[Opmerking: Dit artikel dwars-gepost aan Eindgebruiker SharePoint Hier: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Soms, Als u werkt als consultant (Als een beroep, of in een adviserende rol binnen uw bedrijf), je merkt dat je leven in een UI-verhaal. De UI is een reeks artikelen genoemd "Ask een [expert] over [Sommige probleem]”. Dit volgt op de beroemde "Dear Abby" formaat waar een betrokken persoon vraagt voor persoonlijk advies. De UI is "expert", echter, is zo gefocust op zijn/haar gebied van deskundigheid en huidige problemen dat de expert de vraag volledig negeert en op over zijn gebied van deskundigheid dwaalt. Als adviseurs, We moeten dat in gedachten houden alle de tijd en voorkomen in die val. Het klassiek beschreven als deze-"wanneer u een hamer hele dag lang uw problemen op te lossen, Alles begint te laten uitzien als een spijker." Wij professionele consultants zijn altijd op wacht tegen dat soort dingen, maar we komen in contact met mensen die ernstige professionals in hun eigen rol zijn, maar zijn niet consultants. Ze hebben niet de dezelfde behoefte of opleiding te doen anders.

Vorige week, Ik schreef over een van mijn bedrijf klanten en een aan de gang zijnde project We hebben waarmee hoge kwaliteit samenwerking tussen verschillende oog artsen in de VS en Canada uitvoeren van klinisch onderzoek op zeldzame ziekte. Naast het leveraging van SharePoint kerneigenschappen zodat die samenwerking, We werken ook een kosten indiening en goedkeuring proces. Het is ingewikkeld omdat we zo veel actoren hebben:

• Een handvol personen op verschillende artsen praktijken die onkosten op regel invoeren kunnen.
  • Er zijn meer dan 40 artsen praktijken.
  • Op sommige praktijken, de arts maakt gebruik van het systeem direct.
  • Op vele praktijken, de arts personeel gebruikt het systeem rechtstreeks.
• Een financieel beheerder (Wie werkt bij mijn directe cliënt) die beoordelingen van de uitgaven voor nauwkeurigheid en relevantie, goed te keuren of te ontzeggen op het niveau binnen de organisatie.
• Een 3rd party te betalen groep accounts. Deze mensen betalen alle van de facturen voor uit client, niet alleen facturen coming out van de zeldzame ziekte studie.

De crediteuren groep is een uitdaging geweest. Werken met hen gisteren deed me denken aan de UI-serie. In mijn rol als business consultant, Ik legde de noodzaak de rekeningen te betalen bedrijf:

• Klinische studies sites (artsen praktijken) studie-gerelateerde kosten.
• Ze inloggen op de "web site" en hun onkosten via een online formulier invoeren. In dit geval, de "website" wordt gehost met SharePoint en de kosten zijn ingevoerd in een InfoPath-formulier. Kosten ontvangsten worden gescand, geüpload en rechtstreeks aan de vorm gekoppeld.
• Een geautomatiseerd workflowproces zoekt goedkeuring van de juiste financiële administrator.
• U, beste 3e partij AP bedrijf – Lees en goedkeuren of weigeren deze kosten. Ik stuur het naar u elke gewenste manier (binnen reden).Op dit punt in de discussie, Ik schelen niet echt hoe het moet worden gebundeld. Ik wil werken met de AP-groep om te begrijpen wat ze nodig hebben en willen.

Wanneer ik de noodzaak uitgelegd, de 3rd party nam een diepe duik in hun interne mumbo jumbo lingo over kosten goedkeuringsprocessen, Oracle codes, Vice Presidents handtekeningen, 90 dag turn-arounds, etc. En paniek. Ik moet niet vergeten over de paniek. Een van de eisen van de rots bed van de raadplegende beroep is om te leren hoe te communiceren met mensen als dat die zelf niet opgeleid of noodzakelijkerwijs een behoefte om het zelfde te doen. Onder andere, het is een van de beste delen van het zijn een consultant. U krijgt een wereld bevolkt met mensen uit het bedrijfsleven met volledig verschillende perspectieven te betreden. Ik veronderstel dat het is een beetje zoals het invoeren van de geest van een seriemoordenaar, behalve dat je voor het leven na de ervaring zijn niet verpest (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [Zie de onderstaande belangrijke opmerking ***] ).

