[ನೋಡು: ಈ ಲೇಖನದ ಕ್ರಾಸ್ ಪೋಸ್ಟ್ ಬಳಕೆದಾರ ಶೇರ್ಪಾಯಿಂಟ್ ಇಲ್ಲಿ: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ, ನೀವು ಸಲಹೆಗಾರರಾದ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದಾಗ (ಒಂದು ವೃತ್ತಿಯಾಗಿ, ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ಒಂದು ಸಲಹಾ ಪಾತ್ರದಲ್ಲಿ), you find yourself living in an Onion story. The Onion has a series of articles called “Ask an [ನಿಪುಣ] ಕುರಿತು [ಕೆಲವು ಸಮಸ್ಯೆ]". This follows the famous “Dear Abby” format where a concerned person is asking for personal advice. The onion’s “expert”, ಹೇಗಾದರೂ, is so focused on his/her area of expertise and current problems that the expert ignores the question entirely and rambles on about his area of expertise. As consultants, we need to keep that in mind all the time and avoid falling into that trap. It’s classically described like this – “when you use a hammer all day long to solve your problems, everything starts to look like a nail.” We professional consultants are always on guard against that kind of thing, ಆದರೆ ನಾವು ತಮ್ಮ ಪಾತ್ರದಲ್ಲಿ ಗಂಭೀರ ವೃತ್ತಿಪರರು ಜನರಿಗೆ ಸಂಪರ್ಕಕ್ಕೆ ಬಂದು, but are not consultants. They don’t have the same need or training to do otherwise.

ಕಳೆದ ವಾರ, ನನ್ನ ಕಂಪನಿಯ ಗ್ರಾಹಕರ ಒಂದು ಬಗ್ಗೆ ಬರೆದು ಆನ್ ಚಿತ್ತದ ಯೋಜನೆ we have to enable high quality collaboration between various eye doctors in the US and Canada performing clinical research on rare disease. In addition to leveraging core SharePoint features to enable that collaboration, we’re also working an expense submission and approval process. It’s complicated because we have so many actors:

• ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ನಮೂದಿಸಬಹುದು ವಿವಿಧ ವೈದ್ಯರ ಪದ್ಧತಿಗಳು ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಒಂದು ಕೈತುಂಬ.
  • ಪ್ರತಿ ಇವೆ 40 ವೈದ್ಯರ ಆಚರಣೆಗಳು.
  • ಕೆಲವು ಪದ್ಧತಿಗಳು ನಲ್ಲಿ, ವೈದ್ಯರು ನೇರವಾಗಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಬಳಸುತ್ತದೆ.
  • ಅನೇಕ ಪದ್ಧತಿಗಳು ನಲ್ಲಿ, ವೈದ್ಯರ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ನೇರವಾಗಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಬಳಸುತ್ತದೆ.
• ಒಂದು ಹಣಕಾಸಿನ ನಿರ್ವಾಹಕರು (ನನ್ನ ನೇರ ಗ್ರಾಹಕ ಯಾರು ಕೆಲಸ) ಯಾರು ನಿಖರತೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಸ್ತುತತೆಯನ್ನು ವೆಚ್ಚವನ್ನು ಸಮೀಕ್ಷೆ, ಸಾಂಸ್ಥಿಕ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಅನುಮೋದಿಸಲು ಅಥವಾ ನಿರಾಕರಿಸುವ.
• A 3rd party accounts payable group. These people pay all of the bills for out client, not just bills coming out of the rare disease study.

The Accounts Payable group has been a challenge. Working with them yesterday reminded me of the Onion series. In my role as business consultant, ನಾನು ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಕೊಡಬೇಕಾದ Company ಅಗತ್ಯವನ್ನು ವಿವರಿಸಿದರು:

