(this entry cross posted between http://paulgalvin.spaces.live.com/blog/ і http://blogs.conchango.com)

Апублікаваныя на гэтым сайце, мае ўласныя і не абавязкова адлюстроўвае пазіцыю аўтара Conchango, стратэгіі або меркаванні.

Агляд:

Гэтая запіс апісвае некаторую даведачную інфармацыю на вялікім (3,000 карыстальнікаў) Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) rollout and what we did to get the project rolling in such a way that the client is happy and firmly down a path that ends with full adoption of the MOSS feature set. As of the writing of the entry, we are approximately 50% complete with the first phase of the project. As things progress, I’ll update this entry and/or write new entries.

In this specific case, the company had already installed SharePoint Portal Server 2003. The IT group installed the product in a sort of "let’s see if anyone cares" fashion. It was quickly adopted by many business users and became quite popular in the enterprise at large. Як вы можаце сабе, гэта была не самая лепшая стратэгія разгортвання (якой кліент цалкам дапускае) MOSS і калі прыбылі на месца здарэння, the client resolved to "do it right" і наняў нас, каб дапамагчы ім.

Адным з цэнтральных пытанняў, якія стаяць перад намі, калі мы прыступілі да рэалізацыі гэтага праекта было: Як ўвядзем MOSS з гэтым кліентам? Given that the client already had experience with SharePoint, цікава — do we need to do "differential" навучанне ці ж мы пачнем з нуля? After working with key users, we determined that treating this as a green field project made more sense.

That decision gave a starting point but still left us with the major requirement of figuring out a good strategy for rolling MOSS out to the enterprise. MOSS is such a big animal … it includes content management, кіравання дакументамі, пошук, бяспеку, мэтавай аўдыторыі, кіраванне праектам, "fabulous forty" шаблоны, працоўны працэс, бізнес-дадзеных раз'ём, і г.д.. Couple this with the fact that it’s a large organization that можа сапраўды зрабіць выкарыстанне практычна ва ўсіх буйных функцыя MOSS і ў вас ёсць задаткі вялікага праекта з прадпрыемствам дасяжнасці і шмат добрых рэчаў, якія адбываюцца.

Мы сутыкаемся з гэтым пытаннем раз і зноў … Мос прадпрыемствы дасяжнасці з яго прадпрыемствам наборам функцый, Але нават некалькі спрактыкаваных кліентаў маюць цяжкі час у думках паглынальныя гэтыя функцыі, не кажучы ўжо пра ўключэнне значнай часткі з іх у іх паўсядзённым жыцці.

I don’t have a magic solution to the problem. I instead address just the very first steps that we’ve taken with the client to lead them down the path to successful long-term adoption.

Сфера:

As much as I wanted the team to craft a project plan that included such milestones as "PoepleSoft Integration via BDC Completed", "New Cross-Departmental Product Launch Workflow Complete" and "Executive Management KPI’s Accepted", I had to settle for something less. This is not to say that "less" дрэнна. На самай справе, the "less" that we decided for the initial rollout was miles ahead of where they were before we started. У нашым выпадку, the "less" ператварыўся ў:

• Простае кіраванне дакумента з выкарыстаннем бібліятэкі дакументаў, version control and content types.
• Эфектыўнага пошуку на аснове тыпаў кантэнту і карыстальніка пошуку загадзя (праз кіраванымі ўласцівасцямі, XSLT вырабляць даволі вынікамі, і г.д.).

У дадатак да паказаных вышэй маштабу прадпрыемства функцый (гэта азначае, што яны павінны былі быць распаўсюджана на ўсіх ведамстваў і карыстальнікаў), мы дадалі наступныя Сінглтан ў сферы міні-праектаў:

• Доказ канцэпцыі інтэграцыі BDC.
• Шматступеннага і шматгаліновага працоўны працэс ствараецца з дапамогай SPD.
• Комплексныя формы InfoPath.
• Павярхоўная KPI для некаторых бізнес-працэсаў (верагодна, HR талент набыцця ў нашым выпадку, хоць гэта можа змяніцца).

