[Nota: Questo articolo cross-postato da Utente finale SharePoint qui: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

A volte, Quando stai lavorando come consulente (come professione, o in un ruolo consultivo all'interno dell'azienda), ti ritrovi a vivere in una storia di cipolla. La cipolla ha una serie di articoli chiamati "Chiedi un [esperto] circa [qualche problema]”. Questo segue il famoso formato "Dear Abby" dove una persona interessata è per chiedere consulenza personale. La cipolla è "esperta", Tuttavia, è così concentrato sulla sua area di competenza e problemi attuali che l'esperto ignora la questione interamente e rambles sulla sua area di competenza. Come consulenti, Abbiamo bisogno di tenere a mente tutto il tempo ed evitare di cadere in questa trappola. Classicamente è descritto così: "quando si utilizza un martello tutto il giorno per risolvere i vostri problemi, tutto comincia ad assomigliare a un chiodo." Abbiamo consulenti professionali sono sempre in guardia contro questo genere di cose, Ma veniamo a contatto con persone che sono seri professionisti nel proprio ruolo, ma non sono consulenti. Non hanno la stessa necessità o formazione di fare altrimenti.

La settimana scorsa, Ho scritto su uno dei miei clienti società e un progetto in corso Dobbiamo consentire la collaborazione di alta qualità tra vari oculisti negli Stati Uniti e il Canada eseguendo la ricerca clinica sulle malattie rare. Oltre a sfruttare le funzionalità di SharePoint core per attivare quella collaborazione, Stiamo lavorando anche un processo di presentazione e l'approvazione di spese. È complicato perché abbiamo così tanti attori:

• Una manciata di individui a pratiche di diversi medici che possono immettere le spese sulla linea.
  • Ci sono oltre 40 pratiche di medici'.
  • Presso alcune pratiche, il medico utilizza il sistema direttamente.
  • A molte pratiche, il personale medico utilizza il sistema direttamente.
• Un amministratore finanziario (Chi lavora per il mio cliente diretto) che del cliente le spese per l'esattezza e la pertinenza, approvando o negando loro a livello organizzativo.
• Una 3a parte gruppo di conti da pagare. Queste persone pagano tutte le bollette per client!, non solo fatture provenienti dallo studio malattia rara.

Il gruppo Contabilità fornitori è stato una sfida. Lavorare con loro ieri mi ha ricordato la serie di cipolla. Nel mio ruolo di consulente aziendale, Ho spiegato la necessità per l'azienda di conti da pagare:

• Siti di studi clinici (pratiche di medici') sostenere le spese di studio.
• Essi accedere al "sito web" e Inserisci le loro spese utilizzando il modulo online. In questo caso, il "sito web" è ospitato con SharePoint e le spese sono immessi in un modulo di InfoPath. Ricevute di spesa vengono analizzate, caricato e collegato direttamente al modulo.
• Un processo del flusso di lavoro automatizzato cerca approvazione da amministratore finanziario adeguato.
• Si, 3. Cari partito azienda AP – si prega di rivedere e approvare o rifiutare questa spesa. Te lo manderò a voi qualche modo che si desidera (all'interno di motivo).A questo punto nella discussione, Non mi importa come deve essere fornito in bundle. Voglio lavorare con il gruppo di AP per capire che cosa hanno bisogno e vogliono.

Quando spiegato la necessità, il terzo partito ha preso un tuffo profondo nel loro gergo interno mumbo jumbo sui processi di approvazione spese, Codici di Oracle, firme presidenziali Vice, 90 giorno turn-around, ecc. E il panico. Io non dovrei dimenticare il panico. Uno dei requisiti di roccia letto della professione consulenza è quello di imparare a comunicare con persone cosi ' che sono essi stessi non addestrato o necessariamente sentono il bisogno di fare lo stesso. Tra le altre cose, è una delle parti migliori di essere un consulente. Si arriva a entrare in un mondo popolato da persone d'affari con prospettive completamente diverse. Immagino che è un po ' come entrare nella mente di un serial killer, tranne che tu non sono rovinato per la vita dopo l'esperienza (se entrare nella mente di un direttore di AP non è una passeggiata nel parco 🙂 [vedi nota importante * * *] ).

Una delle grandi cose circa il nostro mondo tecnico come SharePoint persone è che abbiamo già pronte risposte a molte delle preoccupazioni molto valide che le persone come il mio contatto di AP hanno. È sicuro? Come a sapere che la spesa è stata correttamente controllata? È possibile, come pagatore finale, vedere tutti i dettagli della spesa? Come a farlo? E se guardo quei dettagli e non li approvo? Posso rifiutare loro? Cosa succede se i cambiamenti di organizzazione e l'approvatore originale non è più intorno? Possiamo facilmente cambiare il processo per riflettere le modifiche nel sistema? Posso io rivedere questa spesa un anno più tardi se e quando ho ottenere controllato e la necessità di difendere il pagamento?

Come persone di SharePoint, possiamo vedere come rispondere a queste domande. Nel caso del mio cliente, Noi rispondiamo loro più o meno come questo:

• Modulo di InfoPath per consentire i siti registrare le loro spese e li trasmette per l'approvazione.
• Siti possono restituire al sito per visualizzare lo stato delle loro spese in qualsiasi momento.
• Quando si verificano eventi significativi (e. g. la spesa è approvata e presentata per il pagamento), il sistema in modo proattivo li notifica via email.
• Il sistema notifica all'amministratore finanziario, una volta che un rapporto è stato presentato per l'approvazione.
• Amministratore finanziario approva o respinge la richiesta.
• Dopo l'approvazione, la spesa è infagottata in un email e inviata all'organizzazione pagatore terzo partito.
• Pagatore terzo partito ha tutte le informazioni di cui hanno bisogno di rivedere la spesa e può accedere all'ambiente di SharePoint a scavare nei dettagli (principalmente storia di audit per verificare la "verità" delle spese).
• 3Rd partito pagatore può approvare o rifiutare il pagamento utilizzando il proprio processo interno. Essi registrano tale risultato indietro nel sito di SharePoint (che innesca un'email di notifica a persone competenti).
• In futuro, sarebbe bello tagliare questo processo e-mail stilly e invece le informazioni di spesa direttamente nel loro sistema di alimentazione.

In conclusione, c'è uno stile di vita qui che descrivo in prospettiva del consulente professionale, ma che riferisce quasi altrettanto pieno di impiegati a tempo in un BA e/o potenza ruolo utente. Lavorare pazientemente con gli esperti nella vostra azienda ed estrarre i requisiti di business core nel miglior modo possibile. Con una profonda comprensione delle caratteristiche di SharePoint e funzioni di attingere, più spesso, sarete in grado di rispondere a preoccupazioni e offrire modi di migliorare di tutti lavoro giorno leva SharePoint le funzionalità di base.

***Nota importante: Non voglio confrontare persone AP per i serial killer. Tuttavia, Ho potuto probabilmente nome alcuni AP pro s che hanno voluto probabilmente hanno potuto ottenere un ordine restrittivo contro di me, lo stalking loro e chiedendo più e più volte. "Dov'è il mio assegno?"" Dove è il mio assegno?"" Dove è il mio assegno?”

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