[Observação: Este artigo cross-posted a Usuário final SharePoint here: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Às vezes, Quando você está trabalhando como consultor (como uma profissão, ou em um papel consultivo dentro de sua empresa), você encontrar-se vivendo em uma história de cebola. A cebola tem uma série de artigos chamada "Ask um [especialista em] sobre [algum problema]”. Isto segue o formato "Dear Abby" famoso onde uma pessoa em questão está pedindo conselhos pessoais. A cebola é "especialista", no entanto, é tão focado em sua área de competência e problemas atuais que o perito ignora a questão inteiramente e caminha sobre sua área de atuação. Como consultores, Precisamos manter isso em mente o tempo todo e evitar cair na armadilha. É classicamente descrito como este-"quando você usar um martelo de dia inteiro para resolver seus problemas, Tudo começa a parecer com um prego". Temos consultores profissionais estão sempre em guarda contra esse tipo de coisa, Mas podemos entrar em contacto com pessoas que são profissionais sérios em seu próprio papel, Mas não são consultores. Eles não têm a mesma necessidade ou treinamento para fazer o contrário.

A semana passada, Eu escrevi sobre um dos clientes da minha empresa e um projeto em andamento Temos que permitir a colaboração de alta qualidade entre vários médicos de olho nos Estados Unidos e Canadá realizando pesquisas clínicas em doenças raras. Além de alavancar os principais recursos do SharePoint para habilitar essa colaboração, Estamos também a trabalhar um processo de submissão e aprovação de despesas. É complicado porque temos tantos atores:

• Um punhado de indivíduos em práticas dos médicos diferentes que pode inserir despesas on-line.
  • Existem mais de 40 práticas dos médicos.
  • Em algumas práticas, o médico utiliza o sistema diretamente.
  • Em muitas práticas, pessoal do médico usa o sistema diretamente.
• Um administrador financeiro (Quem trabalha para o meu cliente diretamente) que as despesas para a precisão e relevância de clientes, aprovar ou negar-lhes a nível organizacional.
• Um 3o partido grupo pagar contas. Essas pessoas pagam todas as contas de cliente, Não só contas saindo o estudo de doenças raras.

O grupo de contas a pagar tem sido um desafio. Trabalho com eles ontem me fez lembrar a série de cebola. Em meu papel como consultor de negócios, Eu expliquei a necessidade para a empresa de pagar contas:

• Sites de estudos clínicos (práticas dos médicos) incorrer em despesas relacionadas com o estudo.
• Eles entram no "web site" e digite suas despesas utilizando um formulário on-line. Neste caso, o "web site" é hospedado com o SharePoint e as despesas são inseridas em um formulário do InfoPath. Recibos de despesa são digitalizados, carregado e conectado diretamente ao formulário.
• Um processo de fluxo de trabalho automatizado busca aprovação do administrador financeiro apropriado.
• Você, caro 3 festa empresa AP – por favor revisar e aprovar ou negar esta despesa. Vou enviá-lo para você qualquer caminho que você quer (dentro da razão).Neste momento em discussão, Não me importo como ele precisa ser empacotado. Eu quero trabalhar com o grupo de AP para entender o que eles precisam e querem.

Quando eu expliquei a necessidade, o terceiro partido deu um mergulho profundo em sua linguagem interna mumbo jumbo sobre processos de aprovação de despesas, Códigos de Oracle, assinaturas presidencial vice, 90 dia turn-arounds, etc. E pânico. Eu não deveria esquecer o pânico. Um dos requisitos da profissão consultoria rocha cama é para aprender a se comunicar com pessoas que quem são eles próprios não treinados ou necessariamente sentem necessidade de fazer o mesmo. Entre outras coisas, é uma das melhores partes de ser um consultor. Você vai entrar em um mundo repleto de pessoas de negócios com perspectivas completamente diferentes. Imagino que seja um pouco como a mente de um serial killer a entrar, Exceto que você não é arruinada pela vida após a experiência (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [Ver nota importante abaixo * * *] ).

Uma das grandes coisas sobre nosso mundo técnico como pessoas do SharePoint é que temos respostas prontas para muitas das preocupações muito válidas que as pessoas como tem meu contato AP. É seguro? Como sei que a despesa foi devidamente controlada? Eu posso, como autor do pagamento final, Ver todos os detalhes da despesa? Como eu faço isso? E se eu olhar para os detalhes e não aprová-los? Eu posso rejeitá-las? O que acontece se as mudanças de organização e o aprovador original já não está por perto? Podemos facilmente mudar o processo para refletir as alterações no sistema? Posso eu revisitar esta despesa um ano mais tarde e se eu ser auditado e precisa defender o pagamento?

Como as pessoas do SharePoint, Podemos ver como responder a essas perguntas. No caso do meu cliente, Nós respondê-las mais ou menos assim:

• Formulário do InfoPath para permitir que sites gravar suas despesas e enviá-los para aprovação.
• Sites podem retornar ao site para exibir o status de seu relatório de despesas, a qualquer momento.
• Conforme ocorrerem eventos significativos (EG. a despesa é aprovada e enviada para pagamento), o sistema proativamente notifica-los por e-mail.
• O sistema notifica o administrador financeiro, uma vez que um relatório foi submetido para aprovação.
• Administrador financeiro aprova ou nega a solicitação.
• Após a aprovação, a despesa é embrulhada em um e-mail e enviada para a organização de pagador de festa 3.
• O 3º contribuintes tem todas as informações que precisam para rever a despesa e pode acessar o ambiente do SharePoint para cavar os detalhes (principalmente o histórico de auditoria para verificar a "verdade" das despesas).
• 3contribuintes RD podem aprovar ou rejeitar o pagamento usando o seu próprio processo interno. Eles gravam o resultado no site do SharePoint (que desencadeia uma notificação por e-mail para as pessoas adequadas).
• No futuro, seria bom cortar este processo stilly e-mail e em vez disso, para dar as informações de despesas diretamente no seu sistema.

Em conclusão, Há aqui um estilo de vida que eu descrevo do consultor profissional ponto de vista, Mas que se aplica quase ao total de empregados de tempo em um BA e/ou função de usuário de energia. Trabalhar pacientemente com os especialistas em sua empresa e extrair os requisitos de negócio do núcleo da melhor maneira possível. Com uma compreensão profunda de recursos do SharePoint e funções para desenhar em cima, mais frequentemente do que não, Você será capaz de responder a preocupações e oferecer maneiras de melhorar todos os trabalhos dia alavancar núcleo recursos do SharePoint.

***Nota importante: Eu realmente não quero comparar pessoas AP para assassinos em série. No entanto, Eu provavelmente poderia citar alguns AP pro é que desejaram provavelmente conseguiu uma ordem de restrição contra mim perseguindo-os e pedindo uma e outra vez. "Onde está o meu cheque?"" Onde está o meu cheque?"" Onde está o meu cheque?”

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