Аб'ём тут не 100% accurate but representative of our approach and sufficient for my purpose here, which is to explain what I consider to be an "effective" Увядзенне мох, які будзе ўключаць кліента цвёрда ўніз залаты шлях да поўнага прыняцця MOSS.

I won’t write much more about the singleton in this entry. I do want to point out that these are part of our over-arching strategy. The idea is to implement the core document management and search features to all users yet provide highly functional, high visible and highly representative examples of other core MOSS features which are simply beyond the ability of most users to absorb at this early stage. Аднак, they will be "out there" і адзін спадзяецца, што іншыя бізнэс-адзінкі будуць ведаць або даведацца пра іх і хочам, каб гэтыя магчымасці для сябе, leading to greater adoption. These singleton success stories also serve to provide our sales team "ammunition" для паспяховай перамогі другі, third and n-phase projects.

Што мы Представьтесь і чаму?

Размясціўшыся па кіраванні дакументамі і пошуку ў якасці базавага ў маштабах прадпрыемства патрабаванні, we needed to start gathering details. As a practical matter, гэта круцілася вакол разумення іх дакументы і што ў канчатковым выніку адлюстроўваецца на разуменні тыпаў кантэнту.

I’ve found it’s difficult to explain content types without visual aides. More technical folk can walk away from a discussion about content types when CT’s are described in database terms. "A CT is similar to a database table, it has columns and columns are defined in terms of data types, but CT data types include more than simple integer/date, but also "choice" and "lookup" and the like." We can talk about "extending" тыпаў кантэнту, much like one can inherit functionality from a base class in object oriented languages. However this is obviously not helpful for the transportation department admin person who has no technical background. Гэта значыць, nearly everyone that matters in a MOSS rollout.

Using a white board is iffy. I’ve presented the idea of a content type and drawn brilliant (або так яны здаюцца) фатаграфіі тыпаў кантэнту і што яны робяць для вас з пункту гледжання пошуку і як яны могуць быць пашыраны, і г.д.. У рэшце рэшт, такое пачуццё, што некаторыя лямпачкі ўключылі, but the resulting white board picture is a mess.

Гэта прывяло нас да сённяшняга і да гэтага часу найбольш эфектыўным месцам пасадкі: Сайт MOSS пясочніцы настроены, каб паказаць гэтыя асаблівасці.

Выкарыстанне пясочніцы сайце, мы дэманструем:

• Тыпы кантэнту:
  • Стварэнне КТ з некалькімі тыпамі дадзеных (тэкст, дата, выбар, лагічны, пошук, і г.д.).
  • Падаўжэнне КТ шляхам стварэння новай КТ заснавана на аднаго з бацькоў.
  • Пошук дакументаў з дапамогай КТ метададзеных.
• Бібліятэкі дакументаў:
  • Звязванне аднаго CT з бібліятэкай.
  • Што адбываецца, калі мы загрузіць дакумент у гэтую бібліятэку?
  • Звязванне валодаць некалькімі КТ з бібліятэкай Doc.
  • Што адбываецца, калі мы загрузіць дакумент у гэтую бібліятэку?
  • Фільтраванне і сартаванне з дапамогай загалоўкаў слупкоў ў Doc Lib.
  • Уяўленнях бібліятэкі дакументаў:
    • Сартаванне
    • Групоўка
    • "Quick entry" (Дадзеныя ліста)
    • "Untagged data" (для аказання дапамогі ў міграцыі ў MOSS з іншых крыніц ўтрымання; больш падрабязна пра гэта ніжэй).

Сайт Sandbox:

Мы распрацавалі нашы пясочніцы сайт, каб быць пастаянным элементам у асяроддзі распрацоўкі, якія будуць выкарыстоўвацца ў навучальных мэтах мы яшчэ доўга пасля завяршэння праекта і уключаў у сябе некалькі артэфактаў, як апісана:

Тыпы кантэнту:

Мы вызначылі наступныя тыпы кантэнту: Рахунак-фактура, Заказ на куплю, Паслугі Лік.

Мы выбралі рахункі і замове, таму што яны больш-менш універсальна пад
stood entities. Everyone in business understands that an invoice is a demand for payment to a customer for an amount issued on a certain дата to be paid as per some payment terms. This leads to a natural definition of a CT which we called "Training Invoice" (to distinguish it from any other kind of invoice). The purchase order is similarly easily defined. We also created a "Training Services Invoice" by creating a new CT based upon the "Training Invoice" CT and added just one column, "services rendered".

