(Catatan ini salib diposting antara http://paulgalvin.spaces.live.com/blog/ dan http://blogs.conchango.com)

Posting di situs ini saya sendiri dan tidak selalu mewakili posisi Conchango's, strategi atau pendapat.

Sekilas pandang:

Catatan ini menjelaskan beberapa informasi latar belakang pada besar (3,000 pengguna) Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) peluncuran dan apa yang kita lakukan untuk mendapatkan proyek bergulir sedemikian rupa bahwa klien bahagia dan tegas jalan yang berakhir dengan penuh adopsi dari set fitur MOSS. Seperti menulis entri, Kami adalah sekitar 50% lengkap dengan fase pertama proyek. Sebagai hal-hal kemajuan, Aku akan memperbarui entri ini dan/atau menulis entri baru.

Dalam kasus khusus ini, perusahaan sudah terinstal SharePoint Portal Server 2003. Kelompok itu diinstal produk di semacam "Mari kita lihat jika setiap orang peduli" mode. Ini dengan cepat diadopsi oleh banyak pengguna bisnis dan menjadi sangat populer di perusahaan besar. Dapat Anda bayangkan, ini bukanlah strategi peluncuran terbaik (yang klien mengakui) dan ketika MOSS tiba di tempat kejadian, klien memutuskan untuk "melakukannya dengan benar" menyewa kita untuk membantu mereka.

Salah satu pertanyaan yang tengah dihadapi kita ketika kita mulai melaksanakan proyek ini adalah: Bagaimana kami memperkenalkan MOSS untuk klien ini? Mengingat bahwa klien telah memiliki pengalaman dengan SharePoint, kami bertanya-tanya — kita harus lakukan "diferensial" pelatihan atau apakah kita mulai dari tanah up? Setelah bekerja dengan kunci pengguna, kami bertekad bahwa memperlakukan ini sebagai proyek lapangan hijau yang membuat lebih masuk akal.

Keputusan itu memberikan titik awal tetapi masih meninggalkan kami dengan kebutuhan utama mengetahui strategi yang baik untuk menggelar MOSS perusahaan. MOSS adalah hewan besar … ini mencakup manajemen konten, manajemen dokumen, pencarian, keamanan, target audiens, manajemen proyek, "empat Hebat" template, alur kerja, Bisnis data konektor, dll. Pasangan ini dengan fakta bahwa itu adalah organisasi besar yang dapat benar-benar membuat penggunaan MOSS utama hampir setiap fitur dan Anda memiliki bakat besar proyek dengan jangkauan perusahaan dan banyak hal baik yang terjadi.

Kita dihadapkan dengan masalah ini berkali-kali … MOSS telah perusahaan mencapai dengan perusahaan fitur-set, Namun bahkan agak canggih klien memiliki waktu sulit mental menyerap fitur tersebut, Biarkan sendirian memasukkan sebagian kecil cukup besar dari mereka ke dalam rutinitas sehari-hari.

Saya tidak punya solusi ajaib untuk masalah. Sebaliknya alamat saya hanya langkah pertama yang kita telah diambil dengan klien untuk memimpin mereka menyusuri jalan untuk sukses jangka panjang adopsi.

Ruang lingkup:

Sebanyak yang saya ingin tim untuk menyusun rencana proyek yang termasuk tonggak seperti itu sebagai "PoepleSoft integrasi via BDC Completed", "Baru produk Departemen salib peluncuran alur kerja lengkap" dan "Manajemen Eksekutif KPI's diterima", Aku harus menetap untuk sesuatu yang kurang. Hal ini bukan untuk mengatakan bahwa "kurang" buruk. Sebenarnya, "kurang" adalah bahwa kami memutuskan untuk peluncuran awal mil di depan di mana mereka tidak sebelum kita mulai. Dalam kasus kami, "kurang" berubah menjadi:

• Manajemen dokumen yang sederhana dengan menggunakan dokumen Perpustakaan, Versi kontrol dan konten jenis.
• Efektif pencarian berdasarkan jenis konten dan disesuaikan pencarian terlebih dahulu (melalui properti yang dikelola, XSLT untuk menghasilkan hasil yang cantik, dll).

