[Anmärkning: Denna artikel korspostats till Slutanvändaren SharePoint Här: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Ibland, När du arbetar som konsult (som ett yrke, eller i en rådgivande roll inom ditt företag), Du befinner dig i en lök historia. Löken har en serie artiklar kallas "Ask en [expert] om [vissa problem]”. Detta följer det berömda "Dear Abby" formatet där en berörda personen begär personlig rådgivning. Löken är "expert", men, är så fokuserad på sitt område av expertis och aktuella problem att experten ignorerar frågan helt och rambles om hans område av expertis. Som konsulter, Vi måste ha detta i åtanke hela tiden och undvika att falla i den fällan. Det beskrivs klassiskt såhär – "när du använder en hammare hela dagen för att lösa dina problem, allt börjar se ut som en spik." Vi professionella konsulter är alltid på vakt mot sånt, men vi kommer i kontakt med människor som är seriösa proffs inom sin egen roll, men inte konsulter. De har inte samma behov eller utbildning att göra annorlunda.

Förra veckan, Jag skrev om en av företagets kunder och ett pågående projekt Vi måste möjliggöra hög kvalitet samarbete mellan olika ögat läkare i USA och Kanada utför klinisk forskning om sällsynta sjukdomar. Förutom att utnyttja core SharePoint-funktioner för att möjliggöra att samarbete, Vi arbetar också en utgift inlämnande och godkännande process. Det är komplicerat eftersom vi har så många aktörer:

• En handfull personer på olika läkare praxis som kan ange kostnader på rad.
  • Det finns över 40 läkares praxis.
  • På några metoder, läkaren använder systemet direkt.
  • På många metoder, läkarens personalen använder systemet direkt.
• En finansiell administratör (som arbetar för min direkta klient) som recensioner kostnader för noggrannhet och relevans, godkänna eller neka dem på organisationsnivå.
• En 3rd partiet konton betalas grupp. Dessa människor betalar alla räkningar för ut klienten, inte bara räkningar kommer från sällsynt sjukdom studien.

Leverantörsreskontra-gruppen har varit en utmaning. Arbeta med dem igår påminde mig om lök serien. I min roll som affärskonsult, Jag förklarade behovet för konton betalas företaget:

• Kliniska studier platser (läkares praxis) ådra sig studie-relaterade kostnader.
• De loggar in på "webbplats" och ange deras utgifter i samband med ett online-formulär. I detta fall, "webbplatsen" är värd med SharePoint och utgifterna som registreras i ett InfoPath-formulär. Bekostnad kvitton skannas, laddade upp och fäst direkt till formuläret.
• Arbetsflödesprocesser söker godkännande från lämpliga finansiella administratören.
• Du, Kära 3rd part AP företag – granska och godkänna eller avvisa denna kostnad. Jag skickar det till dig några sätt som du vill (inom rimliga).Vid denna punkt i diskussionen, Jag bryr mig egentligen inte hur det måste paketeras. Jag vill arbeta med gruppen AP att förstå vad de behöver och vill ha.

När jag förklarade behovet, den 3: e parten tog en djupdykning i deras inre rappakalja lingo om bekostnad godkännandeprocesser, Oracle koder, vice presidentens signaturer, 90 dag turn-arounds, m.m.. Och panik. Jag ska inte glömma paniken. En av bed rock kraven av det samrådande yrket är att lära sig att kommunicera med människor som det som är själva inte utbildade eller nödvändigtvis känner ett behov av att göra samma sak. Bland annat, Det är en av de bästa delarna av att vara konsult. Får du in i en värld fylld med affärsmän med helt olika perspektiv. Jag antar att det är lite som att ange huvudet på en seriemördare, Förutom att du inte förstört för livet efter erfarenheten (men att gå in i en AP-chef är inte en promenad i parken [se viktig information nedan ***] ).

En av de bästa sakerna med vår tekniska värld som SharePoint människor är att vi har färdiga svar på många av de välgrundade farhågorna att människor som min AP kontakt har. Är det säkert? Hur vet jag att kostnaden var ordentligt kontrollerats? Kan jag, som slutliga betalare, Se alla detaljer på bekostnad? Hur gör jag det? Vad händer om jag ser på dessa detaljer och godkänner inte dem? Jag kan förkasta dem? Vad händer om ändringarna som organisation och den ursprungliga godkännaren inte längre runt? Vi kan enkelt ändra processen för att återspegla förändringar i systemet? Kan jag se över denna kostnad ett år senare om och när jag får granskas och behöva försvara betalningen?

Som SharePoint människor, Vi kan se hur man svara på dessa frågor. I min klient fall, vi besvara dem mer eller mindre så här:

• InfoPath-formuläret så att platser att spela in sina utgifter och skicka in dem för godkännande.
• Platser kan återvända till platsen för att visa status för deras utgiftsrapporten när som helst.
• Som betydande händelser inträffar (t.ex. bekostnad är godkänd och skickats in för betalning), systemet meddelar proaktivt dem via e-post.
• Systemet meddelar finansiella administratören när en rapport har lämnats in för godkännande.
• Finansiella administratören godkänner eller nekar begäran.
• Efter godkännande, bekostnad är paketerade i ett mail och skickas till 3: e part betalare organisationen.
• 3: e part betalaren har all information de behöver för att granska bekostnad och kan komma åt SharePoint-miljön att gräva i Detaljer (främst granskningshistorik att kontrollera "sanningen" av kostnader).
• 3RD part betalare kan godkänna eller avvisa med sin egen inre process. De spela in det resultatet tillbaka på SharePoint-webbplatsen (som utlöser ett e-postmeddelande till rätt personer).
• I framtiden, Det skulle vara trevligt att klippa ut stilly e-processen och i stället foder bekostnad informationen direkt in i deras system.

Sammanfattningsvis, Det är en livsstil här som jag beskriver från professionella konsultens perspektiv, men som gäller nästan lika full tid anställda i en BA och/eller effekt användarroll. Arbeta tålmodigt med experter i företaget och extrahera core kraven så gott du kan. Med en djup förståelse av SharePoint-funktioner och funktioner för att utnyttja, mer ofta än inte, du kommer att kunna svara på frågor och erbjuda sätt att förbättra allas arbete dag hävstångseffekt core SharePoint-funktioner.

***Viktigt att notera: Jag menar verkligen inte att jämföra AP människor att seriemördare. Men, Jag kan nog nämna några AP pro's som har förmodligen önskat att de kunde få ett besöksförbud mot mig förfölja dem och frågar om och om igen. "Var är min check?"" Var är min check?"" Var är min check?”

</slutet>

Prenumerera på min blogg.

Följ mig på Twitter vid http://www.twitter.com/pagalvin