Jag har varit konsult för en massa år nu och som någon erfaren konsult vet, god kommunikation är en av hörnstenarna för framgångsrik leverans av ett projekt. Det är så uppenbart, Det är verkligen nästan tråkigt att prata om. Detta är inte ett inlägg om generiska kommunikation. I stället, Jag skriver om den mörkare sidan av kommunikation — kommunicera dåliga nyheter.

Det är självklart att ge goda nyheter till klienten görs hela tiden, så ofta som möjligt. Som inte vill ge goda nyheter? Vem gillar inte att höra goda nyheter?

På baksidan, dåliga nyheter är inte roligt alls. Jag har alltid kämpat med detta. Under de tidigare dagarna i min karriär, Jag skulle veta något var snett med ett projekt och i stället tala om klienten, Jag skulle arbeta längre för att försöka lösa problemet. Jag skulle ålägga mitt team att arbeta hårdare. Det är en nog naturliga impuls att tänka att en övermänsklig ansträngning kan rädda dagen. Vissa gånger fungerar detta, några gånger det inte. Även när det "fungerar" Det är ofta en blandad kompott. Är kvaliteten på slutprodukten verkligen upp till spec när viktiga delar har utvecklats under flera 60 till 80 timmarsveckor?

Vad är det bästa sättet att hantera dåliga nyheter? Svaret är: berätta det tidigt. Vänta inte tills en vecka innan projektets budget kommer att konsumeras. Om du vet sex veckor att det helt enkelt inte tillräckligt med tid att leverera några bitar av utlovade funktioner, berätta klienten just då och där. Klienten kan bli upprörd (förmodligen kommer), Det kan finnas grunder för åtal och anklagelser och såra känslor. Men, När känslor svalna, Det finns fortfarande sex veckor kvar i projektet. Sex veckor är en bra bit av tid. Finns det tid att anpassa planer, ändra scheman, få bollen i rullning på budget-tillägg (Lycka till!) och bara allmänt komma tillrätta med "fakta på marken" och utarbeta en ny plan som fortfarande leder till ett framgångsrikt projekt.

Fallet: Jag arbetar på ett projekt som kännetecknas av:

• T&E budget med ett tak "inte överstiga" dollarn belopp.
• En "bästa ansträngningar kommer att göras" lova att leverera X, Y och Z av projektets slut.
• Brist på utlovade nyckelresurser på klientsidan. Dessa resurser var inte inne med flit, inte heller för några "dåliga" anledning, men de var inne.
• En gryende insikten som projektet gått halvvägs att vi inte skulle kunna leverera "Z" (främst eftersom de utlovade resurserna inte var faktiskt tillgängliga).
• Regelbundna statusrapporter och "CYA" dokumentationen som stödde oss (konsultteam) upp.
• Tätt sticka genomförande team med medlemmar från den samrådande organisationen (mitt företag) och klienten.
• Avlägsna ledningsgrupp, i båda en metaforisk och fysisk känsla. Ledningen var inriktad på ett annat stort företagsprojekt och på grund av utrymmesbegränsningar, genomförandet laget var inhyst i en separat byggnad på campus, ner en kulle och relativt långt från "civilisationen".

Med ungefär sex veckor kvar på projektets budget, Vi (genomförandet laget) visste att vi var problem. Avtalet säger att vi behövs för att leverera "Z". Även om projektet är tid & material och trots att vi bara lovat "bästa insatser" att leverera Z och även fast vi hade bra motivering för leverans som saknas … summan av kardemumman är att det inte ser bra — Vi skulle inte leverera Z i formen en kvalitet som skulle göra någon stolt.

Erkänner detta, Vi gick till ledningen och berättade för dem att projektets budget skulle konsumeras vid ett visst datum och att vi var i trubbel med Z.

En mini firestorm utbröt över de närmaste dagarna.

Dag 1: Ledningsgrupp-samtal i sin personal för ett särskilt möte (Vi, konsulterna är inte välkomna). Kontrakt är tryckas och delas ut till alla och en rad-för-rad översyn inträder. Management sätter anställda på defensiven. Jag tror inte frasen "Stockholm Syndrome" är * faktiskt * används, men du får bilden. Vi är en sammansvetsad grupp, Trots allt, och personalen har arbetat med oss konsulter dag in och ut i flera månader nu.

Dag 2: Management kräver en annan personalmöte. De känner sig lite bättre. De vill ha alternativ och idéer för att gå vidare. De inser det finns fortfarande sex veckor kvar i den nuvarande projektbudgeten för, som är fortfarande en bra bit av tid. En av de åtgärder: schemalägga ett möte med fullständigt genomförande team (inklusive konsulter).

Dag 5: Fullt lag möter, konstruktivt möte inträder och infört en ny genomförbara plan. Ännu bättre, Vi har redan börjat diskutera fas två och klienten inbjuder oss att förbereda förslag för den fasen omedelbart.

Om vi hade väntat tills bara tre veckor kvar, eller ännu värre, en eller två veckor, Det skulle ha varit mycket annorlunda. I stället för ett konstruktivt möte att åter justera projektet, Vi skulle ha dra ut statusrapporter, parsning av kontraktet och granska gammal email för att rättfärdiga detta eller detta beslut. Vi skulle ha "vunnit" men är det verkligen "vinnande" i detta fall?

Så, Om du har att ge dåliga nyheter, ge det tidigt. Dåliga nyheter ges sent är inte bara dåligt, Det är hemskt.