Sekilas pandang

Catatan ini menjelaskan studi kasus yang menggambarkan MRO aktual (Pemeliharaan, Perbaikan dan operasi) proses persetujuan alur kerja yang dilaksanakan di MOSS.

Ini bukanlah sebuah diskusi yang terang-terangan teknis, tetapi sebaliknya berfungsi untuk memberikan contoh nyata yang menunjukkan bagaimana MOSS platform bertemu nyata perlu.

(Catatan ini cross diposting antara http://paulgalvin.spaces.live.com dan http://blogs.conchango.com)

Latar belakang

Klien MRO proses yang telah ditandai oleh berikut

• Proses persetujuan manual.
• Beberapa dukungan menggunakan spreadsheet excel.
• Proses persetujuan tidak teratur. Proses persetujuan pembelian MRO sama akan bervariasi sehari, orang oleh orang.
• Banyak kertas dan tulisan tangan tanda tangan — pembelian diperlukan hingga requisitions 3 tanda-tangan yang tertulis sebelum persetujuan akhir.

Tujuan dari proyek ini termasuk:

• Mengotomatisasi proses.
• Menegakkan standar perusahaan untuk persetujuan.
• Memberikan tampilan konsolidasi MRO pembelian untuk berbagai Manajer.
• Rinci audit trail.

Sebagai efek samping dari solusi, tanda-tangan yang tertulis yang tidak lagi diperlukan.

Proses persetujuan

Proses persetujuan yang terdiri dari empat "berenang jalur": Pencetus, Manajer langsung, Divisi manajer dan fungsional.

Pencetus:

Melihat kebutuhan untuk pembelian dan mulai proses. Catatan bahwa pencetus mungkin atau mungkin tidak benar-benar masuk daftar permintaan pembelian, tetapi sebaliknya mengarahkan anggota staf lain untuk melakukannya. Beberapa kali, pencetus tidak memiliki keahlian teknis untuk mengisi permintaan PO. Misalnya, pengguna mungkin ingin requisition komputer laptop baru, tetapi tidak tahu vendor terbaik, Standar TI, dll. Dalam hal ini, karya-karya pencipta dengan itu dan itu benar-benar mengisi daftar permintaan.

Manajer langsung:

Ini adalah manajer langsung pencetus (yang mungkin berbeda dari orang yang benar-benar masuk daftar permintaan PO ke MOSS). Langsung Manajer harus menyetujui permintaan PO sebelum sistem mencari persetujuan lebih lanjut bawah garis.

Manajer fungsional:

Manajer fungsional adalah individu yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa usulan pembelian sesuai dengan standar perusahaan dalam lingkup fungsi perusahaan tertentu. Misalnya, Pembelian itu disetujui oleh seorang manajer TI fungsional.

Division Manager:

Manajer Divisi menyetujui pembelian requisitions ketat oleh jumlah dolar. Manajer Divisi menyetujui pembelian requisitions lebih dari jumlah dolar yang dapat dikonfigurasi.

Solusi

Kami menggunakan alat dan komponen berikut untuk mengimplementasikan solusi:

MOSS: Berfungsi sebagai platform yang dari mana segala sesuatu "hang". Lumut menyediakan layanan batuan dasar untuk keamanan, Master data, jejak audit dan fitur lainnya.

InfoPath Formulir Layanan: Komponen MOSS, Hal ini memungkinkan pengguna untuk mengisi pembelian requisitions melalui web browser.

SharePoint Designer (SPD): Kami menggunakan SPD untuk mengimplementasikan proses alur kerja otomatis.

Layanan web: Layanan web c# meningkatkan pengalaman pengguna dengan memungkinkan daftar pilihan berjenjang dalam bentuk InfoPath dan memberikan kinerja yang lebih baik terhadap menyaring data. Lihat Sini untuk menyelam mendalam teknis pada subjek ini dan alasan kami menggunakannya.

Daftar kustom: MOSS profil pengguna yang disediakan pengguna tertentu langsung Manajer, tetapi tidak memberikan sebagian besar data yang dikendalikan keputusan alur kerja (misalnya. Apakah manajer Divisi diperlukan untuk menyetujui permintaan PO). Kami menggunakan daftar kustom di "Enterprise Data" situs untuk mempertahankan data seperti "Divisi manajer persetujuan jumlah dolar", "Fungsional Area Manager" dan sebagainya. Daftar terintegrasi dengan sangat baik dengan InfoPath dan juga menyediakan membuat/update/menghapus (CRUD) fungsionalitas dengan audit dan keamanan dari kotak.

Menggunakan kasus

Kasus penggunaan ini menggambarkan bagaimana solusi yang cocok bersama-sama:

1. Paul ingin laptop baru. Ia menggambarkan kebutuhannya untuk Vivek, orang itu yang akrab dengan perusahaan laptop standar, disukai vendor, dll.
2. Vivek log ke MOSS, mengakses formulir permintaan PO dan masuk daftar permintaan atas nama Paul. Vivek meminta formulir kategori pembelian yang kemudian menggunakan layanan web untuk mengisi daftar drop-down disetujui perusahaan vendor. Vivek juga menentukan daerah fungsional perusahaan pembelian ini (misalnya. "ITU" atau "Keuangan").
3. SPD berdasarkan alur kerja dimulai, menentukan Paul's langsung manajer dan rute daftar permintaan kepada sang Manajer, Stacy.
4. Stacy menyetujui permintaan pembelian.
5. Alur kerja SPD memeriksa daftar permintaan dan menentukan itu adalah pembelian IT. Itu rute alur kerja untuk IT manager fungsional, WONSON.
6. WONSON menyetujui permintaan.
7. Alur kerja SPD lagi memeriksa daftar permintaan dan menentukan bahwa jumlah pembelian melebihi jumlah dolar raugargut dan rute itu ke manajer Divisi untuk persetujuan.
8. Manajer Divisi menyetujui permintaan pembelian.

Catatan

• Kasus penggunaan menunjukkan sebuah "bersih" menjalankan tanpa penolakan atau melompat.
• Setiap approver memiliki kemampuan untuk menyetujui atau menolak permintaan serta memberikan komentar tertulis. Ini login audit trail.
• Jika seorang manajer yang bertanggung jawab menolak permintaan pembelian setiap saat, Daftar Permintaan PO "mati" dan proses harus dimulai dari awal.
• Alur kerja memberitahu pencetus pada setiap langkah dari proses.
• Ada tanda tangan tertulis — klien ditentukan (setelah beberapa rekomendasi kuat) bahwa audit trail yang disediakan melalui sejarah alur kerja, melayani kebutuhan mereka audit.
• Usaha — Butuh waktu kira-kira tiga pria minggu untuk menerapkan solusi ini.

Kesimpulan

Solusi ini memanfaatkan MOSS sebagai pengembangan dan run-time platform. Klien mampu memanfaatkan fitur MOSS inti untuk mengotomatisasi proses bisnis rutin yang mempengaruhi hampir setiap karyawan di perusahaan. Dengan pengecualian layanan web sederhana (yang memanfaatkan MOSS), hampir tidak ada sebenarnya "pemrograman" diperlukan.

Solusi yang juga berfungsi sebagai sebuah "karya" untuk klien, menunjukkan betapa berbedanya MOSS fitur dapat dikombinasikan untuk membuat aplikasi fitur lengkap bisnis dan menghasilkan peluang konsultasi baru di masa depan.

Daftar istilah

MRO: Pemeliharaan, perbaikan dan operasi. Pembelian ini biasanya mencakup item seperti Notepad, kursi, komputer pribadi, printer, ponsel dan sejenisnya.