Översikt

Detta inlägg beskriver en studie som beskriver en faktisk MRO (Underhåll, Reparation och operationer) arbetsflödet godkännandeprocess genomförs i MOSS.

Detta är inte en öppet teknisk diskussion, men i stället syftar till att ge en verklig-värld exempel som visar hur MOSS plattformen träffade en verkliga behov.

(Denna post är arga Inlagd mellan http://paulgalvin.spaces.live.com och http://blogs.conchango.com)

Bakgrund

Klientens MRO process hade präglats av följande

• Manuell godkännandeprocessen.
• Vissa stöd med hjälp av excel kalkylblad.
• Oregelbunden godkännandeprocessen. Samma MRO köp godkännandeprocessen skulle variera dag till dag, person efter person.
• Massor av papper och handskrivna signaturer — inköpsrekvisitioner krävs upp till 3 Skriftliga signaturer innan slutligt godkännande.

Målen för projektet ingår:

• Helt automatisera processen.
• Tillämpa enterprise normer för godkännande.
• Ger konsoliderad vy av MRO inköp till olika chefer.
• Detaljerad granskningslogg.

Som en bieffekt av lösningen, Skriftliga signaturer inte längre krävs.

Godkännandeprocessen

Godkännandeprocessen består av fyra "simma lanes": Beställaren, Direkt manager, Funktionella manager och division manager.

Beställaren:

Ser behovet av inköp och startar processen. Observera att beställaren får eller får inte faktiskt ange inköpsrekvisitionen, men i stället direkt en annan anställd att göra det.. Vissa gånger, upphovsmannen har inte teknisk expertis för att fylla ut PO rekvisitionen. Till exempel, en användare kanske vill rekvirera en ny bärbar dator, men vet inte den bästa leverantören, IT-standarder, m.m.. I detta fall, beställaren verk med det och det fyller faktiskt rekvisitionen.

Direkt manager:

Detta är direkt chef för beställaren (som kan skilja sig från den person som faktiskt ingåtts MOSS PO rekvisitionen). Direkta chefer måste godkänna PO rekvisitionen innan systemet söker godkännande ytterligare ner linjen.

Funktionella Manager:

Den funktionella manager är individen ansvarar för att föreslagna köp överensstämmer med företagets standarder inom ramen för en särskild corporate funktion. Till exempel, IT-inköp är godkända av en funktionell IT-chef.

Divisionschef:

Division chefer godkänna inköpsrekvisitioner strängt av dollarn belopp. Divisionschef godkänna inköpsrekvisitioner som överstiger en konfigurerbar dollar belopp.

Lösningen

Vi använde följande verktyg och komponenter för att genomföra lösningen:

MOSS: Fungerar som en plattform för som allt annat "hänger". MOSS ger berggrunden tjänster för säkerhet, ledar-data, granskningshistorik och andra funktioner.

InfoPath forms services: En MOSS-komponent, Detta gör att användare kan fylla i inköpsrekvisitioner via en webbläsare.

SharePoint Designer (SPD): Vi brukade SPD genomföra automatiserade arbetsflödesprocessen.

Web Service: En c#-webbtjänst förbättrar användarupplevelsen genom att ge övergripande val listor i InfoPath-formuläret och ger bättre prestanda när det gäller filtrering av data. Se Här för en teknisk djupdykning i denna fråga och våra skäl för att använda det.

Anpassade listor: MOSS användarprofiler som tillhandahålls en viss användares direkta chef, men kom inte med de flesta data som kontrollerade arbetsflödet beslut (t.ex. om divisional manager krävs att godkänna PO rekvisitionen). Vi använde anpassade listor i en "Enterprise Data" webbplats för att underhålla data som "Divisional Manager godkännande Dollar belopp", "Funktionell Area Manager" och så vidare. Listor integrerad mycket fint med InfoPath och ger också skapa/uppdatera/ta bort (CRUD) funktionalitet med gransknings- och ur lådan.

Användningsfall

Denna användningsfall illustrerar hur lösningen passar ihop:

1. Paul vill ha en ny laptop. Han beskriver sitt behov att Vivek, en IT-person förtrogen med företagets laptop standarder, Rekommenderad leverantörer, m.m..
2. Vivek loggar in MOSS, öppnar formuläret PO rekvisition och kommer in rekvisitionen för Paul. Formuläret efterfrågar en köp kategori som sedan använder webbtjänsterna för att fylla en listruta för företag-godkända leverantörer av Vivek. Vivek också anger företagets funktionella området av detta köp (t.ex. "DET" eller "Ekonomi").
3. SPD baserade arbetsflödet startas, bestämmer Pauls direkt manager och dirigerar rekvisitionen till hans manager, Stacy.
4. Stacy har godkänt inköpsrekvisitionen.
5. SPD arbetsflöde inspekterar rekvisitionen och bestämmer det är en IT-köp. Det dirigerar arbetsflödet till funktionell IT-chef, Wonson.
6. Wonson godkänner rekvisitionen.
7. SPD arbetsflöde igen inspekterar rekvisitionen och bestämmer att köpesumman överstiger en maxium dollar belopp och dirigerar det till division manager för godkännande.
8. Divisionschef godkänner inköpsrekvisitionen.

Anteckningar

• Användningsfallet visar en "ren" köra utan avslag eller hopp.
• Alla godkännare har möjlighet att godkänna eller avslå rekvisitionen samt ge skriftliga kommentarer. Detta loggas i redovisningsspårningen.
• Om en ansvarig projektledare avslår inköpsrekvisitionen när som helst, PO rekvisitionen är "död" och processen måste startas från början.
• Arbetsflödet meddelar beställaren vid varje steg i processen.
• Ingen skriftlig signaturer — klienten bestäms (efter några kraftfulla rekommendationer) att granskningen trail som tillhandahålls via arbetsflödeshistorik, serveras deras revision behov.
• Ansträngning — Det tog ungefär tre man veckor att genomföra denna lösning.

Slutsats

Den här lösningen utnyttjar MOSS som utveckling och körning plattform. Klienten kunde utnyttja core MOSS funktioner för att automatisera en rutinmässig affärsprocess som påverkas nästan varje anställd i företaget. Med undantag för en enkel webbtjänst (som själv utnyttjar MOSS), nästan inga faktiska "programmering" krävdes.

Lösningen fungerar även som en "showcase" för klienten, visar hur olika MOSS funktioner kan kombineras för att skapa en fullfjädrad affärsprogram och generera nya konsulterande möjligheter i framtiden.

Ordlista

MRO: Underhåll, reparation och operationer. Dessa inköp vanligtvis innehåller objekt som anteckningsblock, stolar, persondatorer, skrivare, mobiltelefoner och liknande.