[Σημείωση: Cross-δημοσιεύτηκε αυτό το άρθρο Τελικό χρήστη του SharePoint Εδώ: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Μερικές φορές, Όταν εργάζεστε ως σύμβουλος (ως επάγγελμα, ή σε συμβουλευτικό ρόλο μέσα στην εταιρεία σας), Μπορείτε να βρείτε τον εαυτό σας που ζουν σε μια ιστορία κρεμμύδι. Το κρεμμύδι έχει μια σειρά από άρθρα που ονομάζεται "Ask μια [εμπειρογνωμόνων] σχετικά με την [κάποιο πρόβλημα]”. Αυτό ακολουθεί τη διάσημη «Αγαπητέ Άμπι» μορφή όπου ένα ενδιαφερόμενο πρόσωπο ζητά προσωπική συμβουλή. Το κρεμμύδι είναι "ειδικός", Ωστόσο, είναι τόσο επικεντρώθηκε στον τομέα του / της εμπειρογνωμοσύνης και τρέχοντα προβλήματα ότι ο εμπειρογνώμονας αγνοεί το ερώτημα εξ ολοκλήρου και περιπάτους σχετικά με τον τομέα εμπειρογνωμοσύνης. Ως σύμβουλοι, πρέπει να λάβετε αυτός υπόψη όλη την ώρα και την αποφυγή πτώσης σε αυτήν την παγίδα. Είναι κλασικά περιγράφεται όπως αυτό-"όταν χρησιμοποιείτε ένα σφυρί όλη την ημέρα για να λύσει τα προβλήματά σας, ό, τι αρχίζει να μοιάζει με ένα καρφί». Επαγγελματικοί σύμβουλοι είμαστε πάντα σε επιφυλακή από τέτοια πράγματα, αλλά θα έρθει σε επαφή με τους ανθρώπους που είναι σοβαρός επαγγελματίες σε δικό τους ρόλο, αλλά δεν είναι σύμβουλοι. Δεν έχουν την ίδια ανάγκη ή κατάρτισης σε αντίθετη.

Προηγούμενη εβδομάδα, Έγραψα για ένα από τα προγράμματα-πελάτες της εταιρείας μου και ένα έργο σε εξέλιξη πρέπει να καθίσταται δυνατή η υψηλής ποιότητας συνεργασία μεταξύ διαφόρων γιατρών μάτι στις ΗΠΑ και τον Καναδά εκτελούν κλινική έρευνα για σπάνιες ασθένειες. Εκτός από τη μόχλευση των βασικών δυνατοτήτων του SharePoint προκειμένου η συνεργασία, Εργαζόμαστε επίσης μια διαδικασία υποβολή και έγκριση των εξόδων. Είναι περίπλοκη γιατί έχουμε τόσες πολλές Ηθοποιοί:

• Μια χούφτα των ατόμων σε διαφορετικές πρακτικές που να εισαγάγετε έξοδα γραμμής.
  • Υπάρχουν πάνω από 40 πρακτικές.
  • Σε μερικές πρακτικές, ο γιατρός χρησιμοποιεί το σύστημα απευθείας.
  • Σε πολλές πρακτικές, προσωπικό του γιατρού που χρησιμοποιεί το σύστημα απευθείας.
• Ένα οικονομικό διοικητή (Ποιοι εργάζονται για διευθύνω πελάτης μου) που αναθεωρεί τα έξοδα για την ακρίβεια και τη σχετικότητα, έγκριση ή άρνηση τους στο επίπεδο του οργανισμού.
• Ένα 3ο κόμμα λογαριασμοί πληρωτέα ομάδα. Αυτοί οι άνθρωποι να πληρώσει όλους τους λογαριασμούς για πελάτη, όχι μόνο τους λογαριασμούς που βγαίνει από τη μελέτη του σπάνια ασθένεια.

