[Примітка: У цій статті, опубліковані і до Кінцевий користувач SharePoint Тут: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Іноді, Коли ви працюєте в якості консультанта (як професія, або в консультативну роль у вашій компанії), ви опинитеся живуть в цибуля історії. Цибулю має ряд статей, називається "Ask послугами [експерт] про [деякі проблеми]”. Це випливає знаменитий "Рамсі" формат, де зацікавленої особи просять особисту консультацію. Цибулю у "Експерт", Однак, настільки зосереджені на його/її області експертизи та поточні проблеми, що експерт повністю ігнорує питання і rambles про його області знань. Як консультанти, Ми повинні майте це на увазі весь час і уникайте потрапляння в цю пастку. Класично описано так – "під час використання молотка весь день вирішити ваші проблеми, все починає виглядати як цвях." Ми професійні консультанти є завжди на сторожі проти такого роду речі, але ми прийшли в контакт з людей, які серйозно професіоналів у свої власну роль, але не консультанти. Вони не мають ж потреба або навчання іншому випадку.

Минулий тиждень, Я писав про один з моєї компанії клієнтів і проект у виконанні у нас є включити високої якості співпраці між різними лікарів очей в США і Канаді проведення клінічних досліджень на рідкісних хвороб. На додаток до використання основних засобів SharePoint для ввімкнення цієї співпраці, Ми також працюємо рахунок подання та затвердження процес. Досить складно, тому що у нас так багато акторів:

• Невелика кількість осіб в різних лікарів практики, які можна ввести витрати на лінії.
  • Налічується понад 40 лікарів практики.
  • На деякі практики, лікар використовує систему безпосередньо.
  • На багато практики, лікаря персонал використовує систему безпосередньо.
• Фінансові адміністратора (хто працює на мій прямий клієнт) які розглядаються витрати на точність і узгодженість, затвердження або відхилення їх організаційна рівні.
• 3rd party кредиторської заборгованості групи облікових записів. Ці люди платять всіх законопроектів за на клієнта, не тільки законопроектів, які виходять з рідкісних захворювань study.

Кредиторська заборгованість Група була проблема. Робота з ними вчора нагадало мені про цибуля серія. У моїй ролі як бізнес-консультант, Я пояснив необхідність рахунків до сплати компанії:

• Клінічні дослідження сайти (лікарів практики) нести витрати, пов'язані з дослідження.
• Вони увійти на "веб-сайту" і введіть їх витрат за допомогою онлайн-форми. У цьому випадку, "веб-сайт" є розміщення з SharePoint і витрати введені у форму InfoPath. Рахунок надходжень скануються, завантажені і приписані до форми.
• Автоматизований процес обробки прагне затвердження адміністратора відповідні фінансові.
• Ви, Шановні 3rd учаснику компанія AP-будь ласка, перегляньте і задовольнити або відхилити цей рахунок. Я пошлю його до вас так, що ви хочете (в межах розумного).На даний момент в обговоренні, Я дійсно не байдуже, як вона повинна бути в комплекті. Я хочу, щоб працювати з групі AP, щоб зрозуміти, що вони потребують і хочуть.

Коли я пояснив необхідність, 3rd party прийняли глибокі занурення у своїх внутрішніх фетиш lingo про рахунок процесів затвердження, Oracle коди, віце-президента підписів, 90 день хокейним, д. І паніки. Я не повинні забувати про паніка. Одним з ліжко рок вимоги консалтингових професії, щоб навчитися спілкуватися з людьми, як, що хто такі самі не навчені або аж ніяк не відчувають необхідність зробити те ж саме. Серед іншого, Це один з кращих частин бути консультант. Ви отримаєте, щоб увійти в світ заповнена ділових людей з абсолютно різні перспективи. Я думаю, це трохи як введення розум серійний вбивця, за винятком, що не є зруйнована для життя після користувачем (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [див нижче важлива Примітка * * *] ).

Один з великих речей про наш технічний світ як SharePoint людей є, що у нас є вже готові відповіді на багато з дуже цінне занепокоєння що люди такі, як мої контакти AP мають. Є безпечним? Як дізнатися, що за рахунок належним чином перевірені? Я можу, як остаточний платника, Переглянути всі деталі за рахунок? Як мені це зробити? Що робити, якщо подивитися на ці деталі і не схвалює їх? Може я взагалі відмовляються від них? Що станеться, якщо зміни організації та оригінальні затверджувача вже не навколо? Чи можемо ми легко змінити процес для відображення змін у системі? Може я знову цей рахунок рік по тому якщо я отримати перевірені і повинні захищати платіж?

Як люди SharePoint, Ми бачимо, як відповісти на ці питання. У моєму по справі клієнта, Ми відповімо на них більш-менш наступним чином:

• InfoPath форму, щоб дозволити веб-сайтам записувати свої витрати і надішліть його для затвердження.
• Сайти можна повернутися на сайт, можна переглянути стан їх Авансовий звіт в будь-який час.
• Як значні події відбуваються (Наприклад. за рахунок затверджений і представлений на оплату), система активно повідомляє їх по електронній пошті.
• Система повідомляє фінансові адміністратора, після того, як звіт надіслано для затвердження.
• Фінансові адміністратора затверджує або відхиляє запит.
• Після затвердження, за рахунок закутаний в електронній пошті і послав до 3-й партії платника організації.
• 3rd party платник має всі дані, які вони повинні розглянути за рахунок і можуть отримати доступ до навколишнього середовища SharePoint копатися в деталях (в першу чергу історія аудиту для перевірки "істина" витрат).
• 3RD партії платника можна затверджувати або відхиляти оплату за допомогою власних внутрішній процес. Вони записують такий результат назад на сайті SharePoint (що викликає повідомлення по електронній пошті для відповідних людей).
• У майбутньому, було б непогано, щоб вирізати цей процес stilly електронної пошти і замість цього Годуйте рахунок інформації безпосередньо в їхній системі.

На закінчення, Існує стиль життя тут, я описую з точки зору професійного консультанта, але який майже однаково стосується повне час співробітників у ванній Кімна та/або живлення роль користувача. Терпляче працювати з експертами у вашій компанії і витягти основних бізнес-вимог, наскільки ви можете. З глибоким розумінням SharePoint функцій і функцій реверсних, частіше за все, Ви зможете відповісти на питання і пропонувати способи підвищення кожної людини роботи день мобілізації основних засобів SharePoint.

***Важливе зауваження: Я дійсно не маю на увазі порівняти AP людям серійні вбивці. Однак, Я ймовірно може назвати деякі AP pro в, який є, ймовірно, хотіла вони могли б отримати заборонного наказу щодо мене переслідування їх і просять знову і знову. "Де є моя перевірка?"" Де є моя перевірка?"" Де є моя перевірка?”

</кінець>

Підписатися на мій блог.

Йди за мною на Twitter в http://www.twitter.com/pagalvin