[Увага: Гэты артыкул Папярочны адпраўлены ў Канчатковага карыстальніка SharePoint тут: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Часам, калі вы працуеце ў якасці кансультанта (як прафесія, або ў кансультатыўнай ролі ў вашай кампаніі), you find yourself living in an Onion story. The Onion has a series of articles called “Ask an [эксперт] аб [некаторыя праблемы]". This follows the famous “Dear Abby” format where a concerned person is asking for personal advice. The onion’s “expert”, аднак, is so focused on his/her area of expertise and current problems that the expert ignores the question entirely and rambles on about his area of expertise. As consultants, we need to keep that in mind all the time and avoid falling into that trap. It’s classically described like this – “when you use a hammer all day long to solve your problems, everything starts to look like a nail.” We professional consultants are always on guard against that kind of thing, але мы ўступаем у кантакт з людзьмі, якія з'яўляюцца сур'ёзнымі прафесіяналамі ў сваёй уласнай ролі, but are not consultants. They don’t have the same need or training to do otherwise.

На мінулым тыдні, Я напісаў аб адным з кліентаў маёй кампаніі і ў цяперашні час праекце we have to enable high quality collaboration between various eye doctors in the US and Canada performing clinical research on rare disease. In addition to leveraging core SharePoint features to enable that collaboration, we’re also working an expense submission and approval process. It’s complicated because we have so many actors:

• Жменька людзей у практыку розных лекараў, якія могуць увайсці выдаткі на лініі.
  • Ёсць больш 40 лекараў практыкі.
  • У нейкі практыкі, Лекар выкарыстоўвае сістэму непасрэдна.
  • На шматлікіх практык, Супрацоўнікі лекара выкарыстоўвае сістэму непасрэдна.
• Фінансавага адміністратара (хто працуе на маіх прамых кліентаў) які разглядае выдаткі на дакладнасць і рэлевантнасць, зацвярджэнні або пазбаўляючы іх на арганізацыйным узроўні.
• A 3rd party accounts payable group. These people pay all of the bills for out client, not just bills coming out of the rare disease study.

The Accounts Payable group has been a challenge. Working with them yesterday reminded me of the Onion series. In my role as business consultant, Я растлумачыў неабходнасць крэдыторскай запазычанасці кампаніі:

• Клінічныя даследаванні сайтаў (лекараў практыкі) Даследаванне панесці выдаткі, звязаныя з.
• They log onto the “web site” and enter their expenses using an online form. У гэтым выпадку, the “web site” is hosted with SharePoint and the expenses are entered into an InfoPath form. Expense receipts are scanned, загружаны і мацуецца непасрэдна да форме.
• Аўтаматызаваны працэс працоўны працэс імкнецца узгодненымі з адпаведнымі фінансавымі адміністратарам.
• Вы, dear 3rd party AP company – please review and approve or deny this expense. I’ll send it to you any way that you want (у межах разумнага).На дадзены момант у абмеркаванні, I don’t really care how it needs to be bundled. I want to work with the AP group to understand what they need and want.

Калі я растлумачыў неабходнасць, 3. Партыі глыбока пагрузіцца ў іх унутраныя фетыш жаргоне аб працэсах зацвярджэння выдаткаў, Oracle коды, віцэ-прэзідэнты подпісы, 90 дзень сваю чаргу абыходныя, і г.д.. And panic. I shouldn’t forget about the panic. One of the bed rock requirements of the consulting profession is to learn how to communicate with people like that who are themselves not trained or necessarily feel a need to do the same. Among other things, it’s one of the best parts of being a consultant. You get to enter a world populated with business people with completely different perspectives. I imagine it’s a little bit like entering the mind of a serial killer, выключэннем таго, што вы не разбурана да жыцця пасля вопыту (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [гл. заўвагу ніжэй важнай ***] ).

One of the great things about our technical world as SharePoint people is that we have ready-made answers to many of the very valid concerns that people such as my AP contact have. Is it secure? How do I know that the expense was properly vetted? Can I, у якасці канчатковага плацельшчыка, убачыць усе дэталі расходу? How do I do that? What if I look at those details and don’t approve of them? Can I reject them? What happens if the organization changes and the original approver is no longer around? Can we easily change the process to reflect changes in the system? Ці магу я вярнуцца да гэтага выдаткі на год пазней, калі і калі я атрымліваю правераны і павінны абараняць аплаты?

Як людзі SharePoint, we can see how to answer those questions. In my client’s case, мы адказваем ім больш ці менш, як гэта:

• InfoPath формы для дазволу сайтам запісваць свае выдаткі і прадстаўляць іх на зацвярджэнне.
• Сайты могуць вярнуцца на сайт, каб паглядзець стан іх справаздачу аб выдатках у любы час.
• Як адбываюцца значныя падзеі (e.g. кошт зацверджаны і прадстаўлены да аплаце), Сістэма актыўна паведамляе іх па электроннай пошце.
• Сістэма паведамляе фінансавыя адміністратарам адзін раз, як справаздачу быў прадстаўлены на зацвярджэнне.
• Фінансавы адміністратар ўхваляе або адхіляе запыт.
• Пасля зацвярджэння, кошт захутаныя ў электронны ліст і адправілі ў трэцюю арганізацыю плацельшчыка партыі.
• 3. Партыі плацельшчыка мае ўсю інфармацыю, яны павінны азнаёміцца ​​рахунак і можа атрымаць доступ да асяроддзя SharePoint, каб паглыбіцца ў дэталі (у першую чаргу гісторыі аўдыту для праверкі «ісціна» выдаткаў).
• 3rd party payer can approve or reject the payment using their own internal process. They record that outcome back in the SharePoint site (які выклікае апавяшчэнне па электроннай пошце адпаведным людзям).
• У будучыні, было б нядрэнна, каб выразаць гэтую STILLY працэсу электроннай пошце і замест карміць за кошт інфармацыю непасрэдна ў іх сістэме.

У заключэнне, ёсць стыль жыцця тут, што я апісваю з пункту гледжання прафесійнага кансультанта гледжання, but which applies almost equally to full time employees in a BA and/or power user role. Work patiently with the experts in your company and extract the core business requirements as best you can. With a deep understanding of SharePoint features and functions to draw upon, амаль заўсёды, Вы зможаце адказаць на праблемы і прапанаваць шляхі паляпшэння працоўнага дня кожнага Узмацняючы асноўныя функцыі SharePoint.

***Важнае заўвага: I really don’t mean to compare AP people to serial killers. Аднак, I could probably name some AP pro’s who have probably wished they could get a restraining order against me stalking them and asking over and over again. “Where’s my check?” “Where’s my check?” “Where’s my check?"

</канец>

Падпісацца на мой блог.

Выконвайце за мной на Twitter у http://www.twitter.com/pagalvin