Selain fitur perusahaan-lebar di atas (berarti bahwa mereka untuk memutar untuk semua Departemen dan pengguna), Kami menambahkan berikut singleton dalam lingkup mini-proyek:

• Bukti dari konsep BDC integrasi.
• Proses alur kerja multi-langkah dan multi cabang yang diciptakan melalui SPD.
• Bentuk InfoPath kompleks.
• KPI permukaan untuk beberapa proses bisnis (mungkin HR akuisisi bakat dalam kasus kami, Meskipun itu mungkin berubah).

Cakupan di sini bukanlah 100% akurat tetapi mewakili pendekatan kami, dan cukup untuk tujuan saya di sini, yang adalah untuk menjelaskan apa yang saya anggap sebagai "efektif" Pengenalan Lumut yang akan mengatur klien tegas menyusuri jalan emas untuk penuh MOSS adopsi.

Aku tidak akan menulis lebih banyak tentang singleton dalam entri ini. Saya ingin menunjukkan bahwa ini adalah bagian dari strategi kami over arching. Idenya adalah untuk menerapkan dokumen manajemen dan Cari fitur inti bagi semua pengguna namun menyediakan sangat fungsional, contoh-contoh nyata dan sangat perwakilan tinggi inti MOSS fitur-fitur lainnya yang hanya di luar kemampuan sebagian besar pengguna untuk menyerap pada tahap awal ini. Namun, mereka akan "out there" dan satu harapan bahwa unit bisnis lain akan tahu atau belajar tentang mereka dan ingin fitur tersebut untuk diri mereka sendiri, mengarah ke lebih besar adopsi. Kisah sukses singleton ini juga berfungsi untuk memberikan tim penjualan kami "amunisi" untuk berhasil memenangkan kedua, ketiga dan n-fase proyek.

Apa yang menurut kami memperkenalkan dan mengapa?

Memiliki diselesaikan pada manajemen dokumen dan pencarian sebagai dasar perusahaan-lebar persyaratan, kami perlu mulai mengumpulkan rincian. Sebagai masalah praktis, ini berkisar pada pemahaman dokumen mereka dan yang akhirnya dipetakan untuk memahami jenis konten.

Saya telah menemukan sangat sulit untuk menjelaskan jenis konten tanpa ajudan visual. Rakyat yang lebih teknis dapat berjalan dari sebuah diskusi tentang jenis konten ketika CT dijelaskan dalam istilah database. "A CT mirip dengan tabel database, ini memiliki kolom dan kolom didefinisikan dalam istilah tipe data, tetapi CT jenis data mencakup lebih dari bulat/tanggal sederhana, tetapi juga "pilihan" dan "lookup" dan sejenisnya." Kita bisa bicara tentang "memperluas" jenis konten, banyak seperti dapat mewarisi fungsionalitas dari kelas dasar dalam bahasa berorientasi objek. Namun hal ini jelas tidak berguna untuk orang admin Departemen transportasi yang memiliki latar belakang teknis yang tidak. Yaitu, hampir semua orang yang penting dalam peluncuran MOSS.

Menggunakan papan putih rapuh. Saya telah disajikan ide jenis konten dan ditarik brilian (atau sehingga mereka tampak) gambar jenis konten dan apa yang mereka lakukan untuk Anda dalam pencarian dan bagaimana mereka dapat diperluas, dll. Di ujung, itu tidak merasa seperti beberapa lampu telah menghidupkan, tapi gambar papan putih yang dihasilkan kekacauan.

Ini membawa kita ke tempat pendaratan saat ini dan jadi jauh paling efektif kami: sebuah MOSS sandbox situs dikonfigurasi untuk menunjukkan fitur-fitur ini.

Menggunakan situs sandbox, kami menunjukkan:

• Jenis konten:
  • Menciptakan CT dengan beberapa tipe data (teks, tanggal, pilihan, Boolean, lookup, dll).
  • Memperluas CT dengan menciptakan CT baru berdasarkan orangtua.
  • Mencari dokumen menggunakan CT metadata.
• Dokumen perpustakaan:
  • Bergaul CT tunggal dengan Perpustakaan.
  • Apa yang terjadi ketika kita meng-upload dokumen untuk perpustakaan yang?
  • Bergaul beberapa CT dengan perpustakaan doc.
  • Apa yang terjadi ketika kita meng-upload dokumen untuk perpustakaan yang?
  • Penyaringan dan pengurutan melalui kepala kolom di doc lib.
  • Dokumen perpustakaan dilihat:
    • Menyortir
    • Pengelompokan
    • "Catatan cepat" (Tampilan lembar data)
    • "Data ditandai" (untuk membantu dengan migrasi untuk MOSS dari sumber lain konten; lebih di bawah ini).

Situs Sandbox:

Kami merancang situs sandbox kami untuk merupakan fitur permanen di lingkungan pengembangan untuk digunakan untuk tujuan pelatihan lama setelah kami selesai proyek dan termasuk beberapa artefak seperti yang dijelaskan:

Jenis konten:

Kita mendefinisikan jenis konten berikut: Faktur, Order Pembelian, Layanan faktur.

Kami memilih faktur dan pembelian urutan karena mereka lebih atau kurang universal di bawah
entitas berdiri. Semua orang dalam bisnis mengerti bahwa faktur adalah permintaan untuk pembayaran untuk Pelanggan untuk jumlah dikeluarkan pada tertentu tanggal harus dibayar sesuai dengan beberapa syarat-syarat pembayaran. Hal ini menyebabkan definisi alam CT yang kami sebut "pelatihan faktur" (untuk membedakannya dari jenis lain faktur). Order pembelian demikian pula dengan mudah didefinisikan. Kami juga membuat "pelatihan Layanan faktur" dengan menciptakan CT baru berdasarkan "pelatihan faktur" CT dan ditambahkan hanya satu kolom, "Layanan diberikan".

Dengan di atas, kita dapat tunjukkan beberapa fitur kunci dari CT sekarang tanpa mendapatkan macet mencoba untuk menjelaskan konsep pertama; Semua orang sudah mengerti apa yang kita maksud dengan "faktur" dan "order pembelian" dan bukannya mampu fokus pada mekanisme CT sendiri.

Daftar kustom:

CT dengan kolom jenis "lookup" Arahkan ke kustom daftar atau dokumen Perpustakaan. Kami menggunakan ini secara ekstensif dan untuk sandbox, kami menciptakan satu mendukung daftar kustom yang berisi pelanggan. Kami memilih pelanggan karena itu adalah sebuah konsep yang mudah untuk memahami dan mudah untuk menunjukkan. CT faktur memiliki sebuah kolom, "pelanggan" yang didefinisikan jenis "lookup" yang menunjukkan daftar ini.

Kami membuat daftar kustom serupa untuk mengelola "vendor" untuk Order Pembelian"" CT.

Dokumen perpustakaan:

Kami membuat dua dokumen Perpustakaan: "Faktur" dan "Campuran dokumen".

Kita mengkonfigurasi faktur dokumen perpustakaan untuk mengelola dokumen-dokumen hanya jenis CT "Faktur".

Kita mengkonfigurasi "campuran dokumen" Perpustakaan untuk mengelola semua tiga CT.

Membuat beberapa pandangan yang menunjukkan penyortiran, penyaringan, Lembar data dan pengelompokan.

Pencarian:

Kami ditetapkan dua baru properti dikelola dan dipetakan mereka ke nomor Invoice dan pelanggan.