Een van de grote dingen over onze technische wereld als SharePoint mensen is dat we kant en klare antwoorden op veel van de zeer terechte zorgen dat mensen hebben zoals mijn AP contact hebben. Is het veilig? Hoe weet ik dat de kosten naar behoren werd doorgelicht? Kan ik, Als de definitieve betaler, Zie alle details van de kosten? Hoe doe ik dat? Wat als ik kijk naar die details en niet goedkeuren van hen? Ik kan ze weigeren? Wat gebeurt er als de organisatie wijzigingen en de originele goedkeurder is niet langer rond? We kunnen het proces om wijzigingen in het systeem gemakkelijk veranderen? Ik kan opnieuw deze kosten een jaar later als en wanneer ik krijgen gecontroleerd en moeten verdedigen de betaling?

Als SharePoint mensen, We kunnen zien hoe om die vragen te beantwoorden. In mijn klant case, Wij beantwoorden ze min of meer als dit:

• InfoPath-formulier naar sites om te registreren hun uitgaven en legt deze voor goedkeuring toestaan.
• Sites kunnen terugkeren naar de site om te bekijken van de status van hun onkostendeclaratie op elk gewenst moment.
• Als belangrijke gebeurtenissen zich voordoen (bijvoorbeeld. de kosten is goedgekeurd en ingediend voor de betaling), het systeem waarschuwt proactief hen per e-mail.
• Het systeem waarschuwt de financiële beheerder zodra een verslag heeft ingediend ter goedkeuring.
• Financiële beheerder goedkeurt of weigert de aanvraag.
• Na goedkeuring, de kosten wordt gebundeld in een email en verstuurd naar de 3de partij betaler organisatie.
• De 3de partij betaler heeft alle informatie die ze nodig hebben om de kosten bekijken en hebben toegang tot de SharePoint-omgeving te spitten in de details (voornamelijk controlegeschiedenis om te controleren of de 'waarheid' van de uitgaven).
• 3RD-betaler kunt goedkeuren of afkeuren van de betaling met behulp van hun eigen interne proces. Zij registreren dat resultaat terug in de SharePoint-site (die gebeurtenis wordt een e-mailbericht aan de juiste mensen).
• In de toekomst, het zou mooi te snijden uit dit proces verstillend e-mail en in plaats daarvan voeden de kosten gegevens rechtstreeks toe in hun systeem.

In conclusie, Er is hier een levensstijl die ik vanuit de professionele consultant oogpunt beschrijven, maar dat geldt bijna voor volledige tijd werknemers in een BA en/of macht gebruikersrol. Werken geduldig met de deskundigen in uw bedrijf en haal de kern bedrijfsvereisten zo goed als u kan. Met een diep begrip van SharePoint-functies en functies om te tekenen op, vaker wel dan niet, u zult kunnen beantwoorden bezorgdheid en bieden manieren om ieders werk dag facilitering kern SharePoint functies verbeteren.

***Belangrijke opmerking: Ik bedoel echt niet te vergelijken AP mensen seriemoordenaars. Echter, Ik zou waarschijnlijk noemen sommigen AP pro de die waarschijnlijk willen ze konden krijgen een straatverbod tegen mij stalking hen en vragen over en weer. "Waar is mijn controleren?"" Waar is mijn controleren?"" Waar is mijn controleren?”

</einde>

Abonneren op mijn blog.

Volg mij op Twitter op http://www.twitter.com/pagalvin