איך ווע געווען אַ קאָנסולטאַנט פֿאַר אַ פּלאַץ פון יאָרן איצט און ווי קיין איבערגעלעבט קאָנסולטאַנט ווייסט, good communication is one of the key pillars to the successful delivery of a project. עס ס אַזוי קלאָר ווי דער טאָג, it’s really almost boring to talk about. This isn’t a post about generic communication. אַנשטאָט, איך בין שרייבן וועגן די דאַרקער זייַט פון קאָמוניקאַציע — קאַמיונאַקייטינג שלעכט נייַעס.
עס גייט אָן געזאגט אַז געבן גוט נייַעס צו די קליענט איז געטאן אַלע די צייַט, as often as possible. Who doesn’t want to give good news? Who doesn’t like to hear good news?
אויף די פליפּ זייַט, bad news is no fun at all. I have always struggled with this. In the earlier days of my career, איך וואָלט וויסן עפּעס איז געווען אַפ אַ צייַט מיט אַ פּרויעקט און אַנשטאָט פון טעלינג די קליענט, I would work longer hours to try and solve the problem. I would enjoin my team to work harder. It’s a natural enough impulse to think that a super-human effort can save the day. Some times this works, some times it does not. Even when it "works" it’s often a mixed bag. Is the quality of the deliverable really up to spec when key parts have been developed over several 60 צו 80 שעה וואָכן?
וואָס איז דער בעסטער וועג צו שעפּן שלעכט נייַעס? The answer is: tell it early. Don’t wait until one week before the project budget will be consumed. If you know six weeks out that there simply isn’t enough time to deliver some bit of promised functionality, tell the client right then and there. The client may get upset (מיסטאָמע וועט), there may be incriminations and accusations and hurt feelings. אָבער, ווען ימאָושאַנז קיל אַוועק, there’s still six weeks left on the project. Six weeks is a good chunk of time. There’s time to adjust plans, טוישן סקעדזשולז, באַקומען די פּילקע ראָולינג אויף בודזשעט יקסטענשאַנז (זאָל זייַנ מיט מאַזל!) and just generally come to grips with the "facts on the ground" and devise a new plan that still results in a successful project.
פאַל אין פונט: איך בין ארבעטן אויף אַ פּרויעקט קעראַקטערייזד דורך:
- ה&E budget with a capped "Not to exceed" דאָלאַר סומע.
- A "best efforts will be made" צוזאָג צו באַפרייַען רענטגענ, י און ז דורך פּרויעקט ס סוף.
- Lack of promised key resources on the client side. These resources were not withheld on purpose, nor for any "bad" פאַרוואָס, אָבער זיי זענען געווען וויטכעלד.
- A dawning realization as the project passed the half-way point that we were not going to be able to deliver "Z" (דער הויפּט ווייַל די צוגעזאגט רעסורסן זענען נישט פאקטיש בנימצא).
- Regular status reports and "CYA" דאַקיומענטיישאַן אַז באַקט אונדז (די קאַנסאַלטינג קאָלעקטיוו) up.
- טייטלי שטריקן ימפּלאַמענטיישאַן קאָלעקטיוו מיט מיטגלידער ציען פון די קאַנסאַלטינג אָרגאַניזאַציע (מיין געזעלשאַפט) און דער קליענט.
- ווייַט פאַרוואַלטונג קאָלעקטיוו, in both a metaphorical and physical sense. The management team was focused on another large enterprise project and due to space constraints, די ימפּלאַמענטיישאַן מאַנשאַפֿט איז כאַוזד אין אַ באַזונדער בנין אויף קאַמפּאַס, down a hill and relatively far way from "civilization".
מיט בעערעך זעקס וואָכן לינקס אויף די פּרויעקט בודזשעט, מיר (די ימפּלאַמענטיישאַן קאָלעקטיוו) knew that we were trouble. The contract said that we needed to deliver "Z". Even though the project is time & materials and even though we only promised "best efforts" צו באַפרייַען ז און אַפֿילו כאָטש מיר האבן גרויס טערעץ פֿאַר פעלנדיק די עקספּרעס … די דנאָ שורה איז אַז עס איז נישט קוקן גוט — מיר זענען נישט געגאנגען צו באַפרייַען ז אין אַ פאָרעם אַ קוואַליטעט וואָס וואָלט מאַכן ווער עס יז שטאָלץ.
רעקאַגנייזינג דעם, מיר זענען צו פאַרוואַלטונג און דערציילט זיי אַז דער פּרויעקט בודזשעט וואָלט זייַן קאַנסומד דורך אַ זיכער דאַטע און אַז מיר זענען אין קאָנפליקט מיט ז.
א מיני פיירסטאָרם יראַפּטיד איבער דער ווייַטער ביסל טעג.
טאָג 1: פאַרוואַלטונג מאַנשאַפֿט רופט אין זייַן שטעקן פֿאַר אַ ספּעציעל באַגעגעניש (מיר, די קאָנסולטאַנץ זענען נישט פארבעטן). Contracts are printed and handed out to everyone and a line-by-line review ensues. Management puts the staff members on the defensive. I don’t think the phrase "סטאָקכאָלם סינדראָמע" איז * פאקטיש * געוויינט, אָבער איר באַקומען די בילד. We’re a tight-knit group, נאָך אַלע, און דער שטעקן האט שוין ארבעטן מיט אונדז קאָנסולטאַנץ טאָג אין און אויס פֿאַר עטלעכע חדשים איצט.
טאָג 2: Management calls another staff meeting. They feel a little better. They want options and ideas for moving forward. They realize there’s still six weeks remaining in the current project budget, which is still a decent bit of time. One of the action items: פּלאַן אַ באַגעגעניש מיט פול ימפּלאַמענטיישאַן קאָלעקטיוו (אַרייַנגערעכנט קאָנסולטאַנץ).
טאָג 5: גאַנץ מאַנשאַפֿט מיץ, constructive meeting ensues and a new achievable plan put into place. Even better, we’ve already begun discussing phase two and the client invites us to prepare proposals for that phase immediately.
אויב מיר האט געווארט ביז נאָר דרייַ וואָכן פארבליבן, אָדער אַפֿילו ערגער, איינער אָדער צוויי וואָכן, it would have been much different. Instead of a constructive meeting to re-align the project, מיר וואָלט האָבן שוין פּולינג אויס סטאַטוס מעלדעט, parsing the contract and reviewing old emails to justify this or that decision. We would have "won" but is it really "winning" אין דעם פאַל?
אַזוי, אויב איר האָט צו געבן שלעכט נייַעס, give it early. Bad news given late isn’t just bad, עס ס שרעקלעך.
