[Nota: Artikel ini cross-diposkan kepada Pengguna Akhir SharePoint di sini: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Kadang-kadang, apabila anda bekerja sebagai perunding (sebagai profesion yang, atau peranan perundingan dalam syarikat anda), anda dapati diri anda hidup dalam cerita bawang yang. Bawang telah siri artikel yang dipanggil "Tanya untuk [pakar] kira-kira [beberapa masalah]". Ini mengikut format "Dear Abby" yang terkenal di mana seseorang berkenaan minta nasihat peribadi. Bawang yang "pakar", Walau bagaimanapun, Jadi tumpuan kawasan / kepakaran dan masalah semasa yang pakar mengabaikan soalan sepenuhnya dan bisikan mengenai bidang kepakaran beliau. Sebagai perunding, kita perlu memastikan bahawa di rumah sepanjang masa dan elakkan jatuh ke dalam perangkap yang. Ia klasik diterangkan begini – "apabila anda menggunakan tukul besi sepanjang hari untuk menyelesaikan masalah anda, segala-galanya mula kelihatan seperti paku." Kami perunding profesional akan sentiasa berjaga-jaga terhadap jenis perkara itu, tetapi kita datang ke dalam hubungan dengan orang-orang yang profesional yang serius dalam peranan mereka sendiri, tetapi tidak perunding. Mereka tidak mempunyai keperluan yang sama atau latihan untuk berbuat sebaliknya.

Minggu lepas, Saya menulis tentang salah satu pelanggan syarikat saya dan projek yang sedang kita perlu membolehkan kerjasama berkualiti pelbagai doktor mata di Amerika Syarikat dan Kanada melaksanakan kajian klinikal ke atas penyakit yang jarang berlaku. Di samping itu untuk memanfaatkan ciri-ciri SharePoint teras bagi membolehkan kerjasama yang, Kami juga sedang berusaha proses permohonan dan kelulusan perbelanjaan. Ia adalah rumit kerana kita mempunyai begitu banyak pelakon:

• Satu segelintir individu pada amalan doktor yang berbeza 'yang boleh memasukkan perbelanjaan talian.
  • Terdapat lebih 40 amalan doktor.
  • Pada beberapa amalan, doktor menggunakan sistem secara langsung.
  • Pada banyak amalan, kakitangan doktor menggunakan sistem secara langsung.
• Seorang pentadbir kewangan (yang bekerja untuk pelanggan langsung saya) yang mengkaji perbelanjaan untuk ketepatan dan kesesuaian, meluluskan atau menafikan mereka di peringkat organisasi.
• Akaun dibayar Kumpulan pihak ke-3. Orang-orang yang membayar semua bil-bil untuk keluar pelanggan, Bil-bil bukan sahaja datang daripada kajian penyakit yang jarang berlaku.

Kumpulan akaun pemiutang telah menjadi satu cabaran. Bekerja dengan mereka hari ini mengingatkan saya pada siri bawang. Di saya peranan sebagai Perancang dan Perunding perniagaan, Saya menjelaskan keperluan untuk akaun yang perlu dibayar syarikat:

• Kajian tapak klinikal (amalan doktor) perbelanjaan yang berkaitan dengan kajian menanggung.
• Mereka log masuk ke "Laman web" dan masukkan perbelanjaan mereka menggunakan borang dalam talian. Dalam kes ini,, "Laman web" dihoskan dengan SharePoint dan perbelanjaan yang dimasukkan ke dalam satu bentuk InfoPath. Resit perbelanjaan akan diimbas, naik dan dilampirkan terus kepada bentuk.
• Proses aliran kerja automatik mendapatkan kelulusan daripada pentadbir kewangan yang sesuai.
• Anda, Dear 3rd pihak Syarikat AP – Sila semak semula dan meluluskan atau menolak perbelanjaan ini. Saya akan menghantar kepada anda apa-apa cara yang anda mahu (dalam sebab).Pada ketika ini dalam perbincangan, Saya benar-benar tidak peduli bagaimana ia perlu boleh diikat. Saya ingin bekerja dengan Syarikat AP untuk memahami apa yang mereka perlu dan mahu.

