[नोट: यह आलेख पार करने के लिए पोस्ट अंत उपयोगकर्ता SharePoint यहाँ: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

कभी-कभी, जब आप एक सलाहकार के रूप में काम कर रहे हैं (एक पेशे के रूप में, या आपकी कंपनी के भीतर एक सलाहकार की भूमिका में), तुम मिल खुद एक प्याज कहानी में रहते हैं. प्याज नामक लेखों की एक श्रृंखला है "पूछो एक [विशेषज्ञ] के बारे में [कुछ समस्या]”. यह प्रसिद्ध "प्रिय एबी" स्वरूप इस प्रकार है जहां एक चिंतित व्यक्ति निजी सलाह के लिए पूछ रहा है. प्याज "विशेषज्ञ" है, फिर भी, तो उसकी/उसके क्षेत्र की विशेषज्ञता और विशेषज्ञ सवाल पूरी तरह से उपेक्षा करता है और विशेषज्ञता के अपने क्षेत्र के बारे में rambles वर्तमान समस्याओं पर ध्यान केंद्रित किया है. के रूप में कंसल्टेंट्स, हम की जरूरत है कि सभी समय ध्यान रखें और उस जाल में गिरने से बचने के लिए. "एक हथौड़ा दिन भर अपनी समस्याओं को हल करने के लिए जब आप का उपयोग यह प्रतिष्ठित इस तरह – वर्णित है, सब कुछ एक कील की तरह लग शुरू होता है." हम पेशेवर सलाहकार हमेशा बात का है कि तरह के खिलाफ गार्ड पर कर रहे हैं, लेकिन हम लोग हैं, जो अपनी भूमिका में गंभीर पेशेवर हैं के साथ संपर्क में आते, लेकिन सलाहकार नहीं हैं. वे उसी की जरूरत है या प्रशिक्षण अन्यथा करने के लिए नहीं है.

पिछले सप्ताह, मैं एक मेरी कंपनी के ग्राहकों को और किसी चल रहे प्रोजेक्ट के बारे में लिखा था हम उच्च गुणवत्ता वाले विभिन्न नेत्र चिकित्सकों अमेरिका में और कनाडा के बीच सहयोग को सक्षम करने के लिए नैदानिक अनुसंधान दुर्लभ रोग पर प्रदर्शन कर रहा है. कोर SharePoint सुविधाओं कि सहयोग को सक्षम करने के लिए इस्तेमाल के अलावा, हम भी एक व्यय प्रस्तुत करने और अनुमोदन प्रक्रिया काम कर रहे हैं. यह जटिल है, क्योंकि हम इतने सारे अभिनेताओं:

• विभिन्न डॉक्टरों की प्रथाओं पर जो खर्चों पर लाइन में प्रवेश कर सकते हैं व्यक्तियों का एक मुट्ठी भर.
  • वहाँ से अधिक कर रहे हैं 40 डॉक्टर प्रथाओं.
  • पर कुछ प्रथाओं, डॉक्टर सीधे सिस्टम का उपयोग करता है.
  • पर कई प्रथाओं, डॉक्टर के स्टाफ सीधे सिस्टम का उपयोग करता है.
• एक वित्तीय व्यवस्थापक (जो मेरा सीधा ग्राहक के लिए काम करता है) जो सटीकता और प्रासंगिकता के लिए व्यय की समीक्षा, अनुमोदन करने या उन्हें संगठनात्मक स्तर पर नकार.
• खातों देय समूह 3 पार्टी. इन लोगों के सभी बाहर ग्राहक के लिए बिल के भुगतान, न सिर्फ बिल के दुर्लभ रोग अध्ययन से बाहर आ रही.

खातों देय समूह एक चुनौती रहा है. उनके साथ कल काम कर मुझे प्याज श्रृंखला की याद दिला दी. व्यवसाय परामर्शदाता के रूप में मेरी भूमिका में, मैं जरूरत खातों देय कंपनी को समझाया:

• नैदानिक अध्ययन साइटें (डॉक्टर प्रथाओं) अध्ययन से संबंधित व्यय अपने ऊपर लेना.
• वे "वेब"साइट पर लॉग ऑन करें और अपने खर्च के एक ऑनलाइन फार्म का उपयोग कर दर्ज करें. इस मामले में, 'वेब साइट' SharePoint के साथ की मेजबानी की है और खर्च एक InfoPath प्रपत्र में दर्ज किए गए हैं. व्यय प्राप्तियां स्कैन कर रहे हैं, अपलोड किया गया और सीधे प्रपत्र पर अनुलग्न किए.
• एक स्वचालित वर्कफ़्लो प्रक्रिया उपयुक्त वित्तीय व्यवस्थापक से अनुमोदन करना चाहता है.
• तुम, प्रिय 3rd एपी कंपनी पार्टी-कृपया की समीक्षा करें और स्वीकार या इस व्यय से इनकार. मैं किसी भी तरह से है कि आप चाहते हैं यह करने के लिए आप भेज देंगे (कारण के भीतर).इस बिंदु पर चर्चा में, मैं वास्तव में परवाह नहीं है कैसे यह बंडल किया जा करने के लिए की जरूरत है. मुझे समझ में वे क्या जरूरत है और चाहते हैं के लिए एपी समूह के साथ काम करने के लिए चाहते हैं.