• ಕ್ಲಿನಿಕಲ್ ಅಧ್ಯಯನಗಳು ತಾಣಗಳು (ವೈದ್ಯರ ಆಚರಣೆಗಳು) ಅನುಭವಿಸುವ ಅಧ್ಯಯನಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವೆಚ್ಚಗಳು.
• They log onto the “web site” and enter their expenses using an online form. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, the “web site” is hosted with SharePoint and the expenses are entered into an InfoPath form. Expense receipts are scanned, ಅಪ್ಲೋಡ್ ಮತ್ತು ರೂಪ ನೇರವಾಗಿ ಜೋಡಿಸಲಾದ.
• ಒಂದು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತ ಕೆಲಸದೊತ್ತಡದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿ ಸೂಕ್ತ ಹಣಕಾಸು ನಿರ್ವಾಹಕರ ಅನುಮೋದನೆ ಬೇಡ್ತಾನೆ.
• ನೀವು, dear 3rd party AP company – please review and approve or deny this expense. I’ll send it to you any way that you want (ಕಾರಣ ಒಳಗೆ).ಚರ್ಚೆಯಲ್ಲಿ ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, I don’t really care how it needs to be bundled. I want to work with the AP group to understand what they need and want.

ನಾನು ಅಗತ್ಯ ವಿವರಿಸಿದಾಗ, 3 ನೇ ವ್ಯಕ್ತಿ ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಅನುಮೋದನೆ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ತಮ್ಮ ಆಂತರಿಕ mumbo ಜಂಬೂ ಭಾಷೆ ಒಂದು ಆಳವಾದ ಡೈವ್ ತೆಗೆದುಕೊಂಡಿತು, ಒರಾಕಲ್ ಸಂಕೇತಗಳು, ಉಪಾಧ್ಯಕ್ಷೀಯ ಸಹಿಯನ್ನು, 90 ದಿನ ತಿರುವು ಅರೌಂಡ್ನಂತಹ, ಇತ್ಯಾದಿ. And panic. I shouldn’t forget about the panic. One of the bed rock requirements of the consulting profession is to learn how to communicate with people like that who are themselves not trained or necessarily feel a need to do the same. Among other things, it’s one of the best parts of being a consultant. You get to enter a world populated with business people with completely different perspectives. I imagine it’s a little bit like entering the mind of a serial killer, ಹೊರತಾಗಿ ನೀವು ಅನುಭವವನ್ನು ನಂತರ ಜೀವಕ್ಕೆ ಪಾಳುಬಿದ್ದ ಇಲ್ಲ (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [*** ಕೆಳಗಿನ ಪ್ರಮುಖ ಟಿಪ್ಪಣಿ ನೋಡಿ] ).

One of the great things about our technical world as SharePoint people is that we have ready-made answers to many of the very valid concerns that people such as my AP contact have. Is it secure? How do I know that the expense was properly vetted? Can I, ಅಂತಿಮ ಪಾವತಿಸುವ ಮಾಹಿತಿ, ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ವಿವರಗಳನ್ನು ನೋಡಿ? How do I do that? What if I look at those details and don’t approve of them? Can I reject them? What happens if the organization changes and the original approver is no longer around? Can we easily change the process to reflect changes in the system? ನಾನು ಒಂದು ವರ್ಷದ ನಂತರ ಈ ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಪುನಃ ಮಾಡಬಹುದು ನಾನು ಆಡಿಟ್ ಮತ್ತು ಪಾವತಿ ರಕ್ಷಿಸಬೇಕು ಪಡೆಯುತ್ತೀರಿ ವೇಳೆ ಮತ್ತು ಯಾವಾಗ?

ಶೇರ್ಪಾಯಿಂಟ್ ಜನರು, we can see how to answer those questions. In my client’s case, ನಾವು ಹೆಚ್ಚು ಅಥವಾ ಕಡಿಮೆ ಈ ರೀತಿ ಅವರಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಲು:

