[Notă: Acest articol cross-postat la Utilizatorul final SharePoint aici: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Uneori, Când lucraţi ca un consultant (ca o profesie, sau într-un rol consultativ din cadrul firmei), veţi găsi-te de viaţă într-o poveste de ceapa. Ceapa are o serie de articole numite "cere un [experţi] despre [unele probleme]”. Acest lucru urmează formatul "Dragă Abby" celebru în cazul în care persoana în cauză este asking pentru personale sfatul. Ceapa 's "experţi", cu toate acestea, este atât de concentrat pe si arie de expertiză şi problemele curente că Expertul ignoră problema în întregime şi rambles despre aria sa de expertiza. Consultanti, avem nevoie pentru că păstraţi în minte tot timpul şi de a evita care se încadrează în capcana că. Clasic este descris ca acest lucru-"când utilizaţi un ciocan toată ziua pentru a rezolva problemele, totul începe să arate ca un cui." Ne consultanti profesionisti sunt întotdeauna pe gardă împotriva acest tip de lucru, dar am venit în contact cu oameni care sunt profesionişti grave în propriul lor rol, dar nu sunt consultanţi. Nu au nevoie de acelaşi sau de formare a face altfel.

săptămâna trecută, Am scris despre unul dintre clientii companiei mele şi un proiect de curs avem de a activa de înaltă calitate colaborarea între diferite medicilor ochi în SUA şi Canada efectuarea cercetării clinice privind boala rara. În plus faţă de pârghie caracteristicile SharePoint de bază pentru a activa această colaborare, ne străduim, de asemenea, un proces cheltuiala prezentarea şi aprobarea. Este complicat pentru că avem atât de mulţi actori:

• O mână de indivizi la diferite medici practici care pot intra cheltuielile pe linie.
  • Există peste 40 practicile de medici.
  • La unele practici, Medicul foloseste sistemul direct.
  • La multe practici, medicului personal foloseste sistemul direct.
• Un administrator financiar (care lucrează pentru clientul meu direct) care clienţi cheltuielile pentru exactitatea şi relevanţa, autoriza sau de a nega-le la nivel organizaţional.
• Un 3a parte conturile de plătit grup. Aceste persoane plătesc toate facturile pentru afară clientului, nu doar facturile vin din studiul de boli rare.

Grupul de conturi de plătit a fost o provocare. Lucru cu ei ieri mi-a amintit din seria de ceapa. În rolul meu ca consultant de afaceri, I-am explicat necesitatea conturi de plătit companiei:

• Site-uri de studii clinice (practicile de medici) suporta cheltuielile legate de studiu.
• Ei conecta "web site" şi introduceţi cheltuielile lor folosind un formular online. În acest caz, "web site" este găzduit cu SharePoint şi cheltuielile sunt introduse într-un formular InfoPath. Cheltuiala încasările sunt scanate, încărcat şi ataşată direct la forma.
• Un proces de flux de lucru urmăreşte aprobare de la administrator financiar adecvat.
• Tu, Dragi 3rd petrecere firma AP-vă rugăm să revedeţi şi aproba sau nega această cheltuială. Eu voi trimite la tine nici un fel care îl (în termen de motiv).În acest moment în discuţie, Nu-mi pasă cum trebuie să fie incluse. Vreau să lucreze cu grupul de AP pentru a înţelege ceea ce au nevoie şi doresc.

Când i-am explicat necesitatea, 3rd party a luat o scufundare adânc în lor interne mumbo jumbo jargon despre procesele de aprobare cheltuieli, Oracle coduri, Vice presidential semnături, 90 Ziua rândul Suplimente, etc. Şi de panică. Eu nu ar trebui să uitaţi despre panica. Una dintre cerinţele de stâncă pat a profesiei de consultant este de a învăţa modul de a comunica cu oamenii de genul asta care sunt ele însele nu instruit sau neapărat simt nevoia să facă acelaşi lucru. Printre alte lucruri, este una dintre cele mai bune piese de a fi un consultant. Te pentru a intra o lume populata cu oameni de afaceri cu perspective complet diferite. Îmi imaginez că este un pic ca intrarea în mintea unui criminal in serie, cu excepţia faptului că nu sunt ruinat viaţa după experienţa (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [a se vedea nota importantă de mai jos ***] ).