जब मैं व्याख्या की जरूरत, 3 पार्टी व्यय अनुमोदन प्रक्रियाओं के बारे में उनके आंतरिक mumbo जंबो लिंगौ भाषा में एक गहरी डुबकी ले लिया, ओरेकल कोड्स, उप राष्ट्रपति हस्ताक्षरों, 90 दिन बारी-arounds, आदि. और दहशत. मैं आतंक के बारे में भूल नहीं करना चाहिए. एक बिस्तर रॉक आवश्यकताओं के परामर्श पेशे के लोगों के साथ संवाद की तरह है कि जो स्वयं को प्रशिक्षित नहीं कर रहे हैं या जरूरी भी ऐसा ही करने के लिए एक की जरूरत महसूस करने के लिए कैसे जानने के लिए है. अन्य बातों के अलावा, यह एक सलाहकार होने के नाते का सबसे अच्छा भागों में से एक है. आप एक पूरी तरह से अलग अलग दृष्टिकोण के साथ व्यापार के लोगों के साथ पॉपुलेटेड दुनिया में प्रवेश करने के लिए जाओ. मैं कल्पना यह थोड़ा सा एक सीरियल किलर के मन में प्रवेश करने की तरह है, सिवाय इसके कि आप अनुभव के बाद जीवन के लिए बर्बाद कर दिया नहीं कर रहे हैं (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [महत्वपूर्ण नोट नीचे देखें * * *] ).

SharePoint लोगों के रूप में हमारे तकनीकी दुनिया के बारे में महान चीज़ों में से एक है मेरे एपी संपर्क के रूप में बहुत मान्य चिंताओं में से कई पहले से तैयार जवाब कि लोग है कि हम. यह सुरक्षित है? मुझे कैसे पता चलेगा कि खर्च ठीक से संचालित था? मैं कर सकता हूँ, अंतिम भुगतानकर्ता के रूप में, व्यय के सभी विवरण देखें? मैं कैसे करते हो? क्या होगा यदि मैं उन विवरण को देखो और उन्हें का अनुमोदन नहीं? मैं उन्हें अस्वीकार कर सकते हैं? क्या होता यदि संगठन में परिवर्तन और मूल अनुमोदक नहीं रह गया है चारों ओर? हम प्रक्रिया के सिस्टम में बदलाव को प्रतिबिंबित करने के लिए आसानी से बदल सकते हैं? मैं लेखापरीक्षित मिल और भुगतान का बचाव करने के लिए की जरूरत है और अगर, जब मैं एक साल बाद इस व्यय फिर से आना कर सकते हैं?

के रूप में SharePoint लोगों, हम कैसे उन सवालों के जवाब के लिए देख सकते हैं. मेरे मुवक्किल के मामले में, हम उन्हें और अधिक या कम जवाब इस तरह:

• उनके खर्चों को रिकॉर्ड और उन्हें अनुमोदन के लिए सबमिट करने के लिए साइटों की अनुमति दें करने के लिए InfoPath प्रपत्र.
• साइटें उनकी व्यय रिपोर्ट की स्थिति किसी भी समय देखने के लिए साइट के लिए वापस कर सकते हैं.
• के रूप में महत्वपूर्ण घटनाओं घटित (जैसे. व्यय को मंजूरी दी और भुगतान के लिए प्रस्तुत है), प्रणाली लगातार उन्हें ईमेल द्वारा सूचित करती.
• प्रणाली वित्तीय व्यवस्थापक सूचना देता है एक बार एक रिपोर्ट अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया गया है.
• वित्तीय प्रशासक को मंजूरी दी है या अनुरोध इनकार करते हैं.
• अनुमोदन पर, व्यय एक ईमेल में बंडल और 3rd पार्टी भुगतानकर्ता संगठन के लिए भेजा है.
• 3rd पार्टी भुगतानकर्ता सब जानकारी वे व्यय की समीक्षा करने की आवश्यकता है और की गहराई में खुदाई करने के लिए SharePoint पर्यावरण तक पहुँच सकते हैं (मुख्य रूप से खर्च की "सत्य" को सत्यापित करने के लिए ऑडिट इतिहास).
• 3rd पार्टी भुगतानकर्ता स्वीकार या अस्वीकार उनके अपने आंतरिक प्रक्रिया का उपयोग कर भुगतान कर सकते हैं. वे उस परिणाम को वापस में SharePoint साइट रिकॉर्ड (जो उचित लोगों को एक ईमेल अधिसूचना का घोड़ा).
• भविष्य में, यह इस stilly ईमेल प्रक्रिया के बाहर में कटौती और इसके बजाय सीधे उनके सिस्टम में व्यय जानकारी फ़ीड करने के लिए अच्छा होगा.

अंत में, वहाँ एक जीवन कि मैं पेशेवर सलाहकार की दृष्टि से वर्णन शैली यहाँ है, लेकिन जो लगभग उतना ही समय कर्मचारियों के बीए में पूर्ण और/या पॉवर उपयोगकर्ता भूमिका को लागू करता है. आपकी कंपनी में विशेषज्ञों के साथ धैर्य से काम और कोर व्यवसाय आवश्यकताएँ निकालने के रूप में सबसे अच्छा तुम कर सकते हैं. SharePoint सुविधाओं और कार्यों पर आकर्षित करने का एक गहरी समझ के साथ, अधिक बार से अधिक नहीं, आप की चिंताओं का जवाब और तरीके से हर किसी का काम दिन लाभ कोर SharePoint सुविधाओं में सुधार करने के लिए की पेशकश करने में सक्षम हो जाएगा.

***महत्वपूर्ण नोट: मैं वास्तव में मतलब नहीं है की तुलना में एपी लोग धारावाहिक हत्यारों को. हालांकि, मैं शायद कुछ नाम सकता है एपी प्रो है जो शायद वे मेरे खिलाफ रोक का आदेश मिल सकता है उन्हें पीछा और पर और फिर से पूछ की कामना है. "कहाँ है मेरा चेक?"" जहाँ मेरी चेक है?"" जहाँ मेरी चेक है?”

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