Πληρωτέους λογαριασμούς ομάδας υπήρξε μια πρόκληση. Εργασίας με τους χθες μου θύμισε της σειράς κρεμμύδι. Στο ρόλο μου ως σύμβουλος επιχειρήσεων, Μου εξήγησε την ανάγκη στην εταιρεία πληρωτέα λογαριασμούς:

• Κλινικές μελέτες χώρων (πρακτικές) επιβαρύνονται με έξοδα που αφορούν τις σπουδές.
• Θα συνδεθείτε στο "τοποθεσία web" και εισάγετε τους έξοδα μέσω του ηλεκτρονικού Δελτίου. Σε αυτή την περίπτωση, "τοποθεσία web" φιλοξενείται με SharePoint και τα έξοδα εγγράφονται σε μια φόρμα του InfoPath. Έξοδα έσοδα θα σαρωθούν, φορτώθηκε και συνδέονται άμεσα με τη μορφή.
• Μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας διαδικασία επιδιώκει έγκριση από τον κατάλληλο οικονομικό διαχειριστή.
• Σας, Αγαπητέ 3ο κόμμα εταιρεία AP-μελετήστε και αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αυτή η δαπάνη. Θα το στείλει σε εσάς οποιονδήποτε τρόπο που θέλετε (μέσα στο λόγο).Σε αυτό το σημείο στη συζήτηση, Εγώ δεν ενδιαφέρονται πραγματικά πως αυτό πρέπει να είναι δεσμοποιημένες. Θέλω να εργαστώ με το AP ομάδα να καταλάβουμε τι χρειάζονται και θέλουν.

Όταν μου εξήγησε την ανάγκη, το 3ο μέρος πήρε μια βαθιά βουτιά σε τους εσωτερική mumbo jumbo κορακίστικα, σχετικά με τις διαδικασίες έγκρισης δαπάνης, Oracle κωδικούς, Αντιπρόεδρος προεδρικές υπογραφές, 90 ημέρα υπέρ, κλπ. Και τον πανικό. Δεν πρέπει να ξεχάσουμε τον πανικό. Μία από τις απαιτήσεις του ροκ κρεβάτι του επαγγέλματος συμβούλων είναι να μάθουν πώς να επικοινωνούν με τους ανθρώπους όπως αυτό που οι ίδιοι δεν εκπαιδεύονται ή αναγκαστικά αισθάνονται την ανάγκη να κάνει το ίδιο. Μεταξύ άλλων, είναι ένα από τα καλύτερα μέρη της ύπαρξης ενός συμβούλου. Έχετε να μπείτε σε ένα κόσμο που κατοικείται με επιχειρηματίες με εντελώς διαφορετικές οπτικές γωνίες. Φαντάζομαι ότι είναι λίγο σαν να μπαίνετε στο μυαλό του ενός κατά συρροή δολοφόνου, εκτός από το ότι σας δεν είναι κατεστραμμένη για τη ζωή μετά την εμπειρία (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [Δείτε παρακάτω ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΣΗΜΕΙΩΣΗ ***] ).

Ένα από τα μεγάλα πράγματα για τον τεχνικό κόσμο μας ως άνθρωποι του SharePoint είναι ότι έχουμε έτοιμες απαντήσεις σε πολλά από τα πολύ βάσιμες ανησυχίες ότι οι άνθρωποι, όπως η επαφή μου AP έχουν. Είναι ασφαλή? Πώς μπορώ να ξέρω ότι η δαπάνη ήταν σωστά υποβληθεί σε έλεγχο? Μπορώ να, ως τελική πληρωτής, Δείτε όλες τις λεπτομέρειες της δαπάνης? Πώς μπορώ να κάνω αυτό? Τι και αν κοιτάζω αυτές τις λεπτομέρειες και δεν εγκρίνει τους? Μπορεί να τους απορρίπτουν? Τι θα συμβεί αν οι αλλαγές του οργανισμού και του αρχικού υπεύθυνου ελέγχου δεν είναι πλέον γύρω από? Μπορούμε εύκολα να αλλάξουμε τη διαδικασία για να αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές στο σύστημα? Να μου επανεξετάσει αυτή η δαπάνη ένα χρόνο αργότερα εάν και όταν πάρει ελέγχθηκαν και πρέπει να υπερασπιστούμε την πληρωμή?