• InfoPath ರೂಪ ಸೈಟ್ಗಳು ತಮ್ಮ ವೆಚ್ಚವನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮತ್ತು ಅನುಮೋದನೆಗೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಲು ಅವಕಾಶ.
• ಸೈಟ್ಗಳು ಯಾವುದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ತಮ್ಮ ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ವರದಿಯ ಸ್ಥಿತಿ ವೀಕ್ಷಿಸಲು ಸೈಟ್ ಮರಳಬಹುದು.
• ಗಮನಾರ್ಹ ಘಟನೆಗಳು ಸಂಭವಿಸಿದಾಗ ಮಾಹಿತಿ (ಉದಾ.. ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಅನುಮೋದನೆ ಮತ್ತು ಪಾವತಿಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ಇದೆ), ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಕಂಟೆಂಟ್ ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಅವುಗಳನ್ನು ಸೂಚನೆ.
• ಒಂದು ವರದಿ ಅನುಮೋದನೆಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗಿದೆ ಒಮ್ಮೆ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಹಣಕಾಸು ನಿರ್ವಾಹಕರು ಸೂಚನೆ.
• ಹಣಕಾಸು ನಿರ್ವಾಹಕರು ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಒಪ್ಪಿಗೆ ಅಥವಾ ನಿರಾಕರಿಸುವ.
• ಅನುಮೋದನೆ ನಂತರ, ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ವಿಭಾಗಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ ಕಟ್ಟುಗಳ ಮತ್ತು 3 ನೇ ವ್ಯಕ್ತಿ ಪಾವತಿಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
• 3 ನೇ ವ್ಯಕ್ತಿ ಪಾವತಿಸುವ ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಅವರು ಬೇಕಾಗಿರುವುದೆಲ್ಲಾ ಮಾಹಿತಿ ಹೊಂದಿದೆ ಮತ್ತು ವಿವರಗಳಿಗೆ ಅಗೆಯಲು ಶೇರ್ಪಾಯಿಂಟ್ ಪರಿಸರಕ್ಕೆ ಪ್ರವೇಶಿಸಬಹುದು (ಪ್ರಾಥಮಿಕವಾಗಿ ವೆಚ್ಚಗಳಿಗೆ "ಸತ್ಯ" ಪರಿಶೀಲಿಸಲು ಇತಿಹಾಸ ಪರಿಶೋಧನೆಯನ್ನು).
• 3rd party payer can approve or reject the payment using their own internal process. They record that outcome back in the SharePoint site (ಇದು ಸೂಕ್ತ ಜನರಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಅಧಿಸೂಚನೆ ಪ್ರಚೋದಿಸುತ್ತದೆ).
• ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ, ಇದು ಈ stilly ಇಮೇಲ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಕತ್ತರಿಸುವುದು ಸಂತೋಷವನ್ನು ಮತ್ತು ಬದಲಿಗೆ ತಮ್ಮ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ನೇರವಾಗಿ ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಮಾಹಿತಿ ಆಹಾರ ಎಂದು.

ತೀರ್ಮಾನಕ್ಕೆ ರಲ್ಲಿ, ಒಂದು ಜೀವನ ಶೈಲಿ ನಾನು ನೋಟದ ವೃತ್ತಿಪರ ಸಮಾಲೋಚಕರ ಬಿಂದುವಿನಿಂದ ವಿವರಿಸುವ ಇಲ್ಲಿ ಇಲ್ಲ, but which applies almost equally to full time employees in a BA and/or power user role. Work patiently with the experts in your company and extract the core business requirements as best you can. With a deep understanding of SharePoint features and functions to draw upon, ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಅಲ್ಲದಿದ್ದರೂ, ನೀವು ಕಾಳಜಿ ಉತ್ತರಿಸಲು ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರ ಕೆಲಸದ ದಿನ ಅನುಕೂಲ ಕೋರ್ ಶೇರ್ಪಾಯಿಂಟ್ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುವ ಮಾರ್ಗಗಳಿಗಾಗಿ ನೀಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.

***ಪ್ರಮುಖ ಟಿಪ್ಪಣಿ: I really don’t mean to compare AP people to serial killers. ಹೇಗಾದರೂ, I could probably name some AP pro’s who have probably wished they could get a restraining order against me stalking them and asking over and over again. “Where’s my check?” “Where’s my check?” “Where’s my check?"

</ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ>

ನನ್ನ ಬ್ಲಾಗ್ ಚಂದಾದಾರರಾಗಿ.

ನಲ್ಲಿ ಟ್ವಿಟ್ಟರ್ ನನ್ನನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ http://www.twitter.com/pagalvin