Unul dintre lucrurile mare despre lumea noastră tehnică ca SharePoint oameni este că avem răspunsuri gata făcute la multe dintre preocupările foarte valabil că oamenii cum ar fi meu contact de AP au. Este sigur? Cum ştiu că cheltuiala a fost verificate în mod corespunzător? A putea I, ca platitor finală, vedea toate detaliile de cheltuieli? Cum pot face asta? Ce se întâmplă dacă mă uit la aceste detalii şi nu aproba le? Poate le refuz? Ce se întâmplă dacă modificările organizaţiei şi originale aprobatorul nu mai este în apropiere de? Putem schimba cu uşurinţă acest proces pentru a reflecta modificările în sistemul? Poate am revizuiască această cheltuială un an mai târziu dacă am obţine auditate şi trebuie să apere plata?

Ca oameni de SharePoint, putem vedea cum să răspundă la aceste întrebări. În cazul meu clientului, le răspundem mai mult sau mai puţin ca aceasta:

• Formular InfoPath pentru a permite site-uri pentru a înregistra cheltuielile lor şi să le prezinte pentru aprobare.
• Site-uri poate reveni la site-ul pentru a vizualiza starea lor raport de cheltuieli în orice moment.
• Ca să apară evenimente semnificative (ex. cheltuiala este aprobat şi transmise de plată), sistemul proactiv notifică-le prin e-mail.
• Sistemul notifică administratorul financiar un raport prezentată pentru omologare.
• Administrator financiar aprobă sau neagă cererea.
• După aprobarea, cheltuiala este pachet de până într-un e-mail şi a trimis la 3rd petrecere plătitorul organizarea.
• 3Rd petrecere Plătitorul trebuie toate informaţiile de care au nevoie de a revizui cheltuiala şi pot accesa mediul SharePoint pentru a săpa în detalii (în primul rând de audit istorie pentru a verifica "adevărul" a cheltuielilor).
• 3Plătitorul de partid Rd puteţi aproba sau respinge plata folosind propriul lor proces intern. Ei înregistra ca rezultatul înapoi în site-ul SharePoint (care declanşează o notificare de e-mail corespunzătoare oameni).
• În viitor, ar fi frumos să tăiaţi acest proces stilly e-mail şi furaje în schimb informaţiile cheltuieli direct în sistemul lor de.

În concluzie, nu există un stil de viaţă aici care descrie din punct de vedere al consultant profesionist, dar care se aplică aproape la fel în timp angajaţi într-o BA pe deplin și rolul de utilizator de putere. Lucra cu răbdare cu experţii în compania dumneavoastră şi extrage cerinţele de afaceri de bază cel mai bun ca tine poate. Cu o înţelegere profundă a SharePoint caracteristici şi funcţii pentru a trag, mai multe ori, veţi fi capabil să răspundă la preocupările şi oferă modalităţi de a îmbunătăţi toată lumea de lucru zi pârghie SharePoint caracteristicile de bază.

***Notă importantă: Într-adevăr nu vreau pentru a compara AP oamenii să criminali in serie. Cu toate acestea, Am putea, probabil, numele unele AP pro pe care au dorit, probabil, acestea ar putea primi un ordin de restrictie impotriva mea urmărire ei şi cere peste si peste din nou. "Unde este verifica meu?"" Unde este verifica meu?"" Unde este verifica meu?”

</scop>

Aboneaza-te la blog-ul meu.

Urmaţi-mă pe Twitter, la http://www.twitter.com/pagalvin