Apabila saya menjelaskan keperluan, pihak ke-3 mengambil menyelam jauh ke dalam kosong dalaman lingo jumbo mereka tentang proses kelulusan perbelanjaan, Oracle Kod, naib presiden tandatangan, 90 hari turn-arounds, dan sebagainya.. Dan panik. Saya tidak lupa tentang yang panik. Salah satu keperluan rock katil profesion perundingan adalah untuk belajar bagaimana untuk berkomunikasi dengan orang-orang seperti itu siapa diri mereka yang tidak terlatih atau semestinya berasa perlu melakukan perkara yang sama. Antara perkara-perkara lain, Ia merupakan salah satu bahagian yang terbaik untuk menjadi seorang perunding. Anda dapat memasuki dunia penduduk dengan perniagaan orang dengan perspektif yang berbeza. Saya membayangkan ia adalah sedikit seperti memasuki fikiran pembunuh bersiri, kecuali bahawa anda tidak rosak untuk kehidupan selepas pengalaman (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [lihat nota penting di bawah ***] ).

Salah satu hal besar mengenai dunia kita teknikal sebagai orang SharePoint adalah bahawa kita mempunyai jawapan yang sudah sedia banyak kebimbangan yang sah bahawa orang-orang seperti saya hubungi AP telah. Adakah ia selamat? Bagaimanakah saya boleh mengetahui bahawa perbelanjaan dengan betul adalah telah ditapis? Saya boleh, sebagai pembayar akhir, melihat semua butiran perbelanjaan? Bagaimana saya boleh berbuat demikian? Bagaimana jika saya melihat butir-butir tersebut dan tidak meluluskan mereka? Boleh saya menolak mereka? Apa yang berlaku jika perubahan organisasi dan mana-mana peranan asal tidak lagi sekitar? Boleh kita mudah mengubah proses untuk menggambarkan perubahan dalam sistem? Bolehkah saya mengkaji semula perbelanjaan ini setahun kemudian jika dan apabila saya mendapat diaudit dan perlu mempertahankan pembayaran?

Sebagai orang SharePoint, kita dapat melihat bagaimana untuk menjawab soalan-soalan. Dalam kes klien saya, kita menjawab mereka lebih kurang seperti ini:

• Borang InfoPath untuk membolehkan laman web untuk merekodkan perbelanjaan mereka dan menyerahkan mereka untuk kelulusan.
• Tapak boleh kembali ke laman web ini untuk melihat status laporan perbelanjaan mereka pada bila-bila.
• Seperti peristiwa penting berlaku (e.g. perbelanjaan itu diluluskan dan diserahkan untuk pembayaran), sistem secara proaktif memberitahu mereka melalui e-mel.
• Sistem ini memberitahu pentadbir kewangan sekali laporan telah dikemukakan untuk kelulusan.
• Pentadbir Kewangan meluluskan atau menolak permintaan.
• Setelah mendapat kelulusan, perbelanjaan itu digabungkan ke dalam e-mel dan dihantar ke pihak organisasi pembayar 3.
• Pembayar pihak ke-3 mempunyai semua maklumat yang mereka perlu mengkaji semula perbelanjaan dan boleh mengakses persekitaran SharePoint untuk menggali ke dalam butir-butir (terutamanya audit sejarah untuk mengesahkan "kebenaran" daripada perbelanjaan).
• 3Rd pihak pembayar boleh meluluskan atau menolak pembayaran menggunakan proses dalaman mereka sendiri. Mereka merekod hasil itu kembali pada tapak SharePoint (yang mencetuskan pemberitahuan e-mel kepada orang yang sesuai).
• Pada masa akan datang, ia akan lebih baik untuk mengurangkan proses e-mel ini secara bertenang-tenang dan bukannya makanan maklumat perbelanjaan secara langsung ke dalam sistem mereka.

Kesimpulannya, ada gaya hidup di sini bahawa saya menerangkan dari sudut perunding profesional pandangan, tetapi yang digunakan hampir sama dengan penuh masa pekerja dalam Ijazah Sarjana Muda Sastera dan/atau kuasa pengguna peranan. Sabar bekerja dengan pakar-pakar dalam syarikat anda dan ekstrak keperluan perniagaan utama anda. Dengan memahami secara mendalam tentang ciri-ciri SharePoint dan fungsi menarik atas, lebih kerap daripada tidak, anda akan dapat untuk menjawab kebimbangan dan menawarkan cara untuk meningkatkan hari bekerja semua orang menggunakan teras SharePoint ciri.

***Nota penting: Saya benar-benar tidak bermaksud untuk membandingkan AP orang pembunuh bersiri. Walau bagaimanapun, Saya mungkin boleh menamakan beberapa AP pro's yang mungkin telah berharap mereka boleh mendapatkan suatu perintah restraining terhadap saya stalking mereka dan bertanya berulang-ulang kali. "Ialah di mana saya semakan?"" Di mana adalah semakan saya?"" Di mana adalah semakan saya?"

</akhir>

Langgan ke blog saya.

Mengikuti aku di Twitter http://www.twitter.com/pagalvin