[Nota: Aquest article creuada per L'usuari final SharePoint aquí: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Vegades, Quan està treballant com a consultor (com a professió, o en una comesa autènticament consultiva a l'empresa), et trobes en una història de ceba. La ceba té una sèrie d'articles anomenats "preguntar una [experts] sobre [algun problema]”. Això segueix el famós "Benvolgut Abby" format on una persona preocupada és demanar un assessorament personal. "Expert" de la ceba, No obstant això, així se centra en la seva àrea d'especialització i problemes actuals que l'expert ignora totalment la pregunta i rambles sobre la seva àrea d'especialització. Com a consultors, Cal que tingueu en compte tot el temps i evitar caure en la trampa. Clàssica és descrita com això-"Quan utilitzeu un martell tot el dia per resoldre els seus problemes, tot comença a semblar una ungla." Consultors professionals som sempre en guàrdia contra aquest tipus de coses, però entrem en contacte amb persones que són professionals seriosos en el seu propi paper, però no són consultors. No tenen la mateixa necessitat o formació per fer-ho.

La setmana passada, Vaig escriure sobre un dels clients de la meva empresa i un projecte en curs hem de permetre la col·laboració d'alta qualitat entre diversos metges d'ull als EUA i Canadà duent a terme la recerca clínica a malalties rares. A més aprofitant trets SharePoint de nucli per permetre aquesta col·laboració, També estem treballant un procés de presentació i aprovació de despesa. És complicat perquè tenim tants actors:

• Un grapat de persones en pràctiques dels diferents metges que podeu introduir les despeses en línia.
  • Hi ha més 40 pràctiques dels metges.
  • En algunes pràctiques, el metge utilitza el sistema directament.
  • A moltes pràctiques, El personal del doctor utilitza el sistema directament.
• Un administrador financer (que treballa per al meu client directe) Qui revisa les despeses per a l'exactitud i pertinència, aprovar-los o negar-los a nivell organitzatiu.
• Grup pagar comptes d'una 3a festa. Aquestes persones pagar totes les factures per a client, factures no només sortint de l'estudi de malalties rares.

El grup de comptes per pagar ha estat un repte. Treballar amb ells, ahir em va recordar la sèrie de ceba. En el meu paper com a consultor d'empreses, Li vaig explicar la necessitat de l'empresa pagar comptes:

• Llocs d'estudis clínics (pràctiques dels metges) incórrer en despeses relacionades amb estudi.
• Van iniciar sessió en el "lloc web" i introdueix les seves despeses, utilitzant un formulari en línia. En aquest cas, el "lloc web" està allotjat amb SharePoint i les despeses s'introdueixen en un formulari InfoPath. Justificants de despeses són escannejats, pujat i connectat directament al formulari.
• Un procés automatitzat de flux de treball busca l'aprovació de l'administrador financer adequat.
• Vostè, 3r estimat partit empresa AP-si us plau revisar i aprovar o denegar aquesta despesa. Vaig a enviar a vostè qualsevol manera que vulgueu (raonablement).En aquest punt en la discussió, Realment no importa com ha de ser agrupats. Vull treballar amb el grup d'AP per entendre el que necessita i vol.

Quan li vaig explicar la necessitat, el tercer va caure en picat profunda en el seu argot Superxeries intern sobre processos d'aprovació de despesa, Codis d'Oracle, signatures presidencials Vicepresident, 90 al seu torn-arounds de dia, etc. I el pànic. Jo no oblida el pànic. Un dels requisits de la professió consultoria Roca llit és per aprendre a comunicar-se amb gent com allò que són ells mateixos no entrenat o necessàriament senten la necessitat de fer el mateix. Entre altres coses, és una de les millors parts de ser un consultor. S'arriba a entrar en un món poblat amb empresaris amb perspectives completament diferents. M'imagino que és una mica com entrar en la ment d'un assassí en sèrie, excepte que no està en ruïnes per la vida després de l'experiència (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [veure Nota important sota * * *] ).

Una de les grans coses sobre el nostre món tècnic com persones SharePoint és que tenim les respostes a moltes de les inquietuds molt vàlids que la gent com el meu contacte AP tenen. És segur? Com sé que la despesa va ser investigat correctament? Puc, com el pagador final, veure tots els detalls de la despesa? Com que faig? Si mira aquells detalls i no s'aproven d'ells? Jo pot rebutjar-los? Què passa si els canvis d'organització i l'approver original ja no és al voltant de? Fàcilment podem canviar el procés per reflectir els canvis en el sistema? Pot jo revisar aquesta despesa un any més tard si i quan aconsegueix auditats i cal defensar el pagament?

Com a persones del SharePoint, podem veure com contestar aquestes preguntes. En el cas del meu client, contestem-los més o menys com aquesta:

• Formulari InfoPath per permetre llocs enregistrar les seves despeses i enviar-les a l'aprovació.
• Llocs pot tornar al lloc per veure l'estat del seu informe de despesa en qualsevol moment.
• Com es produeixen importants esdeveniments (e. g. la despesa és aprovat i presentat per al pagament), el sistema de manera proactiva notifiqui per correu electrònic.
• El sistema Notifica a l'administrador financer una vegada s'ha presentat un informe d'aprovació.
• Administrador financer aprova o rebutja la petició.
• A l'aprovació, la despesa és empès cap amunt en un correu electrònic i enviat a l'organització 3r partit pagador.
• La 3a pagador partit té tota la informació que necessitin revisar la despesa i pot accedir a l'entorn del SharePoint per aprofundir en els detalls (Historial per verificar la "veritat" de les despeses d'auditoria principalment).
• 3pagador de partit Rd podeu aprovar o rebutjar el pagament utilitzant el seu propi procés intern. Van gravar aquest resultat en lloc del SharePoint (que provoca una notificació per correu electrònic a les persones adequades).
• En el futur, seria bonic tallar aquest procés de correu electrònic stilly i en canvi alimenten la informació despeses directament al seu sistema.

En conclusió, hi ha un estil de vida aquí que descric des punt de vista del consultor professional, però que s'aplica igualment gairebé completa d'empleats de temps d'una llicenciatura i/o paper d'usuari de poder. Treballar amb paciència amb els experts en la seva companyia i extreure els requeriments de negoci bàsiques com millor es pot. Amb un profund coneixement de SharePoint trets i funcions d'aprofitar, més sovint que no, vostè serà capaç de respondre a les preocupacions i oferir formes de millorar de tothom treball dia mobilització SharePoint característiques principals.

***Nota important: Jo realment no vull comparar persones AP assassins en sèrie. No obstant això, Probablement podria anomenar alguns AP pro de la que probablement ha desitjat que podria aconseguir un ordre que refrenava contra mi assetjant-los i demanant una i altra vegada. "On és la meva entrada?"" On és la meva entrada?"" On és la meva entrada?”

</final>

Subscriure's al meu blog.

Follow me on Twitter http://www.twitter.com/pagalvin