With the above, we can now demonstrate some key features of CT’s without getting bogged down trying to explain an abstract concept first; everyone already understands what we mean by "invoice" and "purchase order" and are instead able to focus on mechanics of the CT itself.

Наладжвальныя спісы:

CT with columns of type "lookup" point to a custom list or document library. We use this extensively and for the sandbox, we created one supporting custom list that contains customers. We picked customers because it’s an easy concept to understand and easy to demonstrate. The Invoice CT has a column, "customer" that is defined of type "lookup" that points at this list.

We created a similar custom list to manage "vendors" for the "Purchase Order" CT.

Бібліятэкі дакументаў:

We created two document libraries: "Invoices" and "Mixed Documents".

We configured the invoices document library to manage only documents of CT type "Invoice".

We configured the "Mixed Documents" library to manage all three CT’s.

Create several views that show sorting, filtering, data sheet and grouping.

Пошук:

We defined two new managed properties and mapped them to Invoice Number and Customer.

We created a new customized advance search site and modified it to enable users to search for "invoices" using those two mapped properties.

Modify the XSLT so that the invoice and customer number, when present, appear in an HTML table in a bright color. The objective here is to demonstrate that such formatting is possible.

Putting it all together:

We arrange for key users to participate in a demo.

We follow this simple script:

1. Describe the meaning and purpose of a CT, using invoices and purchase orders as examples.
2. Пакажа фактуру вызначэнне КТ адначасова запэўніваючы іх, што ім не трэба выкарыстоўваць гэтыя экраны самі, проста забраць паняццяў.
3. Ідзіце ў бібліятэку дакументаў рахункаў.
4. Загрузіць дакумент.
5. Прадэманстраваць, што кліент расчыняецца сапраўды атрыманы з карыстацкага спісу.
6. Дадаць новага кліента ў спіс кліентаў, а затым абновіце мета апошні час адпраўкі рахункаў па дадзеных з ізноў створаным кліентам.
7. Switch to the "mixed documents" library and upload a document. Explain how the system prompts for a document type.
8. Go back to invoices document library and show how clicking on a column name changes sort order.
9. Прадэманстраваць на ўзроўні слупкоў фільтрацыі.
10. Паказаць розныя пункты гледжання, якія дэманструюць шматузроўневая сартаванне, фільтраванне і групоўка.
11. Паказаць акне прагляду дадзеных ліста.
12. Explain the purpose of a "untagged documents" глядзець.
13. Switch to the customized advanced search.
14. Да гэтага часу, the recently uploaded document should have been crawled and indexed, so perform a search that demonstrates ability to locate that invoice via the mapped property.
15. We demonstrate the difference between searching via mapped properties vs. just a text search.

У гэты момант, we are more or less done with the demo. It seems to take about 30 да 45 хвілін, depending on how many questions people ask.

We then send them back to their desks with "homework". This consists of a simple excel spreadsheet where we ask them to define for us what they think they need in terms of CT’s, both at a high level (just name and business purpose) as well as columns and type of data they would store in the column. We don’t ask them to define column data types in MOSS terms, but business terms.

У рэзюмэ:

We’ve created a sandbox environment that we can use to demonstrate some core MOSS features whose appeal are enterprise-wide.

We have modeled easily understood and common business entities so that users can focus on MOSS and not get bogged down on the entities / Прыклады сябе.

Business users walk away from theses sessions with "homework" ў выглядзе дакументаў Excel якой яны цяпер кампетэнтным, каб запоўніць і выкарыстоўваць для стварэння ўласнага першая зборка тыпаў кантэнту.

У рэшце рэшт, як мы праводзім дэма з цягам часу, камандай кліента члены самі становяцца больш здольнымі пераносіць, зрабіць дэма сабой і ўвогуле вызваліць астатніх з нас, каб працаваць на больш складаныя пытанні, такіх як Глабальная таксанамічная, складаных працоўных працэсаў, BDC і таму падобнае.