Kami menciptakan situs pencarian disesuaikan muka baru dan dimodifikasi untuk memungkinkan pengguna untuk mencari "faktur" menggunakan mereka dua sifat dipetakan.

Memodifikasi XSLT sehingga nomor invoice dan pelanggan, ketika hadir, muncul dalam tabel HTML di warna cerah. Tujuan di sini adalah untuk menunjukkan bahwa format tersebut mungkin.

Puting ini semua bersama:

Kami mengatur kunci pengguna untuk berpartisipasi dalam demo.

Kami mengikuti script sederhana ini:

1. Menjelaskan arti dan tujuan CT, menggunakan faktur dan pesanan pembelian sebagai contoh.
2. Menunjukkan definisi CT faktur sementara secara bersamaan meyakinkan mereka bahwa mereka tidak perlu menggunakan layar tersebut sendiri, hanya mengambil konsep-konsep.
3. Pergi ke perpustakaan dokumen faktur.
4. Meng-upload dokumen.
5. Menunjukkan bahwa pelanggan tarik-turun benar-benar bersumber dari daftar kustom.
6. Menambah pelanggan baru ke daftar pelanggan dan kemudian memperbarui faktur baru saja upload meta data dengan pelanggan baru dibuat.
7. Beralih ke "campuran dokumen" Perpustakaan dan meng-upload dokumen. Menjelaskan bagaimana sistem petunjuknya untuk jenis dokumen.
8. Pergi kembali ke pustaka dokumen faktur dan menunjukkan bagaimana mengklik pada nama kolom mengubah urutan.
9. Menunjukkan tingkat kolom penyaringan.
10. Menunjukkan pandangan yang berbeda yang menunjukkan multi-level penyortiran, penyaringan dan pengelompokan.
11. Tampilkan tampilan lembar data.
12. Menjelaskan tujuan dari "ditandai dokumen" Lihat.
13. Beralih ke pencarian lanjutan disesuaikan.
14. Sekarang, Baru saja upload dokumen harus telah dirayapi dan diindeks, Jadi melakukan pencarian yang menunjukkan kemampuan untuk menemukan bahwa faktur melalui properti dipetakan.
15. Kami menunjukkan perbedaan antara mencari melalui vs dipetakan properti. hanya teks pencarian.

Pada titik ini, kita lebih atau kurang selesai dengan demo. Tampaknya mengambil sekitar 30 untuk 45 menit, tergantung pada berapa banyak orang pertanyaan bertanya.

Kami kemudian mengirim mereka kembali ke meja mereka dengan "PR". Ini terdiri dari sederhana excel spreadsheet di mana kita meminta mereka untuk menentukan bagi kita apa yang mereka pikirkan mereka butuhkan dalam hal CT, baik di tingkat tinggi (tujuan hanya nama dan bisnis) kolom dan jenis data yang akan mereka menyimpan di kolom. Kami tidak meminta mereka untuk menentukan tipe data kolom di Lumut persyaratan, tetapi istilah bisnis.

Dalam ringkasan:

Kami telah menciptakan sebuah lingkungan bak pasir yang bisa kita gunakan untuk menunjukkan beberapa inti MOSS fitur yang menarik perusahaan-lebar.

Kami memiliki model entitas bisnis yang mudah dipahami dan umum sehingga pengguna dapat fokus pada MOSS dan tidak terjebak pada entitas / contoh diri.

Pengguna bisnis berjalan menjauh dari sesi tesis dengan "PR" dalam bentuk excel dokumen yang mereka sekarang kompeten untuk mengisi dan menggunakan untuk merancang sendiri jenis konten pertama-potong.

Akhirnya, Ketika kita melakukan demo dari waktu ke waktu, anggota tim klien sendiri menjadi lebih mampu untuk membawa ke depan, melakukan demo sendiri dan umumnya membebaskan kita naik untuk bekerja pada isu-isu yang lebih kompleks, seperti taksonomi global, kompleks Workflow, BDC dan sejenisnya.