאָנטאַקט מיט מענטשן וואס זענען ערנסט פּראָפעססיאָנאַלס אין זייער אייגן ראָלע, but are not consultants. They don’t have the same need or training to do otherwise.
לעצטע וואָך, איך געשריבן וועגן איינער פון מיין פירמע ס קלייאַנץ און אַן אויף-געגאנגען פּרויעקט we have to enable high quality collaboration between various eye doctors in the US and Canada performing clinical research on rare disease. In addition to leveraging core SharePoint features to enable that collaboration, we’re also working an expense submission and approval process. It’s complicated because we have so many actors:
- א האַנדפול פון מענטשן אין פאַרשידענע דאקטוירים 'פּראַקטאַסאַז וואס קענען אַרייַן הוצאות אויף שורה.
- עס זענען איבער 40 דאקטוירים 'פּראַקטאַסאַז.
- אין עטלעכע פּראַקטאַסאַז, דער דאָקטער ניצט די סיסטעם גלייַך.
- אין פילע פּראַקטאַסאַז, דער דאָקטער ס שטעקן ניצט די סיסטעם גלייַך.
- א פינאַנציעל אַדמיניסטראַטאָר (וואס אַרבעט פֿאַר מיין דירעקט קליענט) וואס באריכטן די הוצאות פֿאַר אַקיעראַסי און רעלאַוואַנסי, אַפּרוווינג אָדער פארלייקענען זיי בייַ די אָרגאַנאַזיישאַנאַל מדרגה.
- A 3rd party accounts payable group. These people pay all of the bills for out client, not just bills coming out of the rare disease study.
The Accounts Payable group has been a challenge. Working with them yesterday reminded me of the Onion series. In my role as business consultant, איך דערקלערט דעם דאַרפֿן צו די אַקאַונץ פעליק געזעלשאַפט:
- קליניש שטודיום זייטלעך (דאקטוירים 'פּראַקטאַסאַז) ינקער לערנען-פֿאַרבונדענע הוצאות.
- They log onto the “web site” and enter their expenses using an online form. אין דעם פאַל, the “web site” is hosted with SharePoint and the expenses are entered into an InfoPath form. Expense receipts are scanned, ופּלאָאַדעד און אַטאַטשט גלייַך צו די פאָרעם.
- אַ אָטאַמייטיד וואָרקפלאָוו פּראָצעס זוכט האַסקאָמע פון די צונעמען פינאַנציעל אַדמיניסטראַטאָר.
- דו, dear 3rd party AP company – please review and approve or deny this expense. I’ll send it to you any way that you want (ין סיבה).אין דעם פונט אין דער דיסקוסיע, I don’t really care how it needs to be bundled. I want to work with the AP group to understand what they need and want.
ווען איך דערקלערט די נויט, די 3 פּאַרטיי גענומען אַ טיף ונטערטוקנ זיך אין זייער ינערלעך מאַמבאָו דזשאַמבאָו לינגאָ וועגן קאָסט האַסקאָמע פּראַסעסאַז, אָראַקלע קאָודז, וויצע פּרעזאַדענטשאַל סיגנאַטשערז, 90 טאָג דרייַ-אַראָונדס, אאז"ו ו. And panic. I shouldn’t forget about the panic. One of the bed rock requirements of the consulting profession is to learn how to communicate with people like that who are themselves not trained or necessarily feel a need to do the same. Among other things, it’s one of the best parts of being a consultant. You get to enter a world populated with business people with completely different perspectives. I imagine it’s a little bit like entering the mind of a serial killer, חוץ אַז איר זענט נישט רוינד פֿאַר לעבן נאָך דער דערפאַרונג (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [זען וויכטיק טאָן אונטן ***] ).
One of the great things about our technical world as SharePoint people is that we have ready-made answers to many of the very valid concerns that people such as my AP contact have. Is it secure? How do I know that the expense was properly vetted? Can I, ווי די לעצט פּייער, זען אַלע די פרטים פון די קאָסט? How do I do that? What if I look at those details and don’t approve of them? Can I reject them? What happens if the organization changes and the original approver is no longer around? Can we easily change the process to reflect changes in the system? קענען איך ריוויזיט דעם קאָסט אַ יאָר שפּעטער אויב און ווען איך באַקומען אַודיטעד און דאַרפֿן צו באַשיצן די צאָלונג?
ווי שאַרעפּאָינט מענטשן, we can see how to answer those questions. In my client’s case, מיר ענטפֿערן זיי מער אָדער ווייניקער ווי דעם:
- ינפאָפּאַטה פאָרעם צו לאָזן זייטלעך צו רעקאָרדירן זייער הוצאות און פאָרלייגן זיי פֿאַר האַסקאָמע.
- זייטלעך קענען צוריקקומען צו די פּלאַץ צו קוק די סטאַטוס פון זייער קאָסט באַריכט אין קיין צייַט.
- ווי באַטייַטיק געשעענישן פּאַסירן (e.g. די קאָסט איז באוויליקט און דערלאנגט פֿאַר צאָלונג), די סיסטעם פּראָואַקטיוולי נאָוטאַפייז זיי דורך Email.
- די סיסטעם נאָוטאַפייז די פינאַנציעל אַדמיניסטראַטאָר אַמאָל אַ באַריכט האט שוין דערלאנגט פֿאַר האַסקאָמע.
- פינאַנציעל אַדמיניסטראַטאָר אַפּרוווז אָדער דינייז די בעטן.
- אויף האַסקאָמע, די קאָסט איז באַנדאַלד אַרויף אין אַ בליצפּאָסט און געשיקט צו די 3 פּאַרטיי פּייער אָרגאַניזאַציע.
- די 3 פּאַרטיי פּייער האט אַלע די אינפֿאָרמאַציע זיי דאַרפֿן צו באריכטן די קאָסט און קענען צוטריט די שאַרעפּאָינט סוויווע צו גראָבן אין די פרטים (בפֿרט קאָנטראָלירן געשיכטע צו באַשטעטיקן דעם "אמת" פון די הוצאות).
- 3rd party payer can approve or reject the payment using their own internal process. They record that outcome back in the SharePoint site (וואָס טריגערז אַ Email אָנזאָג צו צונעמען מענטשן).
- אין צוקונפֿט, עס וואָלט זייַן פייַן צו שנייַדן אויס דעם סטיללי Email פּראָצעס און אַנשטאָט קאָרמען די קאָסט אינפֿאָרמאַציע גלייַך אין זייער סיסטעם.
אין מסקנא, דאָרט ס 'אַ לעבן נוסח דאָ אַז איך באַשרייַבן פון דער פאַכמאַן קאָנסולטאַנט ס פונט פון מיינונג, but which applies almost equally to full time employees in a BA and/or power user role. Work patiently with the experts in your company and extract the core business requirements as best you can. With a deep understanding of SharePoint features and functions to draw upon, מער אָפֿט ווי ניט, איר וועט קענען צו ענטפֿערן קאַנסערנז און פאָרשלאָגן וועגן צו פֿאַרבעסערן אַלעמען 'ס ווערק טאָג לעווערידזשינג האַרץ שאַרעפּאָינט פֿעיִקייטן.
***וויכטיק טאָן: I really don’t mean to compare AP people to serial killers. אָבער, I could probably name some AP pro’s who have probably wished they could get a restraining order against me stalking them and asking over and over again. “Where’s my check?” “Where’s my check?” “Where’s my check?"
</עק>
אַבאָנירן צו מיין בלאָג.
גיי מיר אויף טוויטטער בייַ http://www.twitter.com/pagalvin