Ως άνθρωποι του SharePoint, μπορούμε να δούμε πώς να απαντήσει στα ερωτήματα αυτά. Στην περίπτωση του πελάτη μου, τους απαντάμε περισσότερο ή λιγότερο σαν αυτό:

• Φόρμα InfoPath για να επιτρέπεται σε ιστότοπους να καταγράφει τις δαπάνες τους και να τα υποβάλλει για έγκριση.
• Τοποθεσίες μπορεί να επιστρέψει στην περιοχή για να δείτε την κατάσταση των εξόδων τους, ανά πάσα στιγμή.
• Καθώς συμβαίνουν σημαντικά γεγονότα (π.χ.. εγκρίνεται η δαπάνη και για πληρωμή), το σύστημα προληπτικά τους ειδοποιεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Το σύστημα ενημερώνει του διαχειριστή, μόλις μια έκθεση που έχει υποβληθεί για έγκριση.
• Οικονομικό διοικητή που εγκρίνει ή αρνείται την αίτηση.
• Μετά από έγκριση, η δαπάνη είναι ομαδοποιούνται σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έστειλε στον 3ο κόμμα πληρωτή οργανισμό.
• Το 3ο κόμμα πληρωτή έχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να επανεξετάσει τη δαπάνη και να έχετε πρόσβαση σε το περιβάλλον SharePoint να χώνω τις λεπτομέρειες (κυρίως ελέγχου ιστορία να εξακριβώσει την «αλήθεια» των δαπανών).
• 3ΟΔΟΣ πληρωτή κόμμα μπορεί να εγκρίνει ή να απορρίψει την πληρωμή χρησιμοποιώντας τη δική τους εσωτερική διαδικασία. Καταγράφουν το αποτέλεσμα πίσω σε τοποθεσία του SharePoint (η οποία προκαλεί μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατάλληλα άτομα).
• Στο μέλλον, θα ήταν ωραίο να αποκοπεί από αυτή τη διαδικασία stilly ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αντί η δαπάνη πληροφοριών απευθείας στο σύστημα τροφοδοσίας.

Εν κατακλείδι, υπάρχει ένας τρόπος ζωής εδώ που περιγράφω από άποψη του επαγγελματικού συμβούλου, αλλά που εφαρμόζεται σχεδόν εξίσου πλήρης απασχόλησης στο Πτυχίο ή/και δύναμη ρόλο χρήστη. Να δουλεύουν υπομονετικά με τους ειδικούς στην εταιρεία σας και να εξαγάγετε τις βασικές επιχειρησιακές απαιτήσεις όσο καλύτερα μπορείτε να. Με μια βαθιά κατανόηση του SharePoint χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες για να στηριχθεί, τις περισσότερες φορές δεν, θα είστε σε θέση να απαντήσει στις ανησυχίες και προσφέρουν τρόπους για τη βελτίωση του καθενός εργασία ημέρα μόχλευση πυρήνα δυνατότητες του SharePoint.

***Σημαντική σημείωση: Δεν εννοώ πραγματικά να συγκρίνετε ανθρώπους AP να συρροή. Ωστόσο, Ίσως θα μπορούσα να απαριθμήσω ορισμένα AP pro's που επιθυμούσε κατά πάσα πιθανότητα θα μπορούσαν να πάρουν μια περιοριστική εντολή εναντίον μου, καταδιώκοντας τους και ζητώντας ξανά και ξανά. «Πού είναι επιταγή μου?««Όπου είναι η επιταγή μου?««Όπου είναι η επιταγή μου?”

</Τέλος>

Εγγραφείτε στο blog μου.

Συνέχεια μου για Twitter σε http://www.twitter.com/pagalvin