[Catatan: Cross-posted untuk artikel ini Pengguna akhir SharePoint Sini: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Kadang-kadang, Ketika Anda bekerja sebagai konsultan (sebagai sebuah profesi, atau dalam peran konsultatif dalam perusahaan Anda), Anda menemukan diri Anda yang tinggal di sebuah cerita bawang. Bawang memiliki serangkaian artikel yang disebut "Ask [ahli] tentang [beberapa masalah]”. Ini mengikuti format "Dear Abby" terkenal di mana orang yang bersangkutan adalah meminta nasihat pribadi. Bawang 's "ahli", Namun, begitu terfokus pada daerah mereka keahlian dan saat ini masalah bahwa ahli mengabaikan pertanyaan sepenuhnya dan rambles tentang nya bidang keahlian. Sebagai konsultan, kita perlu diingat bahwa sepanjang waktu dan menghindari jatuh ke dalam perangkap yang. Hal ini klasik digambarkan seperti ini-"ketika Anda menggunakan sebuah palu sepanjang hari untuk memecahkan masalah Anda, semuanya dimulai terlihat seperti paku." Kami konsultan profesional yang selalu berjaga-jaga terhadap hal semacam itu, tapi kami datang ke dalam kontak dengan orang-orang yang serius profesional dalam peran mereka sendiri, tetapi tidak konsultan. Mereka tidak memiliki kebutuhan yang sama atau pelatihan untuk melakukan sebaliknya.

Minggu lalu, Aku menulis tentang salah satu perusahaan saya klien dan proyek berlangsung kita harus berkualitas tinggi kolaborasi antara berbagai dokter mata di AS dan Kanada melakukan penelitian klinis penyakit langka. Selain memanfaatkan fitur SharePoint inti untuk memungkinkan bahwa kolaborasi, Kami juga bekerja biaya pengajuan dan proses persetujuan. Itu rumit karena kita memiliki begitu banyak aktor:

• Beberapa individu di berbeda dokter praktik yang dapat memasukkan biaya pada baris.
  • Ada lebih dari 40 praktek-praktek dokter.
  • Di beberapa praktek, dokter menggunakan sistem langsung.
  • Di banyak praktek-praktek, Staf dokter menggunakan sistem langsung.
• Seorang administrator keuangan (Siapa yang bekerja untuk klien saya langsung) yang ulasan biaya untuk akurasi dan relevansi, menyetujui atau menolak mereka di tingkat organisasi.
• Pihak ke-3 grup dibayarkan account. Orang-orang ini membayar semua tagihan untuk keluar klien, bukan hanya tagihan datang dari studi penyakit langka.

Kelompok dibayarkan account telah menjadi tantangan. Bekerja dengan mereka hari mengingatkan saya dari serial bawang. Dalam peran saya sebagai konsultan bisnis, Saya menjelaskan kebutuhan perusahaan dibayarkan account:

• Situs studi klinis (praktek-praktek dokter) dikenakan biaya studi yang berhubungan.
• Mereka masuk ke "situs web" dan masukkan pengeluaran mereka menggunakan formulir online. Dalam hal ini, "situs web" adalah host dengan SharePoint dan biaya yang dimasukkan ke dalam sebuah bentuk InfoPath. Penerimaan biaya dipindai, upload dan melekat langsung ke bentuk.
• Proses alur kerja otomatis mencari persetujuan dari administrator keuangan yang tepat.
• Anda, Dear 3rd pihak perusahaan AP-Harap meninjau dan menyetujui atau menolak biaya ini. Saya akan mengirimkannya kepada Anda cara apapun yang Anda inginkan (dalam alasan).Pada titik ini dalam diskusi, Aku benar-benar tidak peduli bagaimana hal itu perlu digabungkan. Saya ingin bekerja dengan kelompok AP untuk memahami apa yang mereka butuhkan dan inginkan.

Ketika saya menjelaskan kebutuhan, pihak ke-3 mengambil menyelam ke dalam istilah internal omong kosong mereka tentang proses persetujuan pengeluaran, Oracle kode, Wakil Presiden tanda tangan, 90 hari turn-arounds, dll. Dan panik. Saya tidak boleh melupakan panik. Salah satu persyaratan rock bed profesi konsultasi adalah untuk belajar bagaimana berkomunikasi dengan orang-orang seperti itu yang mereka sendiri tidak terlatih atau selalu merasa perlu untuk melakukan hal yang sama. Antara lain, ini adalah salah satu bagian terbaik dari menjadi seorang konsultan. Anda bisa memasuki dunia diisi dengan orang-orang bisnis dengan perspektif yang sama sekali berbeda. Aku membayangkan itu sedikit seperti memasuki pikiran seorang pembunuh berantai, kecuali bahwa Anda tidak merusak kehidupan setelah pengalaman (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [Lihat di bawah ini Catatan penting ***] ).

Salah satu hal besar mengenai dunia kita teknis sebagai orang-orang SharePoint adalah bahwa kita memiliki jawaban yang siap pakai untuk banyak kekhawatiran yang sangat valid bahwa orang-orang seperti saya kontak AP. Apakah Yii aman? Bagaimana saya tahu bahwa biaya benar Diperiksa? Saya bisa, sebagai pembayar akhir, melihat semua rincian biaya? Bagaimana melakukannya? Bagaimana jika saya melihat rincian tersebut dan tidak menyetujui mereka? Cara menolak mereka? Apa yang terjadi jika perubahan organisasi dan approver asli tidak lagi sekitar? Dengan mudah kita dapat mengubah proses untuk mencerminkan perubahan dalam sistem? Dapat saya kembali biaya ini setahun kemudian jika dan ketika saya mendapatkan diaudit dan perlu membela pembayaran?

Sebagai orang-orang SharePoint, kita dapat melihat bagaimana untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan. Dalam kasus klien saya, kami menjawab mereka lebih atau kurang seperti ini:

• Bentuk InfoPath agar situs untuk merekam pengeluaran mereka dan menyerahkan mereka untuk persetujuan.
• Situs dapat kembali ke situs untuk melihat status laporan pengeluaran mereka setiap saat.
• Peristiwa penting terjadi (misalnya. biaya adalah disetujui dan diserahkan untuk pembayaran), sistem proaktif akan memberitahu mereka melalui email.
• Sistem akan memberitahu administrator keuangan setelah laporan telah diajukan untuk persetujuan.
• Administrator keuangan menyetujui atau menolak permintaan.
• Dengan persetujuan, biaya dibundel ke dalam email dan dikirim ke organisasi pembayar pihak ke-3.
• 3Rd pihak pembayar memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk meninjau biaya dan dapat mengakses lingkungan SharePoint untuk menggali rincian (terutama audit sejarah untuk memverifikasi "kebenaran" biaya).
• 3Rd pihak pembayar dapat menyetujui atau menolak pembayaran dengan menggunakan proses internal mereka sendiri. Mereka merekam hasil itu kembali pada situs SharePoint (yang memicu email pemberitahuan untuk orang-orang yang tepat).
• Di masa depan, akan menyenangkan untuk memotong proses stilly email ini dan bukannya feed informasi biaya langsung ke dalam sistem mereka.

Kesimpulan, ada gaya hidup di sini bahwa saya menggambarkan dari konsultan profesional pandang, tapi yang berlaku hampir sama penuh waktu karyawan di BA dan/atau kekuatan peran pengguna. Bekerja dengan sabar dengan para ahli di perusahaan Anda dan ekstrak persyaratan bisnis inti sebagai terbaik. Dengan pemahaman yang mendalam SharePoint fitur dan fungsi untuk menggambar di atas, lebih sering daripada tidak, Anda akan dapat menjawab masalah dan menawarkan cara-cara untuk meningkatkan semua orang bekerja hari memanfaatkan SharePoint fitur inti.

***Catatan penting: Saya benar-benar tidak berarti untuk membandingkan orang AP untuk pembunuh berantai. Namun, Aku mungkin bisa nama beberapa AP pro's yang mungkin berharap mereka bisa mendapatkan sebuah perintah penahanan terhadap saya menguntit mereka dan bertanya berulang-ulang. "Mana adalah saya cek?"" Mana adalah saya cek?"" Mana adalah saya cek?”

</akhir>

Berlangganan ke blog saya.

Ikuti saya di kegugupan di http://www.twitter.